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Las empresas deberán guardar cuatro años los datos de afiliación

  • La conservación de documentos se unifica con los plazos para imponer las sanciones
Foto: Archivo

El plazo para la conservación de los documentos de inscripción, afiliación y altas, bajas y variaciones de datos se establece a partir de hoy en cuatro años, equiparándose así expresamente al fijado como límite para la aplicación de sanciones en el Texto Refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.

Así, se regula en el Real Decreto 708/2015, de 24 de julio, por el que se modifican diversos reglamentos generales en el ámbito de la Seguridad Social para la aplicación y desarrollo de la Ley 34/2014, de 26 de diciembre, de medidas en materia de liquidación e ingreso de cuotas de la Seguridad Social, y de otras disposiciones legales, que hoy entra en vigor.

Además, se actualizan y armoniza el plazo para la devolución de las cuotas indebidamente ingresadas en caso de afiliaciones indebidas y el de reclamación de las cuotas en caso de bajas indebidas, que se acomodan así expresamente a los plazos de prescripción del derecho a esa devolución y para exigir el ingreso de las cuotas, fijados también en cuatro años por el texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social.

Desde el pasado 1 de junio, todos los datos relativos a los solicitantes de prestaciones económicas del Sistema de Seguridad Social que obren en poder de las entidades gestoras y que hayan sido remitidos por otros organismos públicos o por empresas mediante transmisión telemática, o cuando aquellos se consoliden en las bases de datos corporativas del Sistema de Seguridad Social como consecuencia del acceso informático directo a las bases de datos corporativas de otros organismos o empresas, surten plenos efectos y tienen la misma validez que si hubieran sido notificados por dichos organismos o empresas mediante certificación en soporte papel.

Nuevos trámites

El nuevo modelo de liquidación de cuotas que se implanta, efectuado directamente por la Tesorería General de la Seguridad Social, se caracteriza por un cálculo individualizado de la cotización de cada trabajador, dentro del código de cuenta de cotización en el que figure en alta y elaborado en función de la información que ya obra en poder de dicho organismo y de aquella otra que ha de ser proporcionada por el sujeto responsable del cumplimiento de la obligación de cotizar, regulada a través del Real Decreto que hoy entra en vigor.

El nuevo Reglamento adapta la regulación contenida en los Reglamentos generales sobre inscripción de empresas y afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores en la Seguridad Social,; sobre Cotización y liquidación de otros derechos de la Seguridad Social; y de Recaudación de la Seguridad Social,que constituyen el conjunto normativo sobre el que incide el nuevo modelo de liquidación de cuotas.

Las modificaciones están dirigidas a la consecución de una mayor simplificación y uniformidad en la gestión de los actos de encuadramiento de empresas y trabajadores en los distintos regímenes de la Seguridad Social y a dar una nueva regulación a los distintos trámites relativos a la liquidación de cuotas y a su impugnación.

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