El fenómeno de la internacionalización ha entrado pisando fuerte entre las estrategias empresariales, y con él han llegado al terreno de juego nuevos retos a los que las compañías tienen que hacer frente. Uno de ellos es la gestión de los viajes de empresa, una asignatura todavía pendiente para muchas organizaciones, especialmente por el riesgo que estos pueden conllevar en determinadas ocasiones, sobre todo en el contexto de inestabilidad internacional en el que nos encontramos. Más noticias en la revista gratuita elEconomista Pymes, Autónomos y Emprendedores
Así lo confirman desde Gebta -el consorcio empresarial de agencias de viajes de empresa-, organización que recientemente apuntaba en el primer estudio de Gestión y seguridad en los viajes de empresa en España, que aunque el 84% de las compañías disponen de algún tipo de política de viajes escrita, sólo un 45% tienen definido y escrito un plan de seguridad para los desplazamientos corporativos.
Estos datos muestran la necesidad de incorporar reglas más claras para llevar a cabo estos procesos. La seguridad es la primera medida a tener en cuenta, ya que tal y como confirma el director general de Gebta, Marcel Forns, "el comportamiento del viaje de empresa es distinto al vacacional. Así, mientras que el turista deja de ir a un destino en conflicto, para el empresario no es así".
Por otro lado, la gestión de la asistencia de los viajeros sigue siendo un reto para las organizaciones, especialmente en un contexto en el que "los gastos del viaje se han visto reducidos durante los últimos años, mientras que su número ha crecido", explica Forns, quien añade que "con el proceso de la internacionalización, el viaje ha sido la palanca del crecimiento económico", una tendencia que también engloba a la pyme, lo que pone sobre la mesa la necesidad de analizar estos procesos para mejorar sus condiciones. Unos consejos que se recogen a continuación:
1. Participación de RRHH
Durante los últimos años, la gestión de estos viajes ha estado liderada especialmente por los departamentos económicos, lo que se ha traducido en un ahorro en costes. Sin embargo, garantizar la seguridad y la asistencia de los empleados desplazados corre a cuenta del departamento de Recursos Humanos, parte clave para mejorar esta gestión.
2. Incorporar y aclarar las normas y protocolos de seguridad
En muchas ocasiones, "el trabajador no conoce las coberturas que tiene en cuanto a seguridad o a quién recurrir", critica Forns. Además, tal y como revela el estudio de Gebta, un 61% de compañías no tiene un sistema de alertas actualizadas para detectar problemas en destino, y un 54% carece de planes de crisis o de emergencia, lo que hace necesario el desarrollo de estas políticas.
3. Acceso a un mapa de riesgo actualizado
Esta herramienta "permitiría identificar cuáles son las zonas donde el viaje sería más complicado", explica Forns, quien subraya también la importancia de contratar un servicio de alertas para detectar incidencias y diseñar una respuesta adecuada.
4. Aportar información previa
El estudio de Gebta -realizado tanto a grandes compañías como a pequeñas y medianas- señala que el nivel de información que las empresas facilitan a sus empleados antes del viaje es parcial, insuficiente y se centra en aspectos generales -28% de los casos-, seguido de las medidas de seguridad a seguir y la sanidad, los visados y vacunas -19%-, el itinerario del viaje -14%- y las coberturas de los seguros. Pero, además de ello, desde Gebta también recomiendan facilitar al Ministerio de Asuntos Exteriores los datos del viaje y de los viajeros, con el fin de facilitar una posible intervención ante una incidencia.
5. Apoyo de profesionales
"La empresa española está demandado saber cuáles son las alternativas para garantizar la protección de sus viajeros", cuenta Javier Ruz Bentué, responsable comercial de Healix España, una compañía de soluciones de asistencia sanitaria y de gestión de riesgo en viajes. El coste de la atención sanitaria está en torno a 1.401.052 euros, unas cifras que, según Ruz, se reducen con la combinación del seguro con una empresa especializada.
