La obligatoriedad para las empresas de registrar la jornada laboral de sus empleados lleva más de cuatro meses en vigor en España. Pero aún causa confusión a algunos empresarios y, si se incumple, puede suponer sanciones de entre de 626 euros y 6.250 euros. ¿Cómo hay que prepararse ante una inspección?
Los controles de la Inspección de Trabajo comenzaron el pasado 31 de mayo, dos semanas después de que acabara el plazo para que todas las empresas se adaptaran a la normativa, recogida en el el real decreto ley 8/2019.
Ese mes, el Ministerio de Trabajo también publicó una guía explicativa para los empresarios sobre la aplicación e implementación del registro horario. Una medida laboral que, aunque de forma indirecta, fue respaldada por el Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE).
Por tanto, es clave cumplir debidamente con el control horario de los trabajadores. Desde B+SAFE, empresa especializada en sistemas de fichaje biométrico y vía web, recuerdan cinco "cuestiones clave" que se deben tener en cuenta al enfrentar una inspección.
Conversar los datos
El empresario debe guardar los registros de la jornada durante al menos cuatro años. Por ello lo más recomendable es usar un sistema que ayude a conservar la información en perfecto estado.
Periodicidad
El decreto ley no establece ninguna periodicidad con la que el empresario debe entregar una copia a los trabajadores con su registro horario, a no ser que esté determinado en el convenio o un acuerdo con los empleados.
Sin embargo, no se debe olvidar que la norma sí obliga a conservar los registros al menos durante cuatro años. Por ello, B+SAFE recomienda guardar "una muestra o justificante de que se ha ido facilitando dichos documentos al trabajador", ya sea una copia firmada por el empleado o mediante un correo personalizado.
Disponibilidad
El registro de la jornada debe estar disponible. Y en el mismo lugar de trabajo si lo solicita un inspector, los representantes de los trabajadores o cualquier miembro de la plantilla, recuerda la compañía de sistemas de fichaje biométrico.
Tiempos de descanso
Cómo registrar los tiempos de descanso de los empleados es uno de los puntos más polémicos de la normativa del registro horario. El texto legal estipula que este debe incluir las "interrupciones o pausas" que realizan los
trabajadores y que no se consideran tiempo de trabajo efectivo. ¿El objetivo? Controlar debidamente el número de horas reales trabajadas, como señala B+SAFE.
Privacidad
La legislación no establece una manera concreta para registrar la jornada. Pero, sea cual sea el sistema, este debe respetar en todo caso la normativa sobre protección de datos (ley orgánica de protección de datos, LOPD).
Por tanto, debe informarse al trabajador del método empleado, la finalidad y alcance de la medida. En este sentido, B+SAFE aclara que, si se utilizan funciones más sofisticadas como la geolocalización, se tiene que justificar y argumentar debidamente.
