Protección de Datos sanciona al Notariado por exigir copias del DNI para acceder al Portal Notarial del Ciudadano

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha sancionado al Consejo General del Notariado (CGN) por la solicitud de fotocopias del DNI de quienes solicitaban acceso al Portal Notarial del Ciudadano, al considerar que carece de una base de legitimación válida para conservar estas copias.

En su resolución, la AEPD da un plazo de seis meses para que CGN acredite que ha implantado las medidas necesarias para ajustar su actuación a la normativa de protección de datos. En este tiempo, el Notariado debe corregir sus prácticas en relación con la licitud del tratamiento de datos, la transparencia de la información y la evitación de conflictos de interés en la figura del delegado de protección de datos (DPD). Si no, será multado.

Las imágenes del DNI se utilizaban para remitirlas al notario, cumplir funciones públicas y gestionar usuarios del portal para evitar fraudes y suplantación de identidad.

La AEPD recuerda que la obligación legal de conservación le corresponde a los notarios y no al CGN, por lo que el consentimiento obtenido pare el acceso al Portal Notarial no cumple con los requisitos del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

La Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales obliga a los notarios a conservar copias del DNI en operaciones específicas, pero no autoriza al CGN a conservarlas de manera generalizada. La Ley que regula la digitalización de actuaciones notariales no le habilita para esta conservación. El consentimiento para conservar el DNI no ofrecía una opción clara para aceptar o rechazar la conservación ni se informaba adecuadamente.

Cabe recordar que el Tribunal Supremo, en sentencia de 2 de febrero de 2022, determinó que el CGN sobrepasó sus competencias al acordar la creación de una base de datos de documentos nacionales de identidad (DNI) y le obligó a borrar todos los datos recopilados e integrados en ella.

Fuentes del CGN han señalado a elEconomista que "este organismo ha recurrido esta resolución, porque al tiempo de incoación de ese expediente el CGN ya había cambiado la política de privacidad en el acceso a la Sede Electrónica Notarial".

Y apuntan que "a día de hoy, solo es necesario subir el DNI a esta Sede cuando se va a efectuar un otorgamiento notarial mediante videoconferencia, porque es el único medio que tiene el notario para poder verificar la identidad de la persona a través de la videoconferencia (art 23 de la Ley del Notariado (LN). Es lo mismo que sucede cuando se va físicamente a una notaría ".

El Consejo General del Notariado, con posterioridad a la apertura del procedimiento sancionador, designó un nuevo DPD en sustitución de ANCERT, que actuaba también como responsable tecnológico, lo que ha sido interpretado por la AEPD como un reconocimiento y corrección de la situación de conflicto de intereses.