Hay épocas en las que el trabajo se acumula. Y mucho. Tenemos encima una pila de tareas enormes que no sabemos por dónde empezar, hasta el punto que verla nos hace procrastinar por lo cuesta arriba que vemos que nos va a hacer.
¿Cómo desbloquear esta situación? Pues empieza de forma muy fácil: sacando papel y boli.
En el papel dibujamos una matriz donde el eje X refleja el nivel de urgencia y en eje Y la importancia (como puedes ver en la imagen que encabeza este artículo). Y sí, ya adelantamos que la clave es diferenciar entre lo urgente y lo importante.
4 tipos de tareas para priorizar
De esta forma, nos quedarán 4 cuadrantes que corresponden con 4 tipos de tareas:
- Las que son urgentes e importantes, y debemos hacer ya
- Las que importantes pero no urgentes, y que debemos planearlas y no calendarizarlas
- Las que son urgentes pero no son importantes, y que conviene delegar si podemos
- Y las que no son ni urgentes ni importantes, y que podemos directamente descartar
A continuación, simplemente introduce tus tareas en la matriz, clasificándolas por su combinación de urgencia e importancia. La verdadera clave está en lo que haces a continuación.
Una vez que veas todas tus tareas en la matriz, delega las urgentes y no importantes y programa las importantes pero no urgentes, y luego ponte a trabajar en tus tareas urgentes, las del cuadrante superior derecho. Si el plazo se acerca, hazlas primero antes de preocuparte por delegar o programar.
Esta representación visual del grado de importancia y urgencia de cada responsabilidad puede ayudarte a decidir a qué dedicar tu tiempo en lugar de perder el tiempo preocupándote por lo mucho que crees que tienes que hacer, algo en lo que caemos todos.
Ya sabes que programar tus tareas es una prioridad importante cuando se trata de ser productivo y sacar las cosas adelante. Pero cuando tienes un montón de tareas y ni siquiera sabes por dónde empezar a programarlas por prioridades, necesitas un método eficaz para decidir qué hacer de inmediato, qué delegar y de qué olvidarte. Y ahí es donde aparece esta Matriz de Eisenhower puede ayudarte a ordenar todo eso.
Un método con historia
Esta herramienta de evaluación y productividad debe su nombre al ex presidente norteamericano Dwight Eisenhower (1890-1969), que en una ocasión citó la frase del profesor universitario Roscoe Miller: "Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes".
La frase la pude decir Roscoe Miller, pero el hombre más famoso acabó teniendo el honor de que este sistema llevara su nombre.