Opinión

Digitalización, trazabilidad y transparencia en la gestión de proveedores de la era post-Covid

La digitalización, aliada para mejorar la cadena de suministro

Las empresas españolas se encuentran en un momento enmarcado por la crisis derivada de la pandemia, que está teniendo un importante impacto económico y organizativo. Sin embargo, es precisamente ante los retos cuando muchas compañías intentan encontrar la oportunidad para realizar cambios y mejoras que les sirvan de adaptación a las circunstancias y, por lo tanto, para sobrevivir en el tiempo. En este sentido, si algo bueno ha traído el 2020, ha sido la aceleración de la transformación digital y, en concreto, el área de compras y la relación con proveedores se encuentra inmersa en un proceso de cambio general con un marcado antes y después.

El teletrabajo derivado del distanciamiento social creció exponencialmente como consecuencia del estado de alarma, y, esta forma de operar ha conseguido asentarse en las compañías volviéndonos más remotos en el desempeño de todas nuestras funciones. De hecho, El 43,4% de los establecimientos ha mantenido el teletrabajo o la realización de labores a distancia en el segundo semestre de 2020, según los datos del INE. Herramientas de comunicación como el correo electrónico, los chats o las videoconferencias han adquirido gran valor y su uso ha crecido de manera exponencial en el día a día laboral. Las plataformas de comunicación y colaboración en remoto han sido las que han experimentado un mayor uso en todo en el mundo desde el inicio del confinamiento, sobre todo en el ámbito corporativo y educativo. Gracias a ello, y a herramientas como la firma electrónica se han consolidado los procesos de compra-venta íntegramente telemáticos sin mantener ni una reunión presencial entre ambas partes. Y todo apunta a que esta comunicación a distancia se mantendrá en los próximos años, y se potenciará en el futuro gracias a la introducción de nuevas tecnologías que cierren el círculo de las negociaciones y tratos a distancia. El potencial de blockchain, y su aplicación en los Smart Contracts, es elevado y permite avanzar en la automatización de estos procesos con un incomparable grado de seguridad. Y es que, bajo mi punto de vista, buscar, evaluar, y contratar proveedores de manera online se ha convertido ya en una realidad.

En los últimos meses también hemos visto cómo las empresas se han enfrentado a escenarios comerciales y productivos totalmente inesperados, con interrupciones en el abastecimiento, con alteraciones brutales de la demanda los cuales han sido para bien en unos casos y para mal en la mayoría, con cambios en el mix de producción o con incremento de los precios y componentes. Todo ello ha hecho que nos hayamos vuelto más flexibles, a la fuerza. Ahora somos mucho más conscientes de que la planificación puede no cumplirse. Y esta flexibilidad ganada también está teniendo una incidencia directa en las relaciones entre empresas, imponiéndose la necesidad de esperar y exigir la misma adaptabilidad y agilidad de nuestros proveedores. Las organizaciones han pasado a valorar mucho más el cumplimiento de los compromisos, porque son más conscientes de que hay elementos y circunstancias que nos rodean que no siempre se pueden controlar, como se ha vuelto a demostrar recientemente con el impacto sobre el suministro mundial que tuvo el aparatoso incidente del buque Ever Given, encallado durante 6 días en el canal de Suez. Y es importante tener la capacidad de encontrar rápidamente alternativas que garanticen el abastecimiento. Las empresas planificamos ahora dibujando escenarios de volatilidad mucho más alta, asegurando fuentes alternativas de aprovisionamiento, valorando más dónde está ubicado el proveedor o la materia prima. En este complejo entorno, las implicaciones adicionales sobre la gestión de proveedores son numerosas, y exige de las empresas más que nunca un esfuerzo por minimizar los riesgos de la cadena de suministro.

Otro aprendizaje de este último año es que nos hemos vuelto más colaborativos en nuestras relaciones personales y de empresa. Dependemos y mucho de los demás, de sus conocimientos, de sus cuidados y de su presencia. Esto, en el ámbito corporativo, favorece a que las compañías cada vez confíen más en utilizar los servicios de terceros para gestionar diferentes áreas de las empresas, ciertas necesidades o suministros. Las previsiones apuntan a que el outsourcing crecerá en los próximos años, afianzándose como una herramienta fundamental para que las organizaciones consigan alcanzar los objetivos de reducción de costes y flexibilidad que exige el contexto actual. En el área de compras estamos desarrollando, y ahora de manera acelerada, soluciones que dan respuesta precisa y eficiente a esa nueva realidad.

