Un problema frecuente con el que se encuentran muchas sociedades mercantiles en España es el del cierre de su hoja en el Registro Mercantil por haber incumplido con la obligación de depositar sus cuentas anuales; no solo por no haberlo hecho en tiempo y forma, sino por haber dejado transcurrir, además, un año desde la fecha de cierre del último ejercicio social. Con frecuencia también, dicho incumplimiento (y el consecuente cierre) ha persistido durante años.
De conformidad con el artículo 282 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital y con el artículo 378 del Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil, la señalada falta de depósito de las cuentas anuales comporta que, una vez impuesto el correspondiente "cierre del Registro" (y en tanto subsista el mismo), la sociedad únicamente podrá inscribir "los títulos relativos al cese o dimisión de Administradores, Gerentes, Directores generales o Liquidadores, y a la revocación o renuncia de poderes, así como a la disolución de la sociedad y al nombramiento de liquidadores", quedando a salvo también los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa.
No obstante, en contra de lo que se suele pensar, el bloqueo de la hoja registral no es infranqueable, sino que, bajo determinadas circunstancias que analizaremos a continuación, es salvable y las sociedades podrán inscribir, a pesar de la falta de depósito de sus cuentas anuales, actos que, en algunos casos, pueden resultar necesarios (incluso imprescindibles) para la continuidad de la actividad social. Tal caso sería, por ejemplo, el nombramiento de nuevos administradores cuando se hubiese producido el cese o defunción de sus predecesores en el cargo.
El apartado 5 del mencionado artículo 378 del Reglamento del Registro Mercantil ofrece a las sociedades la posibilidad de impedir el cierre de su hoja registral (esto es, todavía no se ha impuesto su cierre por no haber transcurrido un año desde la fecha de cierre del último ejercicio social) a pesar de haber incumplido con su obligación de depósito de las cuentas en tiempo y forma. Para ello, las sociedades deben acreditar -antes de que transcurra el plazo de un año desde la fecha de cierre del ejercicio cuyas cuentas anuales no se hubieran depositado- que las cuentas todavía no han sido aprobadas por la Junta General y justificar la permanencia de dicha situación cada seis meses, mediante (a) una certificación del órgano de administración, en la que se debe indicar la causa de la falta de aprobación de las cuentas anuales o (b) una copia autorizada del acta notarial de Junta General en la que conste la no aprobación de las cuentas anuales. Nótese que en este caso la norma no exige que se indique la causa de la falta de aprobación. No obstante, en nuestra opinión, será cuando menos conveniente que se haga constar, ya que no existen razones que justifiquen ese diferente tratamiento.
En ambos casos, habrá que acreditar cada seis meses que la situación de falta de aprobación de cuentas se mantiene. Para ello, será más práctico expedir una certificación en tal sentido por el órgano de administración de la sociedad afectada, ya que el acta notarial de la Junta no acreditaría la prolongación de la falta de aprobación de las cuentas en el tiempo, sino únicamente que en una fecha determinada aquellas no fueron aprobadas, por lo que sería necesario la celebración de una segunda o sucesivas juntas celebradas cada seis meses en las que tampoco se hubiese logrado su aprobación, de las que se levantase la correspondiente acta notarial.
No obstante, en el presente artículo queremos centrar nuestra atención en aquellas sociedades que, transcurrido el plazo de un año desde el cierre del ejercicio, vieron su hoja cerrada sin poder inscribir más actos que los expresamente exceptuados por el Reglamento.
Para estos casos, el apartado 7 del mismo artículo 378 dispone que el cierre del Registro "persistirá hasta que se practique el depósito de las cuentas pendientes o se acredite, en cualquier momento, la falta de aprobación de estas". Este apartado del citado artículo no ofrece la posibilidad de mantener la hoja abierta como ocurre en el apartado 5 antes analizado, sino que habilita la opción de reabrirla "en cualquier momento" una vez que ha sido cerrada y sin necesidad de presentar las cuentas pendientes para ello.
La forma en la que ha de acreditarse la falta de aprobación de las cuentas es la misma señalada en el apartado 5: el órgano de administración habrá de emitir una certificación en la que exprese la causa por la que no fueron aprobadas y presentarla en el Registro Mercantil correspondiente con sus firmas legitimadas por un Notario. Entendemos que, en estos casos, tras un incumplimiento prolongado, tampoco podría hacerse valer la copia autorizada del acta notarial de Junta por las mismas razones antes aducidas.
Como vemos, el Reglamento del Registro Mercantil establece la necesidad de hacer constar la causa por la que las cuentas no fueron aprobadas; no obstante, excederá del ámbito de calificación del Registrador la valoración sobre si dicha causa resulta o no suficiente a los efectos de reabrir la hoja registral.
Así lo señaló la antigua Dirección General de los Registros y del Notariado en diversas ocasiones (por todas, RDGRN 13/07/2001, 1/09/2001, 3/09/2001, 19/07/2005 y, más recientemente, 22/04/2019) en las que revocó las decisiones de sendos Registradores Mercantiles de no reabrir la hoja de la sociedad por considerar que el cese de la actividad social o la simple falta de formulación de las cuentas (causas, entre otras, alegadas por las sociedades cuya hoja se trataba de reabrir) no constituían motivo o razón suficiente para no haber depositado las cuentas anuales en el Registro Mercantil y, por tanto, para reabrir la hoja registral.
La antigua DGRN sentó doctrina estableciendo que el levantamiento del cierre registral se condiciona únicamente a la acreditación de la falta de aprobación de las cuentas en virtud de una certificación del órgano de administración con expresión de su causa, sin que se distinga según cuál sea dicha causa. Sorprende que se exija indicar la causa de la falta de aprobación cuando se considera que el Registrador no es competente para entrar a valorarla.
Esto es, tanto si las cuentas anuales de la sociedad no han sido aprobadas por no haber sido formuladas y presentadas a la Junta para su aprobación como si han sido formuladas pero la Junta ha votado en contra de su aprobación, cualquiera que fuese su motivación para ello, será suficiente con que el órgano de administración acredite mediante certificación que esta falta de aprobación permanece en el tiempo para lograr reabrir la hoja del Registro e inscribir simultáneamente el acto que se precise.
Cabe señalar, por último, que esta solución únicamente es aplicable para el caso de que la hoja de la sociedad se encuentre cerrada como consecuencia de la falta de depósito de las cuentas, sin que pueda recurrirse a ella cuando la hoja se haya cerrado por haberse acordado su baja en el Índice de Entidades de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria o bien haberle sido revocado el Número de Identificación Fiscal a la Sociedad.