A causa del coronavirus, las empresas españolas han visto acelerar sus ratios de teletrabajo, una tendencia que parece que se consolidará en la era post pandemia. Por este motivo, surge ahora el debate sobre la ley del teletrabajo. Además de dejar claro quién puede decidir sobre el teletrabajo y las duraciones de este; la ley también incluye una interesante reflexión sobre el momento en el que la separación física de la vida laboral y la vida personal empieza a desaparecer.
En este sentido, lo normal es que surjan dudas como quién se tiene que ocupar de proveer el acceso a internet, el espacio, el ordenador o la silla de trabajo. La empresa tiene la obligación de ofrecer al empleado el material necesario para trabajar y ahí, precisamente, está el quid de la cuestión, ya que cuando el horario laboral termina el trabajador podría continuar haciendo uso de esas herramientas. Se plantean múltiples cuestiones sobre en qué condiciones debería asumir una empresa. Pero el "vacío legal" se basa en si el pago por parte de la empresa debe entenderse como una retribución más al empleado o como un reembolso por los gastos.
Hace pocas semanas el debate tomó una nueva perspectiva, ya que Hacienda anunció que, si la empresa ofrece un ordenador o un teléfono a sus empleados, esta lo podría considerar como salario en especie y cotizaría Seguridad Social e IRPF sobre dichos conceptos (con retroactividad de cuatro años).
Aparte del coste compartido que ahora propone la ley de teletrabajo; también es importante destacar que, en muchas empresas, los empleados no tienen permiso para usar el material informático con fines personales. De hecho, es habitual que se firme un acuerdo de privacidad que prohíbe justamente dicho uso. Una solución sería que las empresas aprobaran políticas de teletrabajo y uso de los medios. En estas pueden recoger las condiciones para su disfrute, además de añadir políticas de desconexión digital, que favorezcan al descanso del trabajador y configuren limitaciones de utilización de las herramientas fuera de la jornada laboral. Aunque esta medida se prevé acertada, su resolución e implementación podría alargarse en el tiempo.
La duda está en si el pago de la empresa es retribución o reembolso por los gastos
Teniendo en cuenta este contexto, existe otra alternativa más inmediata: incluir la compra de material de empresa dentro del ámbito personal como una parte de la retribución flexible. Esto debería hacerse dentro de unos límites, cada empleado podría gastar cierta cantidad de dinero en el teletrabajo. Y, sobre esta parte, el trabajador no pagaría el IRPF.
Lo normal es que, hoy en día, cada trabajador cuente con un ordenador, un móvil y, probablemente, una silla y mesa desde los que pueda trabajar. En una situación normal, al terminar la jornada, el empleado debería poder seguir usando el mismo material, igual que se hace respecto a los gastos. Las empresas podrán acoger parte de estos como subsidio y ofrecer el material a sus empleados, sin que estos tuvieran que pagar por ello. La retribución flexible, en el fondo, es la exención del pago de IRPF sobre gastos derivados de la actividad laboral. Ahora, con el teletrabajo, el concepto 'ir al trabajo' se queda obsoleto; aunque el trabajo en remoto también conlleva cierto gasto.
No obstante, lejos de considerarse una adversidad, la Ley del Teletrabajo da la oportunidad a las empresas para que se replanteen su cultura corporativa, avancen y se adapten a las nuevas necesidades que la situación en la que nos encontramos ha propiciado. En este sentido, la digitalización de los diferentes departamentos de una empresa a través de la tecnología es una ventaja añadida que ofrece una ventana de posibilidades para que las empresas puedan retomar su actividad y salir lo menos perjudicadas en el proceso; desde el ahorro de tiempo, el aumento de la productividad o la reducción de gastos innecesarios.
Así, en este caso, la retribución flexible puede resolver muchos problemas: la empresa no tendrá que reembolsar gastos dobles por material en el caso de que el empleado trabaje de forma intermitente en casa o en la oficina. Por supuesto, tampoco habrá discusión sobre quién tiene la propiedad del material si el empleado deja de trabajar en su empresa actual.
Aplicando esta medida, Hacienda no tendría que reconocer como salario en especie los materiales ofrecidos a los trabajadores, por lo que estas herramientas no deberían ocasionar ningún importe extra. Y, de esta forma, las empresas no deberían recibir requerimientos por parte de la autoridad para comenzar a tributar por los diferentes dispositivos de trabajo.
