Tecnología

Cuenta atrás para la factura electrónica obligatoria

  • La Ley Crea y Crece, que se espera quede aprobada en Cortes en esta primera mitad del año, exigirá a todas las empresas la digitalización de cualquier relación entre ellas (B2B). Explicamos cómo prepararse para los cambios
  • Las empresas con una facturación inferior a ocho millones de euros anuales dispondrán de dos años para su adaptación
  • Desde SERES ofrecen cursos gratuitos y asesoramiento para que todas las empresas estén listas para los cambios
Alberto Redondo, director de Mass Market de SERES.
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La Ley Crea y Crece tiene, como todo, sus ventajas y sus inconvenientes. Por un lado, este reglamento -cuya aprobación final en Cortes se espera esté listo en esta primera mitad del año- se propone el noble objetivo de facilitar la creación de empresas, de ahí su nombre. Al mismo tiempo, va a suponer la obligatoriedad de la factura electrónica en todas aquellas transacciones que tengan lugar entre empresarios y profesionales.

En su artículo 12, leemos que esta norma entrará en vigor un año después de su desarrollo reglamentario para aquellos empresarios que facturen más de ocho millones de euros por ejercicio. El resto, sobre todo pymes, podrán dilatar ese proceso un año más. No obstante, como la cuenta atrás está próxima a iniciarse, hemos querido conocer qué va a suponer para el día a día de las compañías y cómo prepararse para estos cambios.

Resulta curioso comprobar cómo una norma que busca facilitar la burocracia y los trámites para las empresas sigue enmarañada y enfrentándose ella misma a toda esa maquinaria de la Administración. Para cuando esté lista, "la obligatoriedad de la factura electrónica en las relaciones business to business (B2B) impulsará la masificación de las relaciones digitales entre compradores y vendedores". Así nos lo explica a eleconomista.es Alberto Redondo, director de Mass Market de SERES, compañía especializada en soluciones de intercambio electrónico seguro de documentos. Añade que "por un lado, aumentará la automatización de procesos internos, como las cuentas a cobrar y cuentas a pagar, aumentando así la competitividad de las empresas gracias a una mayor eficiencia e innovación, además de la reducción de costes y el ahorro de tiempos que supone".

Más allá de las facturas

Para este experto, la nueva ley también hará que las empresas profesionalicen el intercambio de documentos, empezando con las facturas, pero expandiéndose también a otros documentos del proceso de compras y ventas. "Esa profesionalización hará que las empresas dispongan de información en tiempo real, lo que les permitirá la toma de decisiones ágiles", añade Redondo. Aprovecha para llamar atención a las empresas porque cumplir con la obligación implica algo más que construir un archivo estructurado o disponer de una solución tecnológica. "Significa conectar electrónicamente con proveedores y clientes y cubrir los requisitos comerciales para adaptarse a un nuevo entorno de relaciones digitales entre proveedores y clientes".

Así las cosas, ¿cómo están de preparadas las empresas españolas para dar este salto? Lo primero que hay que tener en cuenta es que esta obligatoriedad se refiere de momento solo al intercambio entre empresas (B2B), lo que significa que no toda factura simplificada o ticket estará sometida a este requisito. "En general, creemos que con las ayudas que contempla la ley y el esfuerzo que estamos llevando a cabo desde empresas como SERES, dando acceso a cursos y formaciones gratuitas sobre facturación electrónica, lograremos que ninguna empresa se quede atrás por no disponer de capacidad para asumir las exigencias de la norma" pronostica Alberto Redondo.

Preguntado sobre las ayudas que se han dispuesto para acometer ese proceso, nos habla de varias medidas que buscan facilitar este viaje a lo digital. Entre ellas, las más destacables son las ayudas económicas del Kit Digital, así como el retraso de un año en la entrada de la obligatoriedad para empresas que facturen menos de ocho millones de euros. También está la puesta a disposición de las empresas de una solución pública gestionada por la AEAT. Confía Redondo en que "estas facilidades ayudarán a muchas empresas a adaptarse a los cambios que establece la ley".

Conocer todo lo demás

Una vez formados en cómo realizar la factura electrónica, este experto aconseja conocer la situación de los clientes y proveedores, además de revisar los procesos de cuentas a cobrar y las facturas emitidas, y también las cuentas a pagar y las facturas recibidas. "Todo ello es fundamental para dimensionar las diferentes tipologías de facturas que tiene cada empresa y los procesos que las gestionan".

Una vez que la obligatoriedad entre en vigor, es necesario formar parte del sistema español para emitir y recibir factura electrónica B2B, conocer la situación en tiempo real y responder rápido a las vicisitudes que puedan surgir. Es en ese momento cuando realmente empieza el proyecto. A partir de ahí, por un lado, cambiará un proceso vital para cualquier empresa: cobrar y pagar facturas. "Y por otro, este proceso requerirá de una continua evolución para seguir cumpliendo con la normativa y con los requisitos cambiantes de clientes y proveedores en un entorno digital", añade ese portavoz de SERES.

Pedimos a Alberto Redondo, por último, una serie de consejos para que, sobre todo las pymes, no pierdan este tren. Propone recurrir a alguna de las formaciones gratuitas que se imparten ya -entre otras instituciones desde SERES- y entender cómo les va a afectar en su caso concreto la nueva ley. "Recomendamos que conozcan bien a sus clientes y proveedores y que sepan si éstos les van a exigir algún requisito adicional en sus facturas electrónicas a lo que podrán hacer con la solución gratuita, ya que, en ese caso, tendrán que contar con una solución tecnológica que se adapte a tales requerimientos", advierte. De ahí que sea necesario empezar cuanto antes a prepararse para esta ley que nos propone -siempre según su título- crear y crecer…

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