A partir de este domingo todas las personas trabajadoras en España deberán fichar a la entrada y a la salida de su trabajo. El nuevo registro horario entró en vigor hace casi un mes. Sin embargo, el decreto ley dio de plazo a las empresas hasta el 12 de mayo para adaptarse a la nueva normativa. ¿Cuáles son sus mejores opciones?
El nuevo registro horario está recogido en el real decreto ley 8/2019. Este fue aprobado por el Gobierno el pasado 8 de marzo y convalidado el 3 de abril por la Diputación Permanente del Congreso de los Diputados. La convalidación de la norma se publicó el 10 de abril en el Boletín Oficial del Estado (BOE).
Entre otras novedades, el decreto incluye la obligatoriedad para la compañía de conservar los registros horarios de sus empleados durante al menos cuatro años. Además, la norma estipula que estos tendrán que estar "a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social".
Por ello, es importante que el método usado por la empresa para hacer el registro de la jornada sea efectivo, preciso y fiable. Las pequeñas y medianas empresas (pymes), que representan la mayor parte del tejido empresarial español, son las que encuentras más problemas en este aspecto.
En este sentido, las típicas hojas de Excel o los documentos a mano se han quedado obsoletos. Es cierto que suele ser un método de uso generalizado debido a que no tiene ningún coste y, si se modifican los horarios, no deja rastro.
Esta última cualidad permite que se registren las horas de manera fraudulenta. Ya sea cambiando la jornada de tal manera que no queden documentadas las horas extra impagadas, ya sea reflejando horas de trabajo que no se han hecho realmente.
Registro digital
Para evitar estas prácticas ya ilegales, posiblemente la mejor opción para las compañías, tanto pymes como de mayor tamaño, sea contar con un software específico de control horario.
Desde la tecnológica Factorial señalan varias de sus ventajas. Entre ellas, que permite registrar la totalidad de la jornada de los trabajadores y crear plantillas para incluir las horas de entrada y salida. Y si dentro de los horarios de trabajo están incluidas las horas de comida, están también deberán documentarse.
Asimismo, el software de registro evita a la empresa el trabajo duplicado, ya que se puede sincronizar con las ausencias por vacaciones u otras razones.
Sanciones de hasta 6.250 euros
Se use el método que se use, se debe tener presente la obligatoriedad para las empresas de cumplir con el registro. En caso de no hacerlo, se enfrentarán a sanciones por infracción grave que van de los 626 euros y 6.250 euros. Para decidir la cuantía se tendrá en cuenta el tamaño de la compañía incumplidora y su volumen de negocio.
En el caso de que, habiendo registro, la Inspección de Trabajo descubra la realización de horas extra por parte de los trabajadores no declaradas, será una infracción grave o muy grave.
