Transportes y Turismo

Los viajes corporativos se reinventan con la digitalización

  • Las empresas reducen sus gastos con herramientas que agilizan la toma de decisiones

La pandemia trajo consigo, además de una paralización de la actividad económica y las consecuencias sociosanitarias derivadas de la misma, la paralización de un sector que hasta entonces no dejaba de cosechar cifras récord. La gestión de los viajes de empresa se vio completamente alterada durante y después de la pandemia.

Así, tras el reinicio de la actividad económica, las empresas se vieron obligadas a buscar nuevas fórmulas más eficientes en la gestión de los viajes de empresa. Esta fue una de las conclusiones del Observatorio Empresarial 'Hacia una gestión de los viajes de empresa postpandemia más estratégica, eficiente, sostenible y humana', organizado por elEconomista y que contó con la colaboración de Consultia Business Travel.

Para el consejero delegado de Consultia Business Travel, Carlos Martínez, el objetivo es "simplificar la movilidad para las empresas. Para ello, hemos creado Destinux, una tecnología que se encarga de digitalizar y automatizar los procesos de gestión de viajes y lo complementamos con un servicio personalizado que ayuda y monitoriza antes durante y después del viaje y dando asistencia cada vez que se necesita. Con eso conseguimos eficiencia para la empresa y por otro cuidamos mucho a la persona que viaja".

El mismo argumento defendió Juan Manuel Baixauli, responsable de operaciones y fundador de Consultia Business Travel. "Nos dimos cuenta a principios del siglo XXI de la proliferación de sistemas de reserva y las dificultades que esto iba a suponer para la empresa, ya que iba a requerir buscar modelos de mucha eficiencia. Por eso, nuestra obsesión desde el primer día ha sido la simplificación y la digitalización de los procesos de una empresa en los viajes, siempre manteniendo un servicio muy personal", explicó el directivo.

Y es que, tras el confinamiento, las empresas mantienen la necesidad de movilidad. Así lo explicaba Javier Juárez, consejero delegado de PWE Spain, para cuya empresa "es necesario viajar para poder crecer". Así, el directivo recordó que su negocio, por el tipo de cliente que tenemos, "necesita el contacto físico y hemos visto cómo se ha ido sosteniendo y no hemos podido crecer hasta que se ha ido resolviendo la libertad de movimiento".

En la misma línea se pronunció Agustín Jiménez, HR Business Partner Operaciones de Auxiliar Conservera, para quien "en muy poco tiempo hemos pasado de un volumen muy reducido a un volumen de viajeros que ha crecido a nivel exponencial". Para poder gestionar esta situación, Jiménez apuntó que "esto no supuso un gran conflicto en el que el sistema de gestión no daba de sí y nos vimos abocados a profesionalizar este proceso de gestión de viajes".

Pese a que los viajes de empresa siguen siendo necesarios tras la pandemia, el nivel de viajes no ha recuperado los niveles previos a la misma. Así lo reconoció el director general de Gebta, Marcel Fons, quien comentó que "en marzo alcanzamos el 75% del nivel de viajes de empresa si lo comparamos con 2019, que fue el mejor año de la historia". Tal y como explicó, "las grandes corporaciones están viajando menos por un tema de cultura empresarial, políticas de viaje más restrictivas y que determinados mercados están cerrados o son de difícil acceso". No obstante, considera que hay una "tendencia a la recuperación" y que las previsiones para este ejercicio son "buenas".

La recuperación en España

Pero el sector de los viajes de negocio en España se ha visto menos afectado que los países centroeuropeos por los cierres en Asia. Así lo defendió Marcel Fons, ya que "los mercados en los que se mueven las empresas españolas han estado abiertos antes. Además, el viaje doméstico está prácticamente en los mismos niveles que en 2019". Ante esta situación, España se sitúa en una "posición bastante favorable". Así, en los primeros cinco meses del año el volumen de viajes debería estar en el 75% de 2019. Preguntado por si se recuperará ese 25% restante, Fons aclaró que "es muy difícil hacer previsiones". Asimismo, recordó que en 2018 Gebta llevó a cabo un estudio con proyecciones hasta 2026. En el mismo se reconocía que el mercado "perdería el 15% del número de viajes debido a la confluencia de tres factores; por la relocalización de la cadena de producción y suministro; el impacto del 5G, que permitiría cierta reducción de viajes de carácter menos esencial; y el impacto de las políticas de sostenibilidad, que son una herramienta de RSC y de reducción de viajes".

En el caso de Consultia Business Travel, Carlos Martínez, apuntó que "con el lanzamiento de Destinux estamos un 40% por encima de la facturación de 2019 y un 300% frente a 2021. Estamos teniendo gran respuesta de los clientes". Además, reconoció que de la facturación actual que tiene la compañía, "el 40% es en cliente que ganamos durante la pandemia".

