Especial Recursos humanos

Mapfre, la experiencia de teletrabajar sin período de prueba

  • Mapfre desplegó sus planes de contingencia para cuidar de la salud de sus empleados, colaboradores y clientes

Desde el primer momento, Mapfre fue consciente del impacto que el Covid-19 podía generar y desplegó rápidamente sus planes de contingencia para cumplir con un triple objetivo: cuidar de la salud de empleados, colaboradores y clientes, la continuidad del negocio y proteger la marca Mapfre y su reputación.

A medida que la crisis sanitaria se iba extendiendo, Mapfre se ha ido adaptando y adelantando a las necesidades de cada momento. A través del trabajo en coordinación entre las distintas direcciones y países, se han ido definiendo las necesidades de cada fase, y estableciendo procedimientos y protocolos tanto en aspectos sanitarios, como de prevención y laborales. En varios países, Mapfre se adelantó en su adaptación a un escenario de restricción absoluta de movilidad, en varias semanas, a sus respectivos gobiernos.

Todas las áreas y países han trabajado en paralelo varias medidas que se implantaron rápidamente. La primera de ellas fue el teletrabajo y la disminución de la densidad de ocupación en todos los edificios, con el objetivo de evitar los contagios. En pocos días, la mayor parte de los empleados, más de 30.000 en todo el mundo, trabajaban desde casa. El desarrollo de la iniciativa Reto Digital fue clave para conseguirlo.

Implemenar el teletrabajo

La implantación del teletrabajo se articuló a través de un conjunto de medidas globales que fueron adaptándose dinámicamente a la evolución de la crisis en las distintas geografías. La estrategia de globalización y transformación tecnológica llevada a cabo en los últimos años, ha ido dotando a Mapfre de las capacidades, modelos operativos y el gobierno que ha permitido reaccionar y gestionar esta crisis de forma rápida, ágil y coordinada, no solo con regiones y países, sino con las demás áreas e incluso con importantes proveedores de TI.

Esta situación ha requerido una multiplicidad de actuaciones, para posibilitar el mantenimiento del servicio en estas nuevas condiciones de uso, entre ellas:

- Refuerzo de los accesos de Internet en los CPD's corporativos para garantizar el tráfico de comunicaciones.

- Despliegue de soluciones para atender las llamadas de los clientes y el acceso a las aplicaciones con el fin de que los operadores pudieran trabajar desde sus domicilios. Son más de 5.400 posiciones.

- Se incrementaron los servidores y licencias dedicados al acceso remoto. También se amplió la infraestructura de los puestos de trabajo virtuales.

- Se configuraron y distribuyeron nuevas herramientas tecnológicas (portátiles, teléfonos móviles).

- Se reforzaron los equipos de atención al usuario para dotarles de capacidad para atender a la nueva demanda.

La modalidad de teletrabajo ha conllevado el uso intensivo de las herramientas de colaboración y ha hecho que más de 27.000 usuarios estén usando las herramientas corporativas de mensajería instantánea y videoconferencia, que se han convertido en elemento básico del día a día de muchos de nosotros, manteniéndonos informados, coordinados y conectados.

Potenciar la formación en las nuevas herramientas colaborativas, aprender a trabajar en remoto, tips que permitieran mejorar las reuniones, las comunicaciones entre los compañeros, así como consejos de teletrabajo, se han desplegado desde el primer momento a través de los distintos canales de comunicación internos para ayudar a los empleados a gestionar un cambio que no ha podido tener periodo de prueba.

De forma paralela, y con el fin de disminuir el riesgo de transmisión, se identificaron y tomaron medidas para los colectivos más vulnerables, se divulgó información sobre la enfermedad y su sintomatología y se implantaron medidas de profilaxis. De forma continua los servicios médicos de los países en los que Mapfre está presente han realizado el seguimiento de los empleados contagiados o con sintomatología.

En el ámbito de las relaciones laborales, la empresa en cada país ha establecido un régimen especial para permitir la conciliación en el desarrollo de la jornada de trabajo con las necesidades personales y familiares de los empleados, intentando ser flexibles en una situación complicada para todos y confiando en la responsabilidad individual de cada uno de los empleados en la gestión de su propio trabajo. Por otro lado, y de acuerdo a la capacidad de cada equipo, los empleados se han apoyado entre ellos realizando funciones de otros departamentos con mayores picos de trabajo en estas circunstancias.

También se han desplegado acciones de apoyo a los empleados y sus familias, con asesoramiento psicológico al que pueden acceder más del 80% de los empleados en el mundo; y la promoción de actividades sociales y en familia, en cada uno de los países.

La empresa ha puesto en marcha un amplio paquete de medidas sociales a través de Fundación Mapfre, para atender las necesidades más urgentes de la sociedad

Desde el primer momento, la comunicación ha sido prioritaria para explicar y poner en valor la respuesta integral dada por Mapfre y Fundación Mapfre para contribuir a la lucha contra el coronavirus y a paliar sus efectos económicos y sociales. Con ello, se ha transmitido confianza, unidad y empatía con empleados, colaboradores, clientes y la sociedad, y la mejor forma de expresarlo ha sido con el lema #EnMAPFREmásUnidosQueNunca. En definitiva, a través de la comunicación, Mapfre ha querido poner en valor el profundo sentido de la responsabilidad corporativa como uno de los pilares de su reputación.

En este momento de enorme incertidumbre, los empleados han estado informados en todo momento sobre las actuaciones, medidas, recomendaciones... que la compañía ha llevado a cabo a través de los distintos canales de comunicación internos: intranet, la App Personas Mapfre para empleados, newsletters... reforzar la motivación y el sentimiento de pertenencia de los empleados y su orgullo ante la respuesta del Grupo a este desafío global. En este sentido, se han organizado encuentros virtuales del presidente y la directora general de Personas y Organización, respondiendo a preguntas de los empleados, ente otras acciones.

También se han aprovechado las capacidades aumentadas que facilita la nueva web corporativa, www.mapfre.com, para informar de todas las acciones que la compañía ha ido anunciando, y en redes sociales se han lanzado una serie de campañas de interacción con los seguidores de la compañía.

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