Hasta ahora, herramientas como Word, PDF o incluso Excel habían sido el gran aliado a la hora de elaborar, gestionar y presentar facturas y la contabilidad de los negocios de pymes y autónomos. Estos formatos eran sencillos de usar, pero con la ley Crea y Crece (aprobada hace dos años) va a cambiar esto para siempre.
Esto es porque el Gobierno español está dando un importante paso hacia la digitalización de las transacciones comerciales con la introducción de la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales. El nuevo Real Decreto, que desarrolla la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas, establece los requisitos técnicos y de información para la implementación de un nuevo sistema, que entrará en vigor 12 meses después de su publicación en el Boletín Oficial del Estado.
La obligación de emitir y recibir facturas electrónicas se extiende a todas las relaciones comerciales entre empresas y autónomos que tengan su actividad en España. Esto significa que la mayoría de las pymes y autónomos deberán adaptarse a este nuevo sistema.
¿Cómo funciona el sistema de factura electrónica?
El sistema español de factura electrónica estará compuesto por plataformas privadas de intercambio de facturas y por una solución pública de facturación electrónica gestionada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Las empresas podrán elegir entre utilizar una plataforma privada, la solución pública o una combinación de ambas, en cualquier caso, todas las facturas deberán ser remitidas en copia a la solución pública para su almacenamiento y control.
¿Qué ventajas ofrece la factura electrónica?
La factura electrónica no solo agilizará las transacciones comerciales, sino que también contribuirá a reducir la morosidad, un problema que afecta especialmente a las pymes. Esto se debe a que al digitalizar el proceso de facturación, se mejora la trazabilidad de los pagos y se facilita el control de los plazos, fomentando así una cultura de pagos más puntual.
Además, la factura electrónica permitirá a las empresas ahorrar costes y tiempo en la gestión administrativa, al eliminar la necesidad de imprimir, enviar y archivar facturas en papel.
Será a partir de 2025 que esta normativa se aplique a todo el mundo, y desde eso momento las empresas deberán elegir un proveedor de servicios de facturación electrónica o utilizar la solución pública gratuita. También deberán adaptar sus sistemas internos para poder emitir y recibir facturas en formato electrónico.
¿Qué pasa si no cumplo con la obligación de factura electrónica?
El incumplimiento de esta nueva normativa puede acarrear sanciones económicas. Además, las empresas que no se adapten a este nuevo sistema podrían quedar fuera del mercado, ya que cada vez más empresas exigirán a sus proveedores que les envíen facturas electrónicas.
La introducción de la factura electrónica obligatoria es un paso importante hacia la modernización de la economía española. Pero es fundamental que las empresas se preparen con tiempo para cumplir con esta nueva obligación y aprovechar al máximo las ventajas que ofrece la factura electrónica en términos de eficiencia, ahorro de costes y reducción de la morosidad.