Zaragoza
Fichar a la entrada y salida de la empresa sigue siendo un problema en algunas compañías. Y así lo reflejan las 3.299 infracciones en materia de registro de jornada según el Instituto Nacional de Estadística e Inspección de Trabajo. Son datos que se producen a pesar de que la gestión horaria es obligatoria desde 2019, conforme el Real Decreto-Ley 8/2019 y el punto 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
Varias son las causas que están detrás de este dato. Y una de las principales es la falta de claridad de las políticas de registro de jornada y su cumplimiento. "Las empresas deben establecer pautas precisas y educar a sus empleados porque, si no están claras de cara a la plantilla, se generan los problemas. Es cuando empiezan las preguntas sobre si hay que fichar cuando se entra y se sale a tomar café o cuando voy a fumar un cigarrillo", afirma Marcelo Dos Reis, CEO del Grupo SPEC, a elEconomista
Es clave esclarecer estas pautas poco precisas "para ver si se ficha de forma correcta o no porque después hay una inspección que es la que dice si se hace bien o no, por ejemplo, en vacaciones. Hay empresas que las tienen registradas en el sistema de nóminas y no en el control de horario. Ahí comienzan también los problemas", añade Dos Reis.
Y no son los únicos. La ley es clara sobre los tiempos de descanso y el máximo de horas extra, "pero también tiene unos aspectos oscuros como los relacionados con salir a fumar. Hasta ahora no había legislación al respecto y la empresa podía o no hacerlo. A raíz de un fallo, ha salido la jurisprudencia en la que la ley habilita a las compañías a establecer ese control para salir a fumar. Es un punto que se ha aclarado cuatro años más tarde", incide. Dentro de los aspectos menos precisos estarían a su vez la salida al médico o para tomar un café.
Precisamente, entre las infracciones detectadas más habituales siguen figurando todas aquellas relacionadas con el tiempo de trabajo. "Se ficha en la entrada y en la salida y no en el medio por lo que salen más horas de las que realmente son cuando la empresa hace el cálculo".
La incorrecta o nula implantación de un sistema efectivo es otra de las causas que explica el número de infracciones. Y esto es especialmente importante porque, ante cualquier irregularidad en el control horario ya sea por los empleados o el software utilizado, la última responsable es la compañía. Actualmente, sigue habiendo grandes empresas que continúan fichando en papel en aquellas delegaciones o centros de trabajo con pocos empleados. Pero, además, a la hora de elegir un sistema, se opta por software generalista de Recursos Humanos. "Me sorprende ver que empresas con necesidades de gestión horaria porque tienen turnos de trabajo, delegaciones… los utilizan porque no les dan una buena solución. Si hay un problema en la gestión del horario, un software generalista no va a resolverlo".
Es un factor a tener en cuenta porque las empresas pueden ser objeto de sanciones legales y económicas que oscilan entre los 60 y 6.250 euros. No es el único impacto negativo. Hay otro factor que tiene una especial relevancia: la pérdida de confianza por parte de los empleados. "Y esto es lo más preocupante".
La legislación nació con algunos aspectos "oscuros" como la salida para fumar, que se ha esclarecido cuatro años más tarde
Pero, además, se pueden experimentar problemas de gestión de jornada laboral y falta de datos precisos. "No se puede mejorar lo que no se mide y, en consecuencia, las decisiones que se tomen pueden ser malas y graves".
A estos factores, cabe sumar cómo interpreta la ley la propia empresa y cómo hace la gestión horaria. Y, sobre todo, es clave que la empresa trabaje en la cultura "porque no es solo fichar. Si no se explica, puede generar reticencias entre los empleados. Es para gestionar bien y no solo cumplir la ley. Es una herramienta de gestión beneficiosa tanto para la compañía como para los empleados", incide Marcelo Dos Reis.
La compañía debe comunicarse así con su plantilla para explicar la función del control horario y sus beneficios como saber las horas trabajadas exactas y, si es preciso, reclamar la remuneración de horas extra. Y, para que funcione todo correctamente, se debe tener presente que el sistema sea cómodo para los empleados y respete el Reglamento Europeo de Protección de Datos.
Ventajas para empresa y empleados
De cara a los empleados, la gestión horaria tiene más ventajas más allá del control de las posibles hora extra. "Hoy en día, el control horario no es como un reloj", añade el CEO de Grupo SPEC, especializado en soluciones de control horario y gestión de accesos. De hecho, uno de los principales beneficios es hacer más fácil el cambio de turno. Anteriormente, había que rellenar una solicitud, pasar por Recursos Humanos, tener el visto bueno del superior y que se aprobase. Ahora, se puede hacer desde el móvil y, en cinco minutos, está modificado en el sistema. "Es beneficioso para el empleado y hay que mostrarlo".
También es posible tener en el móvil el calendario de trabajo para saber si hay que hacer guardia en períodos como la Navidad –es muy útil en el caso de los empleados de sanidad-, o ver el turno de trabajo, lo que es especialmente cómodo para sectores relacionados con la salud, retail, logística o casinos en los que es habitual la actividad los 365 días del año con personas que cambian de turno todo el tiempo.
De cara a la empresa, las ventajas son múltiples. Una de las más importantes es conocer las personas que se necesitan por ejemplo por turno, cuántas van a trabajar en cada momento… "Es una mejor planificación para la compañía porque, en logística, es posible saber cuántas personas se van a necesitar en función de las cajas que haya que mover", evitando disponer de más o menos trabajadores. Los sistemas facilitan así hacer una planificación a futuro del calendario de trabajo y de las necesidades de personal.
Igualmente, con la mejor gestión, se facilita que las personas dediquen tiempo a formación o puedan rotar en otros puestos de la compañía, según sus conocimientos, para que no estén haciendo siempre lo mismo y el trabajo no se haga monótono. "Todo forma parte de la transformación en las empresas. Hay muchos elementos motivacionales".
¿Y si el empleado no quiere fichar?
Otra de las causas que explican las infracciones en las empresas por el registro de entrada y salida es que el empleado se niegue a fichar. Aunque no son situaciones muy habituales, sí se producen algunos casos. Normalmente responden a que la compañía no lleva a cabo los cuatro pasos clave: garantizar que se cumpla la jornada laboral con el sistema de registro, ofrecer toda la información necesaria y en todo momento a los trabajadores sobre el sistema de fichaje implementado y conservar los registros durante cuatro años.
Si a pesar de ello, el trabajador persiste, se podría estar ante una situación de incumplimiento laboral. Aquí la propia empresa sería la encargada de sancionar al empleado. Las sanciones tienen diversos grados: desde una suspensión temporal a un despido.