Declaración de la renta

Renta 2019 | ¿Cuántos años hay que conservar los documentos de la declaración?

  • El periodo de prescripción suele ser de cuatro años...
  • ...pero puede variar en función de las circunstancias
  • Hay que poder acreditar todo lo declarado con documentos
Foto: eE.

La gran mayoría de las dudas que surgen respecto a la declaración de la renta incumben al proceso de realización y entrega del borrador. Sin embargo, una vez que se ha realizado la declaración y puesto al día con Hacienda, existe un asunto qué tratar: ¿cuánto tiempo hay que conservar los documentos que se han necesitado y la propia declaración del contribuyente?

El Reglamento sobre el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas deja claro en su artículo 68 que los contribuyentes han de conservar "los justificantes y documentos acreditativos de las operaciones, rentas, gastos, ingresos, reducciones y deducciones de cualquier tipo que deban constar en sus declaraciones" durante el plazo máximo de prescripción, que es de cuatro años, tal y como indica la Ley General Tributaria.

Esta premisa, no obstante, hace referencia a casos generales: mantiene que, tras esos cuatro años, la Administración no tiene derecho a determinar la deuda tributaria tras la liquidación, exigir el pago de las deudas liquidadas y autoliquidadas, así como solicitar y obtener las devoluciones de tributos, ingresos indebidos o costes de garantías.

Sin embargo, la Agencia Tributaria tiene la potestad de investigar "los hechos, actos, elementos, actividades, explotaciones, negocios, valores y demás circunstancias determinantes de la obligación tributaria para verificar el correcto cumplimiento de las normas aplicables", lo que podrá hacer aún si afecta a ejercicios ya prescritos si resulta imprescindible para salvaguardar alguno de los derechos de la Administración detallados en el anterior párrafo.

En estos casos, la prescripción se interrumpe y vueve a empezar de nuevo. Es decir, si la Agencia Tributaria comienza una investigación a los dos años de la declaración de la renta, el tiempo de prescripción vuelve a ser de cuatro y, en total, será de seis.

Excepciones a la hora de guardar documentos

Con todo, existen excepciones en la que la prescripción tarda más en llegar y, por lo tanto, los contribuyentes deben guardar más tiempo los documentos:

-Los gastos financieros o de reparaciones de locales o pisos alquilados se pueden deducir si los ingresos que estos generan no compensan las pérdidas en los cuatro años siguientes. De esta manera, también se deben guardar las facturas de los cuatro años a partir del último ejercicio en el que se declararon esos gastos.

-Las amortizaciones de mobiliario de locales alquilados obligan al contribuyente a almacenar las facturas durante todo el periodo de amortización y los cuatro años posteriores hasta que finaliza el periodo de prescripción.

-Cuando se compra un inmueble se han de guardar escrituras y recibos de pagos de impuestos durante toda la vida o al menos los cuatro años siguientes a los que se venda la propiedad, ya que se necesitarán a la hora de declarar ganancias o pérdidas patrimoniales.

-En caso de que el dinero de la venta de vivienda habitual se use en la compra de otra vivienda, el plazo aumenta para calcular la posible exención, ya que la ley da dos años a los que hay que sumar los pertinentes cuatro para la prescripción. Un ejemplo: si una vivienda se vende en 2018 y el dinero se reinvierte en 2020, los documentos han de ser guardados al menos hasta 2024, es decir, seis años después de la venta.

-En la deducción por adquisición de vivienda, si el contribuyente usó financiación ajena ha de guardar la documentación de la hipoteca hasta los cuatro años siguientes al último periodo en el que se dedujo cuotas. Si, además, financió los gastos de construcción, deberá hacer lo mismo con la licencia de obra o facturas de materiales.

-Cuando el contribuyente ha sufrido atrasos, o sea, si su empresa le debe dinero, ha de guardar la declaración de la Renta de ese año para que, cuando esas cantidades le sean devueltas, pueda declararlas. En este caso, no hay prescripción, ya que debe declarar ese dinero como rendimiento del trabajo.

-En la compensación de pérdidas o rendimientos negativos, la prescripción empieza a contar desde el último ejercicio en el que se declararon.

-La exención fiscal por la reinversión de acciones o inmuebles por parte de mayores de 65 años con rentas vitalicias no prescribe nunca. Así, los documentos se han de guardar siempre.

-Para las cuentas vivienda, 2020 es el último año el que Hacienda puede hacer requerimientos a sus titulares, ya que a todos aquellos que las tenían abiertas hasta e 31 de diciembre de 2012 se les instó a comprar la vivienda durante los cuatro años siguientes, hasta el 31 de diciembre de 2016. Así, los cuatro años de prescripción hacen que esos documentos se tengan que mantener hasta finales de 2020.

El caso especial de los autónomos

El caso de los autónomos es especial, ya que, aunque los tiempos de prescripción en supuestos como el de las amortizaciones o la compensación de pérdidas o rendimientos negativos son iguales, para las facturas que acrediten el resto de sus actividades económicas la prescripción es diferente.

En concreto, tal y como reza el artículo 30 del Código de Comercio, "los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales".

¿Qué documentos hay que guardar?

La variedad de los casos en los que hay que guardar información para que esta pueda estar disponible de cara a Hacienda hace que la documentación sea también muy diversa. Obviamente, las declaraciones de todos los años, pero además los extractos bancarios, facturas de compras de mobiliario u otras inversiones para locales arrendados, contratos de arrendamiento, escrituras de viviendas y los documentos derivados de la construcción de esas viviendas, recibos de pagos de impuestos, cuotas sindicales y colegios profesionales o de donaciones...

También los certificados de retenciones anuales que dan las empresas, los certificados anuales fiscales de los bancos, certificados de familia numerosa o discapacidad (para poder acreditar el derecho a deducciones), así como los justificantes de pérdidas patrimoniales o rendimientos negativos.

Todos estos han de guardarse en su estado original, ya sea en formato físico o digital, pero garantizando el acceso de Hacienda a ellos y su autenticidad. Debido a que la gran parte de las declaraciones ya son online, esta segunda vía empieza a ser la más habitual.

¿Qué pasa si no guardo los documentos?

La Ley General Tributaria establece sanciones diversas para la no conservación de documentos y el incumplimiento de las obligaciones de documentación o el entorpecimiento a las investigaciones de la Administración en materia de entrega de información, justificantes u otros tipos de documentos.

Cada una de las infracciones recogidas se rige por un sistema de sanciones diferente, pero en general las multas se mueven, según la falta sea leve, grave o muy grave, en un baremo de entre 150 y 6.000 euros.

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