Un virus mata a otro virus. En este caso, el Covid-19 ha sido la fuerza de la naturaleza llamada a terminar con el presencialismo en la oficina, también conocido como calentamiento de silla. Su efecto será devastador. Ahora sobran metros cuadrados, tabiques y hasta los futbolines y sofases que todos veían y nadie tocaba. Cuando quiera que ocurra, la próxima vuelta a la oficina será emocionante para los millones de teletrabajadores que durante las últimas semanas han convertido sus hogares en despachos.
El reencuentro físico con los compañeros se producirá a cuentagotas y con mascarillas. A grandes rasgos, verán que el sitio que abandonaron huyendo del virus no será como antes. No estará el marco con la foto de la familia y la plaza de parking será compartida. El botón del ascensor se pulsará con la voz y su capacidad se reducirá a la mitad. El control de accesos será realizará a través de reconocimiento facial o de voz y los puestos individuales se sacrificarán por zonas comunes.
Tras digitalizar y desmovilizar sus puestos de trabajo, la nueva generación post Covid-19 ha tomado el mando para compartir el mismo mensaje: "Ya que las cosas están cambiando, al menos hagámoslo a nuestro gusto", coinciden. La calidad del aire, la eliminación del ruido y la buena iluminación con valor en alza para crear un ambiente de trabajo capaz de elevar la productividad y retener el talento.
En ese esfuerzo por pensar en el futuro y desgranar las posibles tendencias, elEconomista.es ha consultado a media docena de expertos para dibujar un nuevo espacio de trabajo que será "más abierto, colaborativo, seguro e inteligente".
Si al principio de primavera la oficina parecía quedar pequeña, ahora resulta muy grande, incluso con la misma plantilla de siempre. Han bastado dos meses de coronavirus para cambiar el mundo, incluida la percepción del lugar de trabajo.
El presencialismo pasará a la historia y la presunción de actividad se basará en los resultados antes que en la confianza
La nueva normalidad laboral se parece a la anterior en que las personas seguirán haciendo lo de siempre, pero quizá con las zapatillas de andar por casa y desde sus hogares. Solo muda el decorado. Hasta mediados de marzo, trabajaban en su hogar los que no tenían otra opción. Sin embargo, desde mediados del pasado marzo, "solo acuden al lugar de trabajo los que no tienen más remedio".
La actividad se deslocaliza y la oficina ejerce de cuartel general. Desde allí se imparten los mensajes y donde manan las estrategias y asuntos críticos. El presencialismo pasará a la historia y la presunción de actividad se basará en los resultados antes que en la confianza. La reuniones tampoco serán como antes. Se impondrán espacios con mesas altas y sin sillas, para así fomentar la fluidez en la reuniones.
Describía el escritor Eduardo Mendoza, en La verdad del caso Savolta, que "lo reducido del local le ahorraba gastos de limpieza y mobiliario". En los tiempos actuales, se añadirían los costes de alquiler, de mantenimiento y desplazamientos de la plantilla. Todo parecen ventajas.
Vázquez recomienda a las empresas que liberen la tradicional asignación de puestos y se haga un uso flexible
Francisco Vázquez, presidente de 3g Smart Group, tiene claro que el rediseño de las oficinas "debe evitar la transmisión de patógenos" con higiene y la seguridad como mandamientos. En su opinión, es el momento de "redistribuir el espacio para que sea ocupado con una densidad de en torno al 50%, y así cada persona pueda sentirse confortable en su distancia social".
