Madrid
Sonia Álvarez ha dirigido y coordinado el desarrollo y diseño de estrategias de Compliance Legal y Fiscal para empresas nacionales e internacionales y ahora es la directora del área de Fiscal en Ayming. Nos habla de las dificultades que enfrentan las empresas para la implantación de la factura electrónica. La implementación de la factura electrónica supone un gran desafío para pymes y autónomos, quienes deben adaptarse a nuevas normativas y tecnologías en un entorno cada vez más digitalizado; desde la inversión en sistemas adecuados hasta la formación necesaria para su uso efectivo.
¿Cuáles son los principales desafíos para pymes y autónomos al pasar de la facturación tradicional a la electrónica?
La verdad es que la transformación es radical porque va a cambiar de manera definitiva la forma en que interactúan las empresas entre sí y con las autoridades. El principal cambio que supone esta transformación es la implementación de la facturación electrónica. Esta nueva normativa plantea muchos desafíos, principalmente porque hay que cambiar la cultura organizacional. Las empresas deben adoptar nuevos procesos tanto a nivel interno como en la interacción con proveedores y clientes. La normativa exige inmediatez, lo que obligará a todas las empresas, especialmente a las pymes, que tienen recursos limitados, a llevar un control mucho más exhaustivo de sus operaciones.
Todas las operaciones empresariales deberán ser transparentes, lo que implica que para evitar contingencias fiscales, deberán ser controladas de manera rigurosa y eficaz. La ley "Crea y Crece" introduce nuevas obligaciones que no son sencillas de llevar. La primera es informar de la aceptación o rechazo de una factura en un plazo de cuatro días naturales. Además, otra novedad es la obligación de informar sobre el estado de los pagos de las facturas, es decir, el cliente debe informar al proveedor en un plazo de cuatro días naturales desde que se realice el pago efectivo.
Esta normativa busca perseguir la morosidad y mejorar la cultura de pago entre las empresas. Hasta ahora, la facturación electrónica solo era obligatoria en algunas interacciones con la administración pública, pero a partir de ahora será obligatoria en el ámbito B2B (empresa a empresa). Las empresas deberán emitir facturas en un formato estructurado con una sintaxis específica, utilizando uno de dos sistemas posibles: un sistema privado que requerirá una inversión en software, o una solución proporcionada por la administración pública, diseñada especialmente para las pymes con menos recursos.
Sin embargo, existe cierta incertidumbre sobre cómo será esta solución pública, cuán ágil será, cuánta intervención humana requerirá y si será tan eficaz como se necesita para cumplir con los objetivos.
¿Qué previsiones de aceptación hay sobre la herramienta pública de facturación?
No sabemos con certeza cómo será la solución pública para la facturación electrónica. Lo que sabemos es que la Agencia Tributaria está trabajando en ello y que habilitará una solución específica para aquellas empresas que no puedan permitirse los recursos necesarios para una solución privada.
Sin embargo, no conocemos cuán eficaz será esta plataforma pública ni cuánto de manual será el proceso. Esta falta de información complica la toma de decisiones, ya que es difícil evaluar si la solución pública será lo suficientemente eficiente y práctica para que las empresas puedan adoptarla sin problemas.
¿Serán herramientas sencillas?
Ese es el principal interrogante a día de hoy. La entrada en vigor de la norma, que será oficial con la publicación del reglamento en el BOE, es el hito que marcará el inicio del plazo de adaptación. Esto ocurrirá en los próximos meses. A partir de esa publicación, las empresas que facturen más de 8 millones de euros anuales tendrán un año para adaptarse, y las pymes contarán con dos años.
Actualmente, no se ha publicado ninguna demo o demostración de la solución pública, lo que impide valorar si esta plataforma será suficiente o si será necesario considerar una solución privada. Se espera que la plataforma pública se utilice en casos excepcionales, donde las empresas no tengan los recursos para adquirir una herramienta privada.
Los software privados, además de ofrecer la solución para la facturación electrónica, incluyen módulos adicionales que facilitan las operaciones empresariales, como gestión de proveedores y pagos. Por tanto, la solución privada es más ventajosa que la pública.
¿Cómo les está yendo a las pymes que han optado por la solución privada?
Sí, la mayoría de las pymes que se han decantado por la solución privada ya contaban con algún módulo de gestión, aunque este no fuera completamente resolutivo. Estas empresas ya gestionaban otros módulos adicionales y han decidido integrar la facturación electrónica en su sistema actual. Es decir, eran empresas que ya tenían una base digitalizada y cuyos proveedores actuales les han ofrecido el módulo adicional de facturación electrónica. Estas empresas ya estaban utilizando sistemas razonablemente avanzados, lo que facilita la incorporación de esta nueva obligación.
Parece que el mayor problema es el desconocimiento.
La incertidumbre es clave en este tema. Nos gustaría conocer cuándo estará disponible la solución pública o al menos tener acceso a una demo de la misma para ver cómo funciona y qué implica para las empresas. Aunque la solución no está del todo habilitada hasta que entre en vigor la normativa, haya un periodo razonable durante el que las empresas puedan utilizar la demo. Esto les permitiría evaluar los recursos necesarios y planificar adecuadamente.
