La transformación digital afecta a todo tipo de servicios, incluyendo los relacionados con la gestión empresarial de las pequeñas y medianas compañías.
Llevar papeles a un notario o formalizar un contrato laboral de manera presencial podrían convertirse en gestiones del pasado con la proliferación de empresas que ofrecen prestaciones de todo tipo de manera telemática. Ante esta situación, las pymes han de aprender a adaptarse a un nuevo mercado de servicios de gestión para beneficiarse de las posibilidades que ofrecen, especialmente, en lo relativo al tiempo y al dinero. Servicios tales como abogados en línea, conferencias seguras a distancia y redacción de contratos automáticos son ya una realidad al alcance de todos que el empresario puede adaptar a las necesidades de su corporación.
Protección de la comunicación
Un 68% de las pymes utiliza sus teléfonos móviles para comunicarse a nivel interno según el Informe sobre el uso de las TIC de la empresa de software de gestión empresarial Sage.
De esta forma, se hace imprescindible contar con un sistema de protección específico para evitar posibles ataques a la seguridad de las comunicaciones empresariales internas. Para ello, existen aplicaciones móviles de mensajería instantánea como Nepcom cuyas medidas de seguridad especializadas evitan tanto la sustracción de datos transferidos como la alterabilidad de la información que se transmite a través de su sistema. Esta app, de origen catalán, puede descargarse tanto en el sistema operativo iOS como en Android para organizar los contactos necesarios en grupos diferenciados, crear salas de chat y configurar un estado del perfil relacionado con el ámbito corporativo.
Por otra parte, Council Box es una alternativa si se necesita convocar una reunión pero no todos los asistentes pueden estar en la misma sala. Se trata de una herramienta para proteger las reuniones de empresa a distancia que además permite realizar con normalidad todos los procedimientos habituales de estos actos como el voto electrónico, administrar los turnos de palabra y crear actas que recopilen los puntos tratados y lo acuerdos.
Auditorías legales y contables
Los detalles de las normas y regulaciones estatales o regionales que las compañías están obligadas a cumplir pueden pasar desapercibidos en el trabajo diario de una empresa pequeña o mediana.
Para evitar multas o sanciones de caracter legal, existen entidades como SaaS Legal, especialistas en servicios jurídicos tecnológicos, que ofrecen el servicio especializado Compaas, que incluye auditorías y la adaptación a los cambios normativos. Si se trata de empresas con importante presencia en Internet que, por ejemplo, comercialicen sus productos y servicios a través de un marketplace en línea, Zero Report ofrece informes de legalidad de páginas web y empresas de forma completamente automatizada a través de un algoritmo específico capaz de adaptarse a las necesidades de cada compañía. Gestorum es otra de las plataformas que permiten contratar a expertos en contabilidad, gestión laboral o cuestiones legales para coordinar las pymes Esta compañía tiene una plataforma online en la que se puede consultar, en cualquier momento, la información necesaria sobre facturas, balances, así como el estado de los contratos laborales.
Redacción de contratos
FormalDocs o Bigle Legal ofrecen un servicio de generación de contratos de manera automática. Los pasos a seguir son: elegir un modelo, rellenar un formulario y descargar todo tipo de convenios de trabajo, confidencialidad o compraventa. Sergio Esteve, cofundador de Bigle Legal, explica que sus principales clientes en España son las pymes y que los documentos que más tramitan son contratos de prestación de servicios, textos legales para páginas web, pactos de socios y diversos contratos de confidencialidad.
Registro de marcas
Desde comprobar si la marca que se quiere registrar existe, hasta la creación final del dominio pueden gestionarse de manera automatizada a través de plataformas como TMClick o Pyme Legal. Esta última es la más completa en el ámbito ya que ofrece también asistencia en caso de ser necesaria la recuperación de un dominio comercial. La plataforma se encarga tanto del proceso de negociación y la compra como de las gestiones administrativas correspondientes.
