Bruselas reduce la burocracia para crear sociedades en otros países de la UE

La Comisión Europea ha adoptado una propuesta de Directiva dirigida a facilitar a las empresas, fundamentalmente a las pequeñas y medianas (pymes), un mayor uso de las herramientas y procesos digitales en el Derecho de sociedades de la UE. La propuesta busca reducir la burocracia para las empresas transfronterizas, con lo que se ahorrarán alrededor de 437 millones de euros en carga administrativa al año.

"Aunque todavía es pronto para valorar la propuesta, consideramos que todo lo que sea apoyar a la pyme es importante, porque implicará menos desplazamientos con mayores posibilidades de obtener información", explica Enrique Maside, registrador y vocal de relaciones internacionales del Colegio de Registradores de España y vocal de la Sección Sexta, de derecho internacional privado, de la Real Academia de Jurisprudencia y Legislación.

De esta forma, se explica en un amplio informe en la revista Buen Gobierno, Iuris & Lex y RSC de elEconomista, que se prevé facilitar las actividades transfronterizas de las empresas y aumentar la transparencia y confianza en materia societaria ofreciendo más información sobre las empresas a escala de la UE. Se estima que se aplicará a alrededor de 16 millones de sociedades de responsabilidad limitada y dos millones de sociedades anónimas en la UE.

La propuesta comunitaria constituye la segunda fase de la digitalización del Derecho de sociedades de la UE. La Directiva (UE) 2019/1151 sobre digitalización de 2019, que está a punto de ser aprobada por el Parlamento español, garantiza que los procedimientos de Derecho de sociedades puedan realizarse en línea y, en particular, que las empresas puedan constituirse de esa manera.

La propuesta de ahora es un complemento de ella y tiene por objeto ampliar la disponibilidad de información sobre las sociedades, concretamente a escala de la UE, y eliminar los obstáculos administrativos cuando las empresas y las autoridades utilicen esa información en situaciones transfronterizas.

Se introduce, mediante esta futura directiva, un certificado de sociedad de la UE y la aplicación del principio de solo una vez, de manera que las empresas no tengan que volver a presentar información al crear una sucursal o una empresa en otro Estado miembro.

La información pertinente puede intercambiarse a través del sistema de interconexión de los Registros Mercantiles (BRIS), que está operativo desde 2017 y conecta todos los Registros de los Estados miembros.

La propuesta respeta las diferentes tradiciones y sistemas jurídicos de los Estados miembros, incluida la posible participación de los notarios en los procedimientos de Derecho de sociedades, y no pretende modificarlos.

La norma no solo registra la búsqueda de información sobre las empresas en la UE permitiendo búsquedas a través de BRIS sino que, al mismo tiempo, lo prevé a través de otros dos sistemas de la UE que interconectan los Registros de Titularidad Real y los Insolvencia de carácter nacional.

Cartera de identidad digital

La Comisión Europea trata de que se garantice que los datos de las sociedades que figuran en los registros mercantiles sean exactos, fidedignos y actuales, por ejemplo, mediante controles de la información societaria antes de su inscripción en los registros mercantiles de todos los Estados miembros.

La propuesta, como las anteriores, se basa en el uso de servicios de confianza y vela por que soluciones como el certificado de sociedad de la UE sean compatibles con la próxima cartera europea de identidad digital, que facilitará una identidad electrónica europea segura.

Una identidad en la que se pueda confiar y que todo ciudadano pueda utilizar en cualquier lugar de Europa para cualquier tipo de operación, desde el pago de sus impuestos hasta un alquiler, mediante una tecnología que permita a cada ciudadano controlar qué datos se utilizan y cómo.

También está en línea con las normas de la UE sobre identificación electrónica y servicios de confianza Reglamento eIDAS y su revisión en curso, para establecer un marco para una Identidad Digital Europea.

Control de legalidad previo

A este respecto, Enrique Maside, registrador y vocal de relaciones internacionales del Colegio de Registradores de España, destaca que "se reconoce el control de legalidad por los Registros Mercantiles, lo que permitirá una verificación jurídica previa antes de que una operación determinada acceda al Registro".

