La neurocientífica y académica Juliette Han dice que, cuando obtuvo su doctorado en neurociencia y empezó su primer trabajo, se consideraba tímida y temía que ello dificultase el hecho de conectar con los demás. Pero pronto supo que lo último que tenía que hacer era forzarse para ser más abierta de lo que realmente era.
Sin embargo, Han asegura que existe una habilidad muy poco considerada en el mundo laboral, sin importar el sector y que es común en la gente exitosa, especialmente cuando es introvertida. La experta en neurociencia asegura que un escritor considerado y estratégico tendrá más confianza cuando se trate de interactuar con otras personas y sin importar si es a través de charlas, correos o incluso hablando en público.
Entonces, Juliette Han ofrece una serie de recomendaciones para sacar a relucir todo el potencial de las habilidades de escritura:
1. La forma del mensaje importa
Lo primero que se debe escoger antes de comunicar algo es el formato más adecuado para ello. Un ejemplo sería en caso de comentar una investigación que incluya información compleja. Han asegura que aquí es muy útil servirse de una presentación en PowerPoint, para apoyarse en gráficas y en imágenes.
Si, por su parte, la persona va a hablar de decisiones de gestión, entonces un correo detallado será lo óptimo. Además, se pueden utilizar apartados para ayudar al destinatario a digerir la información. El método STAR (Situación, Tareas, Acción y Resultados) es una buena opción para estructurar el mensaje.
Si el caso es la obtención de 'feedback' o actualizar los progresos, entonces Han dice que suele bastar con un simple correo, o con una breve visita en persona.
2. Usar un lenguaje sencillo
La experta recuerda que la mejor manera de trasladar tópicos complejos es a través de un lenguaje simple, evitando la jerga y los acrónimos complejos, aunque estos puedan ser ampliamente conocidos.
Aquí los gráficos o las analogías también son útiles para hacerse entender. Pone como ejemplo a imitar el caso de un ejecutivo que diseñó la presentación de su estrategia financiera anual de forma que parecía un libro infantil. Sin embargo, pide ser cauteloso con tópicos no pertinentes o que puedan resultar abrumadores. En caso de que estos no sean necesarios para la presentación o discusión, entonces habla de dejarlos para el final.
3. Facilitar la tarea al oyente
Teniendo en cuenta que los receptores del mensaje probablemente reciben correos y documentos de forma constante, se debe considerar que:
-Primero, hay que recordarles el motivo del encuentro.
-Diseñar el correo para que sea sencillo de leer en el teléfono, por ejemplo utilizando apartados breves.
-Utilizar fórmulas que inviten a la acción: "los próximos pasos serán...", o "la fecha límite para esto es...".
-Si el mensaje se extiende a más de una carilla, entonces se debe adjuntar un documento donde se explique, y utilizar el email para ofrecer los puntos principales.
Además, Han pide no asumir nunca que los oyentes cuentan con contexto suficiente, por lo que es recomendable brindarles de información básica, de modo que todos puedan partir desde el mismo lugar.
4. Mostrar rigurosidad y capacidad
Para un tópico controvertido, como la reestructuración de un departamento o los cambios presupuestarios, la experta dice que lo mejor es guiar al receptor de dicho mensaje a través de los propios pensamientos, para mostrar rigurosidad, la capacidad para entrelazar perspectivas matizadas y para ofrecer contexto importante ante cambios profundos.
Además, resalta la importancia de invitar a los receptores del mensaje a ofrecer sus opiniones y comentarios, así como a tomar nota de todas las preocupaciones.
5. Escribir con precisión
Al final, Han afirma que uno debe asegurarse de que su presencia muestra fuerza y capacidad en todos los ámbitos de su trabajo.
Por tanto, estas son las recomendaciones finales que ofrece antes de enviar un escrito relevante:
-No ser descuidado: evitar erratas, fallos gramaticales e inconsistencia en las cifras.
-Evitar todo tipo de humor innecesario, pues no funciona bien en los textos escritos, especialmente con desconocidos.
-Poner a prueba la propia tesis: quitar todas las palabras, frases e ideas que se pueda, para ver cuánto se sostiene el texto y lo que transmite. Para Han, las palabras con una moneda valiosa, y se deben tratar como tales.
