Con la quinta ola, todos hemos asumido que el Covid-19 ha venido para quedarse y que toca incluirlo en nuestros escenarios de futuro y, cómo no, en el acalorado debate que suscita en las empresas el propósito de la oficina y el futuro del trabajo híbrido. Lo que sí resulta evidente es que nunca como hoy la experiencia en el trabajo ha sido tan importante.
No es la primera vez que ocurre, pues ya en el siglo XIX con la revolución industrial, se redefinió el modelo concentrando a todas las personas en un mismo lugar espacial: la fábrica, la empresa.
Parece que las últimas tendencias apuntan hacia que, en pleno siglo XXI, vamos a hacer el recorrido inverso ya que hay un número muy elevado de personas que claman por la posibilidad de trabajar en remoto sino todos los días sí, al menos, una parte de la semana. Esta pandemia ha transformado notablemente el concepto de lo que es el trabajo: no es lo que haces en la oficina sino lo que haces, da igual desde dónde. Aquí es donde la tecnología de edificios inteligentes puede ayudar, de una forma espectacular, poniendo en marcha un círculo virtuoso con beneficios crecientes y con muy positivas externalidades.
Esta mirada de futuro, en algunos casos, encuentra reticencias en las empresas, fundamentalmente porque hay toda una generación de directivos no digitales que están acostumbrados a gestionar (sí. digo gestionar y no liderar, de forma consciente) en base a: "estas son las tareas que hay que hacer" frente a "estos son los resultados a alcanzar" y eso, en la distancia, no deja de suponer un importante reto directivo.
Intentar parar la revolución del modelo híbrido de trabajo es como intentar frenar la ola de un tsunami. Toca pensar. Al igual que, en otros muchos ámbitos como el entretenimiento, la pandemia ha tenido un efecto irreversible en los patrones de trabajo. Rompamos las prácticas de la era industrial y entremos en la sociedad digital del siglo XXI. La transformación digital no sólo es del negocio.
Empecemos por el principio: ¿Cuánto espacio de oficina voy a necesitar?
No es un tema menor, la utilización de datos en tiempo real sobre la ocupación de una planta o de todo un edificio permite implantar "las mesas calientes" (hot desking). En general, según nuestra experiencia con clientes, hay un mínimo de 30% de eficiencia en reducción del espacio de oficina, que se eleva al 50% para los alumnos aventajados. En términos económicos esta eficiencia en espacio se traduce en un ahorro de costes de alquiler de un 30% mínimo y un retorno sobre la inversión -tomando como referencia precios de puesto de trabajo en Madrid- superiores al 1000%. Si el espacio es propio y no alquilado, disponer de estos datos puede sentar las bases para la toma de decisiones estratégicas sobre el patrimonio inmobiliario de la compañía.
La nueva era de la oficina se centra en conseguir que la experiencia empleado sea diferente a la que se puede tener trabajando desde casa. Contrariamente a lo que podríamos pensar, el 37% de los miembros de la Generación Z echan de menos la oficina según el Metrikus and Released report 2021. El valor social de la oficina queda patente cuando el 73% de los encuestados afirman echar de menos la socialización en persona.
La oficina se transforma en un entorno de colaboración y socialización y este nuevo entorno de trabajo, es exigente en el uso de los espacios colaborativos o comunes. En este caso, en media las salas de reuniones suelen utilizarse al 44%, lo que supone una oportunidad para la generación de importantes eficiencias en su uso que permita evitar el alquilar espacio de oficina adicional. Es conocido que los sistemas de reserva de salas, en muchas ocasiones, no reflejan el uso fiel de las salas. La implantación de soluciones que controlen en tiempo real la ocupación en términos de tiempo y personas permite llegar, incluso, a duplicar su eficiencia y además contar con la información necesaria para la reconfiguración de dichas salas.
En tiempos como los actuales, las expectativas de los ocupantes de un edificio son elevadas en relación a la seguridad y la limpieza. Los empleados esperan encontrar unas medidas de limpieza de primer nivel. A través de la limpieza inteligente que evoluciona desde los habituales parámetros estáticos y por horarios hacia un enfoque por uso, genera ahorros de aproximadamente el 20% y de, entre 40% el- 60 % de los gastos de reparaciones.
Llegados a este punto, tenemos por primera vez datos en tiempo real de ocupación y de consumo energético, lo que nos permite encontrar nuevas bolsas de ahorro de gasto de energía (y tal y como están los precios, no es nada desdeñable) y avanzar hacia el objetivo de Cero Emisiones Netas, reforzando la lucha contra el cambio climático.
Ahora toca empatizar con los empleados para que se sientan cómodos los días que trabajan en la oficina, para ello nada mejor que comunicar y controlar la calidad del aire interior en tiempo real. El adecuado control de los parámetros de temperatura, y humedad son fundamentales para mitigar la expansión de los virus. La digitalización del seguimiento, en tiempo real, de los niveles de CO2 permite automatizar el mantenimiento. Además de reducir el absentismo, según un estudio de de World Green Building Council Salud, bienestar y productividad en las oficinas, mejorar la productividad de los profesionales hasta un 11%.
En economía, un círculo virtuoso es una sucesión de eventos donde un suceso deseable conduce a otro que refuerza la primera ocurrencia y así, sucesivamente, resultando en un proceso continuo de mejora. Con cada avance en el círculo, mejora la experiencia del empleado de forma incremental y genera importantes ahorros económicos. La gestión inteligente de los edificios es adictiva porque una vez te acostumbras a gestionar en tiempo real es muy difícil volver atrás; especialmente si crees que tener una experiencia empleado puede marcar la diferencia en tu organización. Según un estudio de Accenture las empresas que más foco le ponían a la estrategia de personas experimentaron un crecimiento de ingresos un 10% superior a sus comparables durante 3 años seguidos, además de estar mejor preparadas para dar respuesta a crisis como la del Covid.