Se trata de un estándar que existe en todos los países de la Unión Europea. "De esta forma, vemos que la Comisión quiere modernizar las operaciones, pero con estándares de seguridad jurídica. Esta medida la valoramos muy positivamente", dice.

También explica Enrique Maside que "en el sistema Bris estamos estudiando toda la propuesta, que es muy amplia, y que supone un paso adelante muy importante en el traslado de la información". Bris permite en la actualidad evitar que las sociedades extinguidas o declaradas en insolvencia mantengan una apariencia de normalidad a través de sucursales establecidas fuera de sus fronteras.

Ahora está en estudio la expedición de publicidad, no resuelto en la primera fase del proyecto, el intercambio de información sobre administradores inhabilitados, escisiones transfronterizas y traslados internacionales de domicilio.

Por ello, la propuesta exige a los Estados miembros que garanticen que el control administrativo o judicial, así como la verificación previa de la legalidad, de los instrumentos de constitución se lleva a cabo cuando se crean nuevas empresas y en caso de cualquier cambio en esos documentos se llevan a cabo verificaciones uniformes de la información de la empresa (por ejemplo, la verificación de la legalidad del nombre de la empresa, objeto) antes de que la información se ingrese en los Registros Mercantiles.

Al tiempo, se podrá obtener información de las empresas a través de otros dos sistemas de la UE que interconectan los Registros nacionales de Titulares Reales y los de insolvencia, respetando las reglas existentes para el acceso a cada sistema.

La propuesta reducirá significativamente las barreras administrativas cuando las empresas utilicen la información empresarial de los Registros Mercantiles en situaciones transfronterizas, incluso en procedimientos administrativos o judiciales.

En definitiva, para las empresas que establezcan filiales o sucursales en otro Estado miembro, la propuesta garantizará la aplicación del principio de una sola vez. Esto significa que las empresas no tendrán que volver a presentar la información ya disponible en su Registro Mercantil y los demás Registros intercambiarán esa información a través de BRIS.

Además, las empresas podrán utilizar un certificado de empresa comunitario multilingüe para proporcionar información esencial sobre su empresa, por ejemplo, al participar en licitaciones públicas, en el contexto de procedimientos fiscales o de autorización o al solicitar financiación en otro Estado miembro.

Las empresas podrán utilizar también un modelo multilingüe para un poder notarial digital para autorizar a una persona a representar a la empresa en otro Estado miembro de la UE. Así, la propuesta reduce la necesidad de traducciones juradas certificadas de los documentos de la empresa o de la información proporcionada por los registros de empresas.

La propuesta se debatirá ahora en el Parlamento Europeo y en el Consejo. Una vez adoptada, los Estados miembros dispondrán de un plazo de dos años para transponerla a su propio ordenamiento jurídico nacional.

Desaparece la apostilla

Una novedad destacable de la propuesta de Directiva es que las empresas no necesitarán obtener una apostilla sobre los documentos certificados o la información de los registros mercantiles, y sobre determinados documentos notariales, cuando dichos documentos se presenten en otro Estado miembro.

Explica el registrador Enrique Maside que se trata de un paso más en la digitalización, puesto que la apostilla tiene como fin aportar seguridad a la legalización de documentos en papel.

La propuesta se centra en copias electrónicas y extractos de sociedades documentos o información y destaca la importancia de su certificación de acuerdo con el Reglamento eIDAS.

Por otra parte, se regula que los Estados miembros dispondrán de procedimientos para verificar, en caso de duda, si las empresas inscritas en los registros cumplen los requisitos para seguir estando registradas.

Las normas que rigen estos procedimientos incluirán la posibilidad de que la empresa corrija la información pertinente dentro de un plazo razonable, garantizarán que el estado de las empresas se actualice en consecuencia en el registro y, cuando esté justificado, incluirán la posibilidad de que las empresas sean eliminadas del Registro.

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