El Boletín Oficial del Estado (BOE) publicó ayer la Instrucción de 1 de julio de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado que persigue establecer mecanismos de seguridad y cifrado de los ficheros de los libros de empresarios remitidos electrónicamente para su legalización ante el Registro Mercantil, y que complementa y aclara la dictada el pasado 12 de febrero de 2015, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013 de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.
Ambas Instrucciones buscan, de este modo, facilitar y simplificar la presentación electrónica de los libros de los empresarios en un entorno de mayor seguridad jurídica. Y ello en tanto que desde la promulgación de la Ley 14/2013, todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a la ley, deben legalizarse telemáticamente en el Registro después de su cumplimentación en soporte electrónico, en los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio.
La Instrucción que se acaba de publicar en el BOE atiende, según ha explicado el Ministerio de Justicia, a las demandas de los colectivos afectados que habían mostrado su interés en que determinados libros obligatorios pudiesen acceder a la legalización ante el Registro Mercantil en un formato electrónico cerrado. De este modo, aclara que conforme a la legislación vigente, los ficheros que contienen los libros de los empresarios no se conservan en el Registro Mercantil ni, por tanto, se puede dar publicidad de su contenido. El Registro Mercantil conserva únicamente copia de la certificación de legalización de los libros, pero nunca del contenido de los mismos. Además, añade, que si el archivo está encriptado, ni el registrador ni el personal a su cargo tiene acceso a su contenido.
Por otro lado, la Instrucción arroja luz determinados aspectos que habían suscitado dudas de aplicación, como son la inmediata destrucción de los archivos electrónicos recibidos por el Registro Mercantil una vez realizada la legalización; o la previsión de trazabilidad informática de los ficheros electrónicos, entre otros
Asimismo se refiere a la encriptación de archivos que puede llevarse a cabo por el mismo interesado, utilizando herramientas de acceso público, o por medio de un tercero de confianza, de conformidad con la normativa sobre firma electrónica. A este respecto, aclara que si así lo solicita un juez o un tribunal, el registrador certificará que los libros a que se refiere la solicitud son los mismos que en su día se legalizaron.
Información "sensible"
También ha comunicado el Ministerio que la Asociación de Emisores Españoles, que engloba a empresas cotizadas españolas, "ha expresado su satisfacción por la publicación de esta Instrucción".
Y es que, a juicio de la Asociación, "contribuye a asegurar la confidencialidad de su información sensible y facilita, al mismo tiempo, una adaptación progresiva al nuevo sistema de legalización telemática de los libros de los empresarios, que supone un régimen caracterizado por una mayor seguridad jurídica".