Actualmente, esta información aún no está disponible, lo cual añade un nivel de incertidumbre significativo. Es fundamental que las empresas tengan tiempo suficiente para familiarizarse con la plataforma pública y tomar decisiones informadas sobre su implementación.
¿Habrá requerimientos distintos por tamaño de empresas?
Cuando se publique el reglamento en el BOE, las empresas que hayan facturado más de 8 millones de euros tendrán un año para adaptarse, mientras que el resto de las empresas tendrán dos años. A partir de esa fecha, la normativa entrará en vigor.
La implementación se llevará a cabo en dos fases: habrá empresas que estarán obligadas a facturar electrónicamente de inmediato y otras que aún tendrán un año adicional para adaptarse. En el primer año de implementación, las empresas obligadas a facturar electrónicamente deberán enviar una copia de la factura en PDF a las entidades aún no obligadas. Según la versión del reglamento enviada a la Comisión Europea, los plazos son de 12 meses para las grandes empresas y 24 meses para las pymes, sin tiempos adicionales para la implementación tecnológica.
Para cumplir con la normativa, las empresas deberán organizar sus sistemas internos para ser capaces de reportar el estado de pago de las facturas y si han sido aceptadas o rechazadas en un plazo de cuatro días naturales. Esto requiere cambios profundos, ya que muchas empresas actualmente no tienen una persona o sistema específico para gestionar estos aspectos, y a menudo se demoran en el pago de facturas debido a problemas de gestión.
Además de preparar sus sistemas internos, las empresas deben decidir si utilizarán un ERP público o privado para enviar las facturas en formato electrónico. Es crucial que, antes de implementar la facturación electrónica, las empresas revisen sus prácticas fiscales para asegurarse de que sus facturas cumplen con todos los requisitos legales y que las transacciones están correctamente analizadas desde el punto de vista tributario.
La Administración contará con un repositorio público de facturas, donde se almacenarán copias de todas las facturas emitidas. Aunque la Agencia Tributaria ha afirmado que esta información se utilizará para controlar la morosidad e impulsar la digitalización, se teme que podría utilizarse también para recaudar, imponiendo sanciones automáticas por errores en la secuencia de facturación.
¿Cómo se pueden asegurar las empresas de cumplir con todas estas regulaciones que implica la aplicación de la factura electrónica?
De primeras, puede parecer que la implementación de la facturación electrónica es simplemente una actualización del ERP para que emita facturas en formato electrónico. Pero no es así. Lo que realmente se necesita es un cambio cultural en la empresa. Antes, enviábamos las facturas dentro de los plazos establecidos por el reglamento de facturación, y algunas empresas llevaban un control más eficiente de los pagos que otras. Ahora, con la facturación electrónica, todo ocurre casi en tiempo real, lo que requiere un nivel mucho mayor de rigor y control.
La respuesta a tu pregunta es compleja, porque será necesario anticiparse a la normativa y realizar un ejercicio exhaustivo. Esto incluye valorar el balance entre los recursos que se deben invertir y el estado actual de los sistemas, así como evaluar el nivel de recursos necesarios para implementar estos cambios. Es crucial conocer en qué situación nos encontramos actualmente respecto al nivel de digitalización de la empresa y determinar qué recursos necesitamos desplegar para cumplir con los requisitos de la nueva norma.
Este ejercicio es esencial y no se puede hacer a última hora. Debemos empezar a trabajar en ello con tiempo, asegurándonos de estar bien preparados cuando la normativa entre en vigor.
También tendrá implicaciones positivas.
Los beneficios de la facturación electrónica son muchos, especialmente a medio y largo plazo, cuando la nueva cultura esté implantada y se haya producido la transformación radical. Una vez que esto ocurra, los beneficios serán significativos.
Primero, se podrán optimizar todos los procesos, eliminando tareas mecánicas relacionadas con el papel. Actualmente, muchas entidades emiten facturas utilizando hojas de Excel, lo que implica manipulación manual y trabajo adicional para el personal. Con la facturación electrónica, estos procesos se automatizarán, eliminando la necesidad de manipulación manual y reduciendo el tiempo dedicado a estas tareas.
Además, la implementación correcta del ERP desde el inicio, asegurando que cumple con todos los requisitos del reglamento de facturación, permitirá evitar errores humanos. Cuando el proceso esté programado y automatizado, se reducirán los errores comunes en los procedimientos manuales.
Esto nos permitirá lograr una mayor competitividad, ya que las empresas podrán dedicar más tiempo al negocio y menos tiempo a tareas manuales que no aportan valor añadido. En resumen, los beneficios incluyen la optimización de procesos, la reducción de errores humanos, y un aumento en la competitividad.
Sin embargo, es verdad que partimos de una situación no del todo óptima y debemos adaptarnos en un tiempo récord a esta nueva normativa. Pero con una planificación adecuada y un enfoque proactivo, es posible realizar esta transición de manera efectiva y cosechar los beneficios a largo plazo.