Por lo pronto, Vázquez recomienda a las empresas que liberen la tradicional asignación de puestos "y se establezcan unas normas básicas, que ordenen este uso flexible e higiénico del espacio disponible". Entre las sugerencias de 3g Smart Group sobresale "la instalación de sistemas de detección de fiebre por infrarrojos (IFSS) en los vestíbulos de las oficinas; ampliar las rejillas de absorción de suciedad y gérmenes en la entrada, integrados en los felpudos; potenciar espacios abiertos como terrazas, azoteas, patios… que favorezcan la disponibilidad de luz natural y la entrada de rayos ultravioleta; impulsar la ventilación natural, para lo que sería necesario hacer cuatro renovaciones totales de aire cada hora y vigilar el estado de los filtros; aumentar el uso de tecnología antimicrobiana, aplicando técnicas y materiales del sector sanitario a baños y cocinas; incorporar asistentes de voz (como Alexa, Siri y OK Google) para minimizar los puntos de contacto y limitar la exposición a gérmenes; extender el uso de sensores para abrir puertas, encender y apagar luces, subir persianas; incrementar la inversión en soluciones tecnológicas que fomenten el trabajo en remoto, la colaboración y la creatividad; y reforzar la limpieza de los espacios comunes y de las zonas en las que los patógenos pueden proliferar con facilidad, como cocinas o neveras".
Tecnología al rescate
Jaime Villanueva, director general de Econocom Products & Solutions, considera que "las oficinas van a cambiar por completo", para adaptarse a las nuevas exigencias derivadas del coronavirus. "Vamos a ser testigos del smart office. Tenemos que hacer que los teletrabajadores tengan ganas de ir a la oficina y de mantener el contacto personal". Según explica a elEconomista, "la primera fase será preventiva, con la aplicación de soluciones tecnológicas e higiénicas que se adelantarán a las regulaciones, como la separación de espacios, toma de temperaturas, mascarillas, guantes, geles...".
En un segundo estadio se abordará el rediseño completo, donde "los puestos de trabajo serán secundarios, sin sitios asignados y sin efectos personales sobre la mesa. Utilizaremos taquillas inteligentes, las aplicaciones para optimizar el parking, habrá más metros para salas de reuniones con sistemas automatizados de reservas previas, de forma que entrará en juego la tecnología y el diseño propio de los espacios". Villanueva atisba un futuro inmediato con cámaras termográficas, teclados higienizantes e ionizantes, pantallas antibacterianas, mobiliario con dispensadores inteligentes, con modelos de comercialización de pago por uso.
Jesús Pérez, socio director de Nubsys, firma especializada en la implantación de soluciones integrales de tecnología, advierte de la "desconfianza que existe entre los usuarios a la hora de compartir espacios públicos o de trabajo, por miedo a ser contagiados o transmitir el virus". Por ese motivo, el uso de la Inteligencia Artificial "se ha trasladado ya a terminales de control de accesos, que reconocen y miden la temperatura de la palma de la mano o de nuestra cara, aunque llevemos mascarilla". "Incluso existen dispositivos como los kioskos de asistencia sanitaria con tres funciones: expendedor de mascarillas, medición de temperatura corporal sin contacto y dispensador de gel hidroalcohólico", señala Pérez.
Ascensores 'post-Covid'
Minutos antes de entrar en la oficina, probablemente haya que utilizar un ascensor. Ante ese peaje, fabricantes como Schlinder Ascensores proponen minimizar el riesgo del medio de transporte más utilizado del mundo. En su caso, la empresa ha lanzado diferentes kits con la tecnología para la eliminación del virus (lámparas ultravioletas y ozonizadores). Así, "incluyen un dispositivo higienizador y purificador del aire para espacios cerrados; un dosificador desinfectante para las manos; un sistema de desinfección de cabina mediante luz ultravioleta; la configuración del ascensor para la limitación de su carga; un dispositivo higienización de pasamanos en las escaleras mecánicas; vinilos de señalización en el suelo del ascensor y en las escaleras mecánicas para indicar la posición de los pasajeros", según Antonio Balldellou, director de Instalaciones Existentes y Modernizaciones de Schindler Iberia.
El mismo directivo indica que los ascensores reducirán el número de personas, con una carga máxima reducida en un 50% y también se instalarán pegatinas, a modo de marcas en el suelo, para sugerir la ubicación de los pasajeros guardando la distancia interpersonal. Además, en los próximos años, los ascensores serán capaces de reconocer por el rostro a los usuarios, de interactuar en la gestión de accesos y de aprender pautas de comportamiento", explica Baldellou.
