Protección de Datos impide a hoteles y pisos turísticos hacer una copia del DNI del cliente

Cambio en el sistema de registro (o check-in) de los clientes cuando acuden a un hotel, hostal, camping, pisos turísticos o a alquilar un vehículo. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) señala que estos establecimientos o profesionales no pueden pedir una copia del DNI o el pasaporte de los huéspedes.

El organismo concluye en una reciente nota informativa que "solicitar una copia del DNI o del pasaporte vulnera el principio de minimización de datos [...] y supone un tratamiento un tratamiento excesivo de los datos".

Protección de Datos argumenta que la información que aparece en estos documentos de identidad incluye más datos de los que el cliente está obligado a aportar a la hora de registrarse en un establecimiento, "como la fotografía, la fecha de caducidad del documento, el CAN (número de acceso a la tarjeta) o el nombre de los padres".

Además, añade que entregar una copia del DNI a terceras personas supone "un riesgo innecesario de suplantación de identidad" si cae en manos inapropiadas, "que debe ser evitado o, por lo menos, mitigado de manera efectiva".

Las compañías, profesionales y personas particulares que se dedican a la actividad del alojamiento de personas están obligadas por el Real Decreto del 26 de octubre de 2021 a solicitar una serie de datos a los viajeros para garantizar la tranquilidad y la seguridad ciudadana en cuestiones como la delincuencia, las actividades terroristas y el crimen organizado.

Sin embargo, muchos de los datos que la normativa exige solicitar a los huéspedes no aparecen ni en el DNI ni el pasaporte y otros de los que aparecen en estos documentos identificativos no son necesario.

Al respecto, la Agencia indica que el envío de una copia del DNI a estos establecimientos no permite verificar con certeza la identidad de la persona "y, por tanto, carece de la idoneidad suficiente para cumplir con la finalidad de la norma".

Concretamente, según el Real Decreto, los establecimientos deben obtener el nombre y apellidos del cliente, sexo, número de DNI o pasaporte, la nacionalidad, fecha de nacimiento, lugar de residencia habitual teléfono, correo electrónico, número de viajeros y parentesco con ellos si viajan menores. También se exige información de la transacción como datos del contrato con fecha y firmas, días y hora de entrada y salida, datos del inmueble y de pago (si es en efectivo o tarjeta, la identificación del medio de pago, su titular, fecha de caducidad de la tarjeta y fecha de pago).

Propone rellenar un formulario

Protección de Datos propone que los establecimientos y compañías de alquiler de vehículos pueden obtener esta información de los clientes a través de un formulario, que pueden rellenar de forma física u online. Indica que para verificar los datos, si el usuario lo completa de forma presencial, se pueden contrastar en ese momento con su DNI. Y si lo hace por internet, se pueden verificar mediante certificados digitales o por el envío de códigos de seguridad a su teléfono o correo electrónico.

Añade que, al margen de los formularios, pueden existir otros procedimientos válidos para dar cumplimiento a estas obligaciones.