Durante muchos años (casi 50 ya), la mejora de las operaciones se ha visto monopolizada por conceptos como el lean management, Just in Time, six sigma… conceptos herederos de la industria del automóvil y que han nutrido la mayoría de las fábricas de mejoras enfocadas al incremento de la eficiencia (llegando incluso a procesos administrativos, como en el lean office y también en la estrategia y en el área comercial).
Estoy de acuerdo en que todo proceso puede ser mejorado, en cualquier área, y puede ser susceptible de ser analizado, medido, repensado y optimizado. Pero debemos plantearnos varias preguntas antes de plantear una mejora:
¿Esa mejora realmente me impacta en la cuenta de resultados de la empresa?
¿Vale la pena esa mejora el consecuente coste de recursos (tiempo, dinero, tecnología…)?
Cuando mejoramos el proceso, ¿estamos valorando la foto global? ¿Nos estamos perdiendo una intervención más global y con mayor efecto?
¿Hemos analizado si el problema realmente está en esa área? ¿Puede ser que venga de aguas arriba o aguas abajo en la cadena de valor?
Y seguramente, la más importante: ¿tu cliente va a valorar esa mejora de alguna manera?
En muchas ocasiones, y dado que las empresas ya tienen un nivel de eficiencia bastante alto tras años de mejoras, automatización, formación, medición… los nuevos ciclos de mejora dejan de tener el efecto que solían y el coste que conllevan ya no tiene sentido. De hecho, muchas empresas se empeñan en acometer mejoras sin mejorar los resultados económicos de la empresa.
¿Eso significa que la mejora tiene un límite? No, y menos aún que debamos dejar de mejorar. Pero significa que las mejoras localizadas tienen un límite en cuanto a su coste/beneficio, y que existen multitud de mejoras en las empresas, posiblemente con un efecto mayor a estas pequeñas mejoras dentro de un área.
Si queremos mejorar de manera contundente los resultados de la empresa desde las operaciones, debemos tener una visión más amplia, un alcance mayor, y seguramente, una ambición mucho mayor. Y más en los últimos tiempos, en los que nos hemos visto sacudidos por eventos que nos recuerdan la importancia de:
La necesidad de tener una cadena de suministro resistente (resiliencia) teniendo alternativas de suministro y logísticas para asegurar el servicio a nuestros clientes con las menores tensiones posibles.
La importancia de la disponibilidad de las materias primas y componentes, equilibrando las inversiones en circulante con la disponibilidad de stocks.
Las posibilidades de reducir procesos de poco valor mediante la automatización y la transformación digital.
La necesidad de gestionar la complejidad (nº de referencias de compra, nº de materias oprimas, nº de rutas de fabricación, nº de productos intermedios, nº de clientes, diversidad de clientes, diversidad de mercados distintos…) que nos obliga a tener las nuevas necesidades de nuestros clientes.
Y que evidentemente son las prioridades que debemos gestionar.
¿Qué son las mejoras globales?
Las mejoras globales son las que dan coherencia a la implantación de la estrategia, las que buscan la optimización de los resultados actuando en varias áreas de la empresa y cuyo impacto en la mejora de los resultados es mucho mayor, más consistente y más duradera que las distintas mejoras locales.
¿Cómo se abordan estos proyectos de mejora global? Hay varios puntos a tener en cuenta:
Empezaremos dándole coherencia a las operaciones con la estrategia de la empresa. Debemos conocer al cliente y concretar la propuesta de valor: ¿qué y cómo le ofrecemos para satisfacer sus necesidades?
Foco en el valor al cliente: Debemos empezar el proceso desde las necesidades del cliente: si le damos mayor valor al cliente, obtendremos mayor margen y por tanto, mayores beneficios.
Valor a la empresa y a los trabajadores: defendiendo el valor al cliente, debemos luego incrementar el valor de nuestros procesos internos y hacerlos eficientes sin perder de vista el punto anterior.
Definir objetivos globales y ambiciosos pero muy claros: mejora de 2,5 puntos del EBITDA sobre ventas, mejora de la eficiencia productiva en un 12%, reducción de las mermas en un 23%.
Análisis del proceso global de la empresa (order to cash), y detenernos y detallar los procesos operativos que intervienen en el área de mejora, pero también detallar los que están aguas arriba y aguas abajo, donde muchas veces está la oportunidad de mejora. Debemos ser creativos y pensar de manera disruptiva: como ejemplo, podemos analizar cómo podemos mejorar el nivel de servicio al cliente final; normalmente buscaríamos una mejora en el proceso productivo o/y en la planificación, pero ¿y si podemos ordenar la entrada de pedidos con el área comercial para optimizar la producción? ¿Y si podemos hablar con el área de logística para modificar las expediciones y mejorar nuestro nivel de cumplimiento en las entregas mejorando la eficiencia de la planta?
Monitorizar digitalmente los procesos para detectar desviaciones y diferencias que puedan impedir llegar a los objetivos marcados.
De lo más importante: definir equipos de trabajo transversales, de distintos departamentos y niveles pero con capacidad de decisión y de ejecución. Así multiplicamos los grupos de trabajo y creamos cantera de directivos y de mandos intermedios. Personas de distintos departamentos aportan visiones distintas y obliga a entender toda la empresa y considerar los distintos puntos de vista y repartir las responsabilidades evitan los silos de decisiones.
Compartir la información de manera continua para que la comunicación de los equipos de trabajo esté actualizada y sea la mejor en cada momento. Delegar
La capacidad de impacto de los proyectos de mejora global multiplica el efecto de la mejora focalizada, prioriza los objetivos y alinea la acción diaria con la estrategia, cohesiona y coordina mejor a los equipos y fija dinámicas de optimización en las personas, que crecen en su entendimiento de la empresa y en la generación de iniciativas de mejora de los resultados.
En Improven llevamos 25 años mejorando los resultados de nuestros clientes con una aproximación global, entendiendo la estrategia de la empresa e implantando desde ahí mejoras en los procesos de negocio entendiendo toda la compañía, con el cliente en el centro, y acompañando a los trabajadores, sean operarios directivos o mandos intermedios, a evolucionar como equipo y como miembro de la empresa para dar su mejor versión.