Martínez también destacó un cambio en los viajes: "Si te cierran un mercado en el que tienes el 10% o el 20% de la facturación, significa que o vas a bajar las ventas o necesitas buscar mercados nuevos para compensarlo. Todo ese cambio que no se va a producir en un año va a provocar que se tenga que viajar. Ahora bien, igual no se tiene que viajar a Asia, sino a países de la UE. Lo que vemos es que hay más viajes de los que había antes. También es verdad que se sustituyen otros viajes por el trabajo telemático".

Para Juan Manuel Bauxili, "el volumen de viajes por negocio suele ser un indicador adelantado de la evolución económica. En la medida que notamos que en un año crece el volumen de viajes, al año siguiente la economía va a mejor porque la gente ha salido a comprar, a vender y a hacer negocio y eso se nota. Por eso es tan importante que el viaje de negocios se recupere adecuadamente porque es un motor e indicador de la economía".

La necesidad de la empresa

En el otro lado de la balanza están las empresas cuyas necesidades han variado desde que comenzó la pandemia. Así, preguntados por si las empresas hacen distinción en los viajes de empresa entre la alta dirección y la plantilla, tanto Javier Juárez como Agustín Jiménez niegan que ni PWE Spain ni Auxiliar Conservera lleven a cabo este tipo de prácticas.

Carlos Martínez defendió que el uso de la herramienta Destinux "permite personalizar una política de viaje". Además, reconoce que este software como servicio (SaaS, por sus siglas en inglés) permite ahorrar a las empresas del "en torno del 20% del coste de los viajes en el primer año".

Además, Agustín Jiménez aseguró que desde Auxiliar Conservera identifican tres demandas importantes a la hora de gestionar los viajes de empresa. "El principal punto es la experiencia del viajero, la cual se convirtió en la prioridad número uno. Que todos los problemas tuviesen una solución al momento, que el viajero viajase con confianza y no con desconfianza. A raíz de ahí, adaptarnos a todas las necesidades que podían ser más superfluas. Nuestros viajeros han pasado de asegurar el hotel, a tener la conexión completa. Estos viajeros, quieren tener esa capacidad. Es igual de vital asegurar que el proceso del viaje de empresa no nos genera sobrecarga de trabajo a otros departamentos", explicó Jiménez. En esta línea, desde Auxiliar Conservera también consideran importante tener una "políticas de viajes actualizada", situación que se consiguió con un control de gasto al que se puede acceder a través de los datos. Con toda esta situación que han conseguido mediante la integración de Consultia, "hemos reducido la carga de trabajo a personas que se encargaban desde la logística del viaje a todo el proceso administrativo asociado y estamos reduciendo las facturas erróneas, así como la conciliación de tarjetas".

En la misma línea, Javier Juárez apuntó que en su empresa aprendieron mucho en la pandemia "porque nos ha dado tiempo a poder dedicarle tiempo a este asunto". Así, reconoce que "antes de trabajar con Consultia, trabajamos con otra agencia de viajes que tenía dos personas dedicadas solamente a estos asuntos, en los cuales no son expertos en ello. Con Consultia, en mes y medio las dos personas que estaban dedicadas a la cuenta de viajes están haciendo otras funciones en la compañía". Como ejemplo, Juárez detalló que antes "una persona facturaba en viajes 3.000 euros y ahora la hemos bajado a entre 1.500 y 1.600 euros".

A este punto, Juan Manuel Baixauli añade que "lo que eliminamos es lo que no aporta valor". Además, el fundador de Consultia Business Travel aseguró que "estamos simplemente en el principio de la digitalización. Es posible que haya un boom de utilización de sistemas virtuales por ser una experiencia novedosa, pero luego volveremos a sistemas híbridos donde compartamos presencialidad con virtualidad porque en el desarrollo del mundo virtual, creo que lo que viene nos va a sorprender".

Mayor sostenibilidad

También se ha notado tras la pandemia una mayor demanda por la sostenibilidad que se les exige a las empresas para compensar la huella de carbono de los viajes corporativos. Para Marcel Fons, "es un cambio que se ha producido de manera reciente en el conjunto del mercado. Antes era un tema muy asociado a las grandes empresas y empresas de tamaño menor tienen incorporadas políticas de este ámbito. Digamos que es un elemento que no está desarrollado del mimo modo en todas las partes".

Asimismo, empresas como Auxiliar Conservera reconocen que miden la huella de carbono desde hace un par de años. "Esto nos da mucha información para lanzar acciones en materia de RSC para compensar esa huella de carbono", apunta Jiménez.

Juan Manuel Baixauli destacó que la sostenibilidad "no solo es algo que está entrando en la normativa, sino que las generaciones nuevas son conscientes de que o hacemos algo para salvar el planeta o nos lo llevamos por delante. Hay normativas que exigen informes de huella de carbono y que se va a ir extendiendo. De hecho, a partir de 2023 va a ser obligatorio para muchas empresas en España".

Tan es así que Javier Juárez reconoce que "desde hace cuatro años en PWE tuvimos que sacar la ISO de calidad y medio ambiente como empresa y como grupo. La experiencia es que hay clientes top de nuestra cartera que nos lo exige para poder ser proveedores".

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