Ocho herramientas y diez consejos para teletrabajar por coronavirus

Una de las recomendaciones que ha impulsado el Gobierno en su lucha contra el coronavirus es el teletrabajo para todas las empresas en las que sea posible. Por desgracia, España es uno de los países con menos experiencia en este campo de toda Europa. En el último año, solo un 3% de los empleados pudieron trabajar a distancia.

Una de las recomendaciones que ha impulsado el Gobierno en su lucha contra el coronavirus es el teletrabajo para todas las empresas en las que sea posible. Por desgracia, España es uno de los países con menos experiencia en este campo de toda Europa. En el último año, solo un 3% de los empleados pudieron trabajar a distancia.

Esto se traduce en el hecho de que, al tener que enfrentarse a esta situación de manera forzosa, ni empresas ni trabajadores tienen muy claro cómo proceder para tratar comunicarse de manera fluída, organizar las tareas y, en definitiva, mantener la productividad.

Las compañías que se enfrenten por primera vez al teletrabajo deben tener en cuenta una serie de consejos que les permitirán solventar con éxito este reto.

1. Objetivos, claros

Se han de establecer objetivos medibles y sus correspondientes indicadores. En este sentido, la figura del responsable es indispensable para comunicar y trasladar con claridad al empleado sus compromisos, ya sea trabajando en la oficina o en cualquier otro lugar. Realizar una lista de tareas es una buena medida en estos casos.

2. La tecnología como aliada

Se debe sacar provecho de las tecnologías y utilizar todas las herramientas disponibles para comunicarse, compartir documentos o realizar las tareas de la mejor manera posible.

3. Dinámicas de equipo

Establecer protocolos para trabajar con el resto de compañeros en remoto, de manera que se puedan replicar las dinámicas de trabajo cotidianas que tendríamos en la oficina. Por ejemplo, una reunión matinal de 15 minutos cada día, una llamada antes de la hora de la comida, etc.

4. Huir del aislamiento

Mantener una comunicación constante con los compañeros de trabajo y responsables es fundamental para la motivación. Hoy existen múltiples herramientas en línea, que permiten la comunicación fluida. Además, ayudan a conocer el estado de nuestros compañeros en cada momento (disponible, reunido, ausente?).

5. El teléfono como herramienta

No hay que tener reparos a la hora de utilizar el teléfono. Esta vía de comunicación es muchas veces más efectiva que el correo o la mensajería instantánea y evita muchos malos entendidos de la comunicación por escrito.

6. Hola y adiós

A pesar de estar lejos, es una buena práctica dar los buenos días, así como despedirse de los compañeros o responsables. Así, además, sabrán en todo momento cuándo se encuentran disponibles los demás.

7. Establecer una rutina de jornada

Siempre que sea posible, es aconsejable que cada persona mantenga su rutina de trabajo ideal, para evitar caer en la procrastinación o el desorden.

8. Luz y orden

En este sentido es clave disponer de suficiente luz, mejor si es natural, mantener un orden mínimo, evitar fuentes de ruido que alteren la concentración o exposiciones al sol excesivas.

9. Vigilar la ergonomía y los descansos

Utilizar posturas correctas, tomar un descanso cada cierto tiempo y ventilar el espacio de vez en cuando, son acciones recomendables en estos casos.

10. Evitar las distracciones domésticas

El trabajador debe tener claro que cuando se encuentra en horario laboral, debe evitar otras actividades que afecten o rompan su ritmo de trabajo, como las labores domésticas.

Pero además de estos consejos, hay que tener en cuenta las herramientas disponibles que facilitan el trabajo a distancia. No solo las propias de cada empresa o sector, sino también algunas genéricas, útiles para cualquier tipo de empresa, y que facilitan la gestión diaria. Estas nueve pueden ser muy útiles.

Uno de los aspectos más importantes pasa por la gestión de tareas, que trabajando a distancia puede complicarse. Para esta labor han aparecido numerosas herramientas y aplicaciones en los últimos años que hacen más fácil la organización de los equipos y el fomento de la productividad.

Herramientas

1.Trello

Es una especie de pizarra a distancia, un tablero en el que se pueden incluir tarjetas o notas, y en la que pueden participar a la vez varias personas de forma simultánea. En Trello, de un simple vistazo se puede observar a qué se dedica o qué tareas tiene pendiente cada miembro del equipo.

2. Asana

Una plataforma de gestión que permite a los equipos establecer metas, objetivos, proyectos y fijar las tareas diarias que deben llevar a cabo.

3. G Suite de Google

Una de las más populares. Las herramientas gratuitas que se pueden utilizar de Google, permiten la colaboración en archivos en tiempo real, encontrar huecos libres en el calendario de todos los integrantes del equipo o participar en reuniones en cualquier lugar del mundo. G Suite de Google Incluye de manera gratuita todas las herramientas necesarias para incrementar la productividad.

4. Dropbox y WeTransfer

En ocasiones, es necesario compartir archivos de gran tamaño, que no se pueden enviar por correo. Para eso, hay plataformas como Dropbox o WeTransfer que permiten compartir grandes archivos.

También es muy importante, sobre todo cuando se trabaja en equipo, encontrar las herramientas más útiles para comunicarse con los compañeros de forma rápida, fluida y cómoda. En este campo existen muchas herramientas, con distintas funcionalidades.

5. WhatsApp y Telegram

Estas aplicaciones de mensajería instantánea son las más conocidas y extendidas, y aunque están más vinculadas al uso personal, también pueden servir puntualmente para comunicarse con los compañeros de trabajo, sobre todo para resolver dudas o problemas que requieran una respuesta sencilla. Además, tienen versiones de escritorio que facilitan su uso desde el ordenador.

6. Slack

Esta herramienta de comunicación en equipo se ha vuelto muy popular en los últimos años. Tiene cierta complejidad, pero permite crear grupos (canales) de comunicación por temáticas o equipos de trabajo, comunicarse por escrito o intercambiar archivos de todo tipo.

7. Skype

Quizá la herramienta más clásica y tradicional de todas. Permite llamadas y videollamadas online y gratuitas, incluso entre distintos dispositivos. También ofrece la posibilidad de hacer hacer llamadas en grupo y comunicarse por escrito.

8. Hangouts

La alternativa de Google. Esta aplicación permite conversaciones interactivas tanto individuales como en grupo, y también videollamadas. Y todo integrado en el ecosistema de Google.

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