Los procuradores madrileños efectúan 40.000 notificaciones judiciales diarias a través del sistema Sireno

En Madrid se realizan de media 40.000 notificaciones judiciales diarias a través de la aplicación informática Sireno del Colegio de Procuradores de Madrid (ICPM). No obstante, en periodos punta, como después de vacaciones de verano o Navidad, se han llegado a alcanzar entre 75.000 y 80.000 notificaciones en un solo día.

Durante el año pasado, se gestionaron casi ocho millones de notificaciones, de las cuales 1,5 millones correspondieron a procuradores no colegiados en Madrid. Y desde su creación en 2009, Sireno ha enviado 61 millones de notificaciones, según han puesto de relieve Alberto García Barrenechea, decano del ICPM, y Carmen Giménez Cardona (vicedecana).

Sireno es un sistema que funciona de manera automática e inteligente gracias a algoritmos que le permiten leer y repartir las notificaciones en tiempo real, adaptándose al volumen de trabajo.

"Ante este volumen de notificaciones, sería imposible realizar el reparto de forma manual, lo que requeriría un número ingente de personas dedicadas exclusivamente a esta tarea", ha explicado Alberto García Barrenechea.

Antes de la implementación de Sireno, se necesitaban 22 personas para repartir las notificaciones, mientras que ahora solo se necesitan tres para gestionar el sistema, que se lleva a cabo desde las siete de la mañana hasta las tres de la tarde, de lunes a viernes. Al inicio de la jornada suele haber acumuladas alrededor de 18.000 notificaciones pendientes del día anterior.

El sistema envía notificaciones a todos los procuradores de España que tengan un buzón abierto en Lexnet si desean presentar un procedimiento en Madrid. Además, el sistema permite paralizar notificaciones por causa de fuerza mayor durante un máximo de tres días hábiles.

En 2023, más de 2.000 procuradores solicitaron baja temporal por causa de fuerza mayor, afectando a 35.500 notificaciones. Esta situación se comunica automáticamente al juzgado. Al reactivarse, se envían progresivamente las notificaciones retenidas, informando de la activación y la fecha concreta.

El sistema permite tener un registro detallado de cada notificación desde que llega al Colegio de Madrid hasta que se reparte. Esto incluye la posibilidad de acreditar la hora y la fecha de recepción por parte del colegio y, posteriormente, por el procurador.

En periodos vacacionales, Sireno envía notificaciones a los procuradores para informarles sobre notificaciones pendientes. Esto facilita la gestión y la tranquilidad de los colegiados durante sus vacaciones, ya que el colegio gestiona las notificaciones de manera automática

Además, Sireno permite al Colegio de Madrid emitir certificados de recepción, de cuándo se ha recibido y de cuándo se ha abierto una notificación. Esta es una ventaja importante frente al Lexnet, donde la notificación desaparece a los 90 días. También, se pueden emitir certificaciones sobre cuándo fue depositada la notificación en el buzón del colegio, lo cual es relevante para el cómputo de plazos. También se pueden emitir certificaciones para constatar que un procurador no ha recibido una notificación.

El sistema ayuda a resolver problemas con los cómputos de plazos al poder certificar la fecha de recepción de la notificación por el colegio. Esto es importante porque la fecha de envío por el juzgado no siempre coincide con la fecha de recepción por el colegio, que es la que marca el inicio del cómputo.

El sistema permite emitir certificaciones que constatan si un procurador efectivamente no ha recibido una notificación, incluso si el resto de las partes sí la han recibido

Lexnet es utilizado por los juzgados para emitir notificaciones. Estas notificaciones llegan al Colegio de Procuradores de Madrid. Es Sireno, un sistema propio del Colegio de Madrid, el que gestiona y reenvía estas notificaciones a los procuradores. Por lo tanto, Lexnet es la herramienta de envío del juzgado, mientras que Sireno es el sistema de gestión y reenvío del Colegio de Madrid.

A través de Sireno, el Colegio de Madrid da servicio a los casi 1.600 colegiados de Madrid y a cerca de 6.500 procuradores de fuera de la Comunidad de Madrid, que ejercen en su demarcación, sobre un total de entorno a 10.000 que conforma la totalidad del colectivo. Sireno envía notificaciones a todos los procuradores de España que cuenten con un buzón abierto en Lexnet y tengan que presentar un procedimiento en Madrid.

Una diferencia crucial es el tiempo de retención de las notificaciones. Las notificaciones desaparecen del Lexnet a los 90 días. En cambio, Sireno mantiene un registro completo en su base de datos desde la primera notificación enviada en 2009, permitiendo consultar quién recibió cada una de los 61 millones de notificaciones enviadas, cuándo y a qué hora.

García Barrenechea ha explicado que "el sistema Sireno no sólo transforma la gestión de las notificaciones judiciales, sino que también respalda el compromiso del ICPM con la innovación y la mejora continua. Esta herramienta optimiza el trabajo de los procuradores, impulsando así la eficacia del sistema judicial y colocando a nuestra institución a la vanguardia de la transformación digital en el ámbito legal".

"Sireno automatiza hasta el más mínimo detalle del proceso de gestión de notificaciones, el sistema reduce los riesgos de error humano y garantiza la trazabilidad legal de cada comunicación contribuyendo también a la agilidad procesal al acelerar significativamente el flujo de comunicación entre juzgados y procuradores, lo que impulsa la resolución más rápida y ordenada de los procedimientos judiciales" , ha concluido .