Antes del 31 de julio, fecha límite para que las empresas apunten el balance del ejercicio pasado, las sociedades deben presentar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil (RM). Sin embargo, mucho han cambiado las cosas desde la entrada en vigor del Reglamento de la Ley de Auditoría (RD 2/2021, de 12 de enero), el pasado 1 de febrero, ya que incluye un nuevo régimen sancionador para los incumplidores.
Impunidad casi general
La falta de depósito de cuentas anuales en el RM no ocasionaba hasta ahora problemas legales para la sociedad, siendo rentable dejarla inactiva o 'zombie', para no pagar los gastos de disolución y liquidación.
Se estima que en el RM aún constan cerca de 1,5 millones de sociedades inactivas y 'zombies' (con deudas que las hacen inviables, pero que buscan financiación pública).
Estas sociedades suponen un inmenso caldo de cultivo para el blanqueo de capitales, el desvío de dinero y la ocultación de los titulares reales.
La muerte civil de la sociedad
La falta de depósito de cuentas anuales en el Registro Mercantil no ocasionaba hasta ahora problemas legales para la sociedad, ni para sus administradores o liquidadores, resultando rentable la situación de sociedad inactiva o zombi, para evitar el pago de los gastos asociados a su disolución y liquidación. Solo en casos muy graves, el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (Icac) procedía a sancionar.
Explica Jesús Rubiño, manager del área Mercantil de Ceca Magán, que era habitual que, aunque se incumpliera el trámite con el RM, "sí se efectuaba la presentación de declaraciones tributarias de la sociedad inactiva en Hacienda".
Con la entrada en vigor del Reglamento, "los abogados y asesores legales cobran un papel necesario y recomendable para completar la disolución y liquidación de las sociedades inactivas o para regularizar su situación registral previa a posibles sanciones, si no quieren, en este último caso, la desaparición".
Evitar los gastos de liquidación
Se estima que en el RM aún constan cerca de 1,5 millones de sociedades inactivas y zombis (mercantiles con deudas que las hacen inviables y que se alimentan de subvenciones y avales públicos).
La casuística que se ha generalizado durante años, es que aunque exista voluntad de disolver y liquidar la sociedad, es preciso realizar el trámite formal ante notario y la inscripción registral, lo que supone un coste que se decide no abordar en muchos casos, agravado en situaciones de disolución por resolución judicial, pues estos gastos son aún mayores.
El nuevo régimen sancionador
Las sanciones, enmarcadas dentro de los límites fijados por el artículo 283.1 de la LSC, van de 1.200 a 60.000 euros y en caso de que el volumen de negocio anual sea superior a seis millones de euros (por sociedad o grupo), el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a 300.000 euros. La sanción a imponer se determinará atendiendo a la dimensión de la sociedad.
A partir de ahora, la sanción es del 0,5 por mil del importe total de las partidas de activo, más el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad incluida en la última declaración presentada ante la Administración tributaria, cuyo original deberá aportarse en la tramitación del procedimiento.
En caso de no aportar la declaración tributaria, la sanción se establece en el 2% del capital social según los datos obrantes en el RM. Y si se aporta la declaración tributaria, y el resultado de aplicar estos porcentajes a la suma de las partidas del activo y ventas es mayor que el 2% del capital social, se cuantifica la sanción en este último, reducido en un 10%.
Si la sociedad se encuentra en una situación de insolvencia, la falta de diligencia en la actuación del empresario en la no presentación de las cuentas puede llegar a suponer, incluso, que este tenga que responder de las deudas de la sociedad.
Y es que la Ley Concursal establece como un supuesto de concurso culpable la no formulación de las cuentas anuales, no someterlas a auditoría si estuviera obligado o la falta de depósito de estas en el Registro Mercantil en alguno de los tres últimos ejercicios anteriores a la declaración de concurso.
La no presentación de las cuentas supone que el administrador no ha actuado con la debida diligencia de un ordenado empresario (artículo 225 de la LSC). En consecuencia, si se origina un daño a la sociedad, podría tanto la propia sociedad como los socios o un tercero reclamar los daños causados a la sociedad por este.
Procedimiento sancionador
Los registradores mercantiles serán los encargados de suministrar los expedientes con los incumplimientos, el Icac sancionará, y la Agencia Tributaria (Aeat) cobrará las multas impuestas a los incumplidores. Además, Hacienda, de acuerdo con su Plan de Control Tributario, prevé la retirada del NIF y, por tanto, serán borradas del Registro, lo que supone su muerte civil.
Además, se encontrarán, como ya venía sucediendo, con el cierre provisional de la hoja registral.
Plazo para presentar cuentas
La presentación de las cuentas para su depósito en el RM esta dentro del plazo reglamentario si se presentan dentro del mes siguiente a fecha de celebración de la Junta en la que se aprueban (artículo 365.1 del Reglamento del RM y 279 de la LSC).
El cómputo del mes será de fecha a fecha (artículo 5 del Código Civil). Así, si la junta se celebra el 20 de junio, el último día del plazo es el 20 de julio.
La presentación fuera de plazo, antes de concluir el año, no supone sanción. Solo es exigible, para levantar el cierre de la hoja registral, el depósito de cuentas de los tres últimos ejercicios.
Documentos a presentar
Se deben remitir al RM: la certificación de aprobación de Cuentas; Memoria; Balance; Cuenta de Pérdidas y Ganancias; Declaración de Identificación del Titular Real; Informe Medioambiental; Informe de Acciones/Participaciones Propias; Hoja de datos generales de identificación; Instancia de Presentación.
En el caso de tener que presentar Informe de Auditoría, se debe incluir, además: el informe de Auditoría; Informe de Gestión. y Estado de Flujos de Efectivo.
Liquidación y extinción
La liquidación precisa de un acta del acuerdo de disolución, escritura de extinción, inscripción en el RM, baja en Hacienda, etc.
Concluido este periodo, los liquidadores deberán otorgar escritura pública de disolución e inscribirlo en el RM.
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