Pero esta externalización de servicios tiene consecuencias directas en cuanto a que las compañías van a ser mucho más exigentes con la información y con los detalles de la trazabilidad de los procesos y de los suministros. Los clientes buscan y requieren información acerca de dónde está su producto o servicio, y por lo tanto las compañías van a exigir también conocer el estado en el que se encuentra el suministro de forma inmediata y con transparencia, dónde y cuándo quieran desde la fuente de datos. Los sistemas que se han venido desarrollando e implantando en los últimos años para dar acceso a la información en tiempo real, adquieren más relevancia y son más demandados ahora como respuesta a esta necesidad. Estamos pasando de saber dónde está un material a cómo se encuentra de avanzado un proceso o un servicio.

Y por supuesto no hay que olvidar que el 2020 nos ha vuelto mucho más digitales. De hecho, en los 60 días en los que el mundo estuvo confinado, se aceleró a un ritmo tal, que se ha alcanzado un estado de digitalización que se estimaba que tardase 6 años en llegar. Y esto es solo el inicio, pues desde IDC aseguran que al menos el 40% del PIB europeo estará digitalizado en 2021. Y en el área de compras, esto se está viendo también. Bajo mi punto de vista, no hay ninguna excusa para no acometer la digitalización. Las empresas con un menor grado de avance en esta área, deberían empezar por los procesos en torno a la selección y homologación de proveedores, la aprobación del gasto o inversión, y la gestión de pedidos y facturas, acompañando la digitalización de estos procesos de las integraciones necesarias y los cuadros de mando adecuados. Para los que ya iniciaron este camino, el siguiente paso será la robotización de actividades y la aplicación de algoritmos para mejorar en la toma de decisiones. Y esto debe hacerse independientemente del sector o el tamaño de la organización. Primero, porque existen soluciones en el mercado sólidas y accesibles para la digitalización de los diferentes procesos del área de compras. Además, porque en el contexto actual, los equipos que inicien y lideren el cambio van a encontrar pocos impedimentos y resistencia en su organización para llevar adelante proyectos de digitalización. Y tercero, porque la inversión necesaria se recupera con creces con las mejoras obtenidas e incluso se está impulsando a nivel europeo con ayudas y facilidades de financiación.

Otro ámbito que tiene especial importancia en el desarrollo de la función de compras, y sobre todo en los tiempos post-pandemia, es el entorno en el que se propicia la innovación, el cuál debe hacerse con la colaboración de agentes externos e internos, para incrementar la inteligencia de esta función. Y es que esto tiene un impacto en la organización, en los procesos y en los sistemas que utilizamos en la empresa. Se trata de dar forma efectiva a la gestión de realidades obvias, pero a veces difíciles de encauzar. Todos sabemos que existe más inteligencia fuera de nuestras empresas (el mundo) que dentro de ellas. También que la colaboración entre usuario-cliente interno y compras-proveedor puede ser muy beneficiosa. Y que la toma de decisión consensuada internamente y las alianzas con suministradores son más poderosas a la larga que la mera presión por los precios. En los próximos años, y apoyándonos en herramientas que lo faciliten, vamos a avanzar mucho estableciendo realidades de compras de alto rendimiento en las empresas.

Por último, todas las empresas y departamentos hemos interiorizado los objetivos ESG (ambientales, sociales y de gobernanza) y ello tiene un impacto directo en la función de compras. Se han incrementado los requisitos a la actividad y por ello estamos ampliando los criterios de evaluación y seguimiento de proveedores. Este camino no ha hecho más que comenzar y también aquí nos estamos apoyando en la tecnología para poder dar una respuesta eficiente ante la inmensa cantidad de datos y variables que debemos manejar de manera inteligente.

En definitiva, hay una realidad post COVID. Y cuanto antes se adapten a ello las organizaciones, mejor será su posición en el entorno empresarial. El área de compras deberá caminar en una senda de digitalización colaborativa entre los diferentes actores de las empresas para llevar un trabajo planificado, estructurado y transparente, y alineado con el conjunto de las estrategias empresariales.

Nos esperan años muy intensos e interesantes.

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