Jaime Sol: "La apuesta por el teletrabajo es una oportunidad para convertir la flexibilidad en pilar estratégico"

Muchas empresas se han visto obligadas de un día para otro a teletrabajar, una práctica en la que España estaba a la cola de Europa. Adaptarse a esta nueva modalidad es un reto para las compañías, y hay algunas claves que deben valorar.

Jaime Sol, Socio de EY responsable de People Advisory Services (el área que engloba los servicios de asesoramiento en Recursos Humanos), explica algunas de los aspectos que los responsables de las compañías deben tener en cuenta.

- ¿Cuál sería el primer paso que debe dar una empresa que se enfrente por primera vez al escenario del teletrabajo?

Generar tranquilidad y confianza a sus equipos. La situación que estamos viviendo en estos momentos genera mucha incertidumbre y desconcierto entre los empleados de cualquier compañía. Por ello, es fundamental transmitir seguridad y serenidad, fomentando la comunicación a todos los niveles, así como intentando mantener la carga de trabajo dentro de los equipos que permitirá la sostenibilidad del negocio.

- ¿Cuáles son las principales dificultades que se va a encontrar la empresa? ¿Cómo puede resolverlas?

Bajo mi punto de vista hay dos barreras principales: la tecnología y las personas. Adaptar la tecnología con tan poco tiempo es difícil, pero no imposible, y habilitar los dispositivos con los que cuentan los empleados para permitir una conexión correcta desde sus casas es clave. Por otro lado, los equipos tienen que ser responsables y cumplir con sus tareas y, al mismo tiempo, los puestos de dirección y gestión tienen que confiar en el buen hacer de sus equipos intentando guiarles para que se sientan acompañados.

- ¿Es posible para una empresa mantener la productividad de su plantilla cuando de repente se encuentre en este escenario?

Por supuesto, aunque no sea tarea fácil. Aquí es cuando se van a apreciar a los grandes líderes de las organizaciones. Nosotros recomendamos hacer seguimiento del trabajo de los equipos, fomentando una comunicación fluida y constante a todos los niveles, tanto a través de las herramientas de las que dispone la compañía como del teléfono u otro tipo de soluciones tecnológicas. Al mismo tiempo, estos líderes deben intentar mantener una correcta carga de trabajo a sus equipos, pero sin sobrecargarlos y haciendo un seguimiento continuo de las tareas de cada uno.

- ¿Están las empresas preparadas tecnológicamente para el teletrabajo masivo?

No todas. Esta situación nos ha dado un toque de atención a todos para hacer más caso a esa realidad que muchos llaman "Transformación Digital" y de la que tanto escuchamos hablar. Es momento de adaptarnos a lo que estamos viviendo y de intentar mantener la productividad con los recursos que nos ofrece nuestra compañía. Cuando esta situación se normalice serán muchas las organizaciones que tendrán que hacer planes para transformarse internamente a nivel tecnológico.

- ¿Y culturalmente?

Quizás este sea el aspecto más relevante para garantizar el éxito del teletrabajo. Nosotros cuando asesoramos a nuestros clientes siempre incidimos en que toda la organización tiene que remar en la misma dirección, si no cualquier cambio será imposible de impulsar. Para garantizar el éxito de este tipo de políticas, desde la alta dirección de las compañías se debe transmitir el cambio y garantizar que se ejecuta correctamente.

- ¿Cuáles son las formas de comunicación más adecuadas?

Hoy día, son muchas las opciones que ofrece la tecnología para comunicarnos de una forma fluida y constante. Lo primero que hay que intentar es utilizar las propias que proporcionen la compañía, ya que está más que probado que funcionan correctamente. Pero si queremos ir un paso más allá, el mercado está evolucionando mucho en este sentido y hay desarrolladas grandes aplicaciones y plataformas que garantizan una correcta comunicación en los equipos.

- ¿Cómo puede la empresa mantener la motivación de los trabajadores?

Por un lado, dentro de lo posible, manteniendo el nivel de cargabilidad y exigencia como si estuviésemos en la oficina. Por otro lado, dar unas pautas y consejos a los empleados que ayuden a mantener la productividad, como mantener un horario, cuidar el aseo, tener un lugar dedicado al trabajo o hacer una tabla de ejercicios puede ayudar mucho en la eficiencia de los equipos.

- ¿Durante cuánto tiempo podrían mantener este sistema si la cuarentena se prolonga?

Depende del grado de desarrollo del teletrabajo que tenga la empresa. Si tiene adoptada la modalidad de teletrabajo desde hace tiempo, salvo alguna casuística desconocida, podrá mantenerla hasta el fin de la cuarentena con más facilidad que aquella otra empresa que no estuviera tan adelantada.

- ¿Hay aspectos legales que tener en cuenta? ¿Cómo encaja el trabajo a distancia con la protección de datos?

Actualmente la regulación en España sobre el teletrabajo todavía es escasa y seguramente tras esta situación evolucione. Sin embargo, el Estatuto de los Trabajadores recoge de forma clara que los derechos de los trabajadores deben ser los mismos ante esta modalidad de trabajo.

Adicionalmente, el Real Decreto-Ley 8/2020, publicado el pasado miércoles, establece que deben priorizarse los sistemas de organización que permitan mantener la actividad por mecanismos alternativos, particularmente por medio del trabajo a distancia, debiéndose facilitar las medidas oportunas para hacerlo posible.

Ahora bien, es competencia de cada compañía el garantizar la seguridad de la protección de datos de sus empleados y, por tanto, respetar los horarios, tal y como establece la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales.

- ¿Por qué hasta ahora no se había impulsado el teletrabajo en España de manera generalizada?

Bajo nuestro punto de vista, principalmente por dos cuestiones: primero por aspectos culturales, ya que en España generalmente se ha primado más la presencia física que la digital y genera incertidumbre que los equipos vayan a continuar con el mismo nivel de calidad y productividad y, además, porque para muchas empresas supone un gasto y un esfuerzo adicional habilitar la tecnología y dispositivos para todos los empleados.

En este sentido, el Real Decreto-Ley 8/2020 ha establecido una serie de ayudas para las PYMEs, a través del ICO, para la compra y leasing de equipamiento y servicios para la digitalización entre otras y, en particular, para la dotación de soluciones de trabajo no presencial.

- ¿Es definitiva esta apuesta por el teletrabajo en las empresas? ¿O cabe el riesgo de que volvamos al escenario anterior cuando esta crisis por el coronavirus quede atrás?

Creo que es una magnífica oportunidad para ir más allá. El mundo está cambiando a todos los niveles, las organizaciones también y tenemos que tomarnos este momento como el gran salto hacia una cultura Smart en que la flexibilidad -siempre teniendo en cuenta, por supuesto, el sector- sea un pilar de la estrategia de cualquier compañía.

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