Declaración de la renta

Alertas y aclaraciones sobre la declaración de la Renta 2020 (XXVIII): el trasvase automático de libros registro a declaración en la web

  • Este año se pueden volcar los libros registro en las casillas de actividades económicas
La web de la Agencia Tributaria dispone de modelos de libros registros y de ejemplos para facilitar la gestión a los contribuyentes. istock/EE
Madrid

Los contribuyentes que llevamos los Libros Registro según las reglas de la Agencia Tributaria (Aeat) en su página web, en formato XLS, podemos incorporar el contenido de los mismos a su declaración. Se trata de una de las grandes novedades técnicas destacables en la actual Campaña de la Renta y tiene carácter voluntario para quienes tienen que emplear las casillas del apartado de rendimientos de actividades económicas en estimación directa.

Requisitos formales

Cuando los libros los llevamos por medios electrónicos o informáticos debemos conservar los programas, ficheros y archivos que nos sirvan de soporte, así como también los sistemas de codificación utilizados que permitan la interpretación de los datos cuando la obligación se cumpla con utilización de sistemas informáticos. Debemos facilitar la conversión de los datos a formato legible cuando la lectura o interpretación de los mismos no sea posible al estar encriptados o codificados.

Si realizamos varias actividades debemos llevar libros independientes para cada una de ellas.

En el caso de que los libros no los llevemos en formato electrónico será válida la realización de asientos o anotaciones, por cualquier procedimiento idóneo, sobre hojas separadas, que después habrán de ser numeradas y encuadernadas correlativamente para formar los libros, pero nos encontraremos con el inconveniente de no poder volcarlos en la declaración.

De esta forma, debemos seleccionar la opción de Importar XLS y el archivo excel correspondiente, que debemos tener en nuestro equipo informático, y Renta WEB 2020 trasladará automáticamente a las casillas correspondientes de la declaración los sumatorios de las distintas partidas de los libros.

Traslado de importes

El traslado de los importes consignados en los Libros Registro se efectúa exclusivamente con la finalidad de cumplimentar las casillas correspondientes del modelo de declaración. Sin embargo, ello no supone que se conserve el contenido de los libros registros ni la aportación de los mismos a la Aeat.

Este traslado queda supeditado técnicamente a que el formato de los libros sea el formato tipo de libros registros publicados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria en su página web. Este formato, tal y como se indica en la exposición de motivos de la Orden que regula la llevanza de los libros registro en el IRPF se ha establecido para asistir al contribuyente en el cumplimiento de las obligaciones tributarias formales registrales y darnos seguridad jurídica y certeza en el contenido mínimo que pueda exigirse sobre los mismos.

De esta forma, los obligados a llevar libros registro, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 68 del Reglamento del Impuesto, podemos trasladar los importes de las operaciones consignadas en el libro registro de ventas e ingresos y en el de compras y gastos a las casillas correspondientes de la declaración de forma automática.

Diferentes sistemas

La Orden HAC/773/2019, de 28 de junio, por la que se regula la llevanza de los libros registros en el IRPF. Estos libros son para la estimación directa normal y simplificada, sin carácter Mercantil, los de ventas e ingresos; compras y gastos; y el de bienes de inversión.

En el caso de la estimación directa para actividades profesionales, los libros exigidos son los de: ventas e ingresos; compras y gastos; bienes de inversión; y provisiones de fondos y suplidos.

Los libros que corresponden a las entidades en Régimen de Atribuciones de Rentas, desde el pasado 1 de enero de 2020, son a los que corresponden a la actividad realizada, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar en relación con los socios, herederos, comuneros o partícipes.

Rectificación de lo apuntado

Cuando hemos incurrido en algún error u omisión al efectuar las anotaciones registrales debemos rectificarlas tan pronto como las hayamos detectado. Esta rectificación debe efectuarse mediante una anotación o grupo de anotaciones que permita determinar, para cada período trimestral de liquidación del pago fraccionado correspondiente, la totalidad de los ingresos y gastos del periodo, una vez practicada dicha rectificación.

Obligación de conservación

Los obligados a llevar los libros-registro estamos obligados a conservar, durante el plazo máximo de prescripción, todos los justificantes, facturas y demás documentos acreditativos de las operaciones, gastos, e ingresos de cualquier tipo que hayan sido reflejados y a exhibirlos ante los órganos de la Aeat cuando sean demandados.

Plazo para las anotaciones

Las operaciones deben hallarse asentadas en los correspondientes libros registros antes de que finalice el plazo para realizar la declaración e ingreso de los pagos fraccionados. No obstante, las operaciones efectuadas sin facturas debemos anotarlas en siete días desde que realizamos las operaciones o de la expedición documental.

Las facturas recibidas debemos anotarlas en el libro-registro por el orden en que las recibamos y dentro del período impositivo en que proceda efectuar su deducción.

Compatibilidad con el Código de Comercio

Salvo quienes desarrollan actividades empresariales cuyo rendimiento se determina en la modalidad normal del método de estimación directa, el resto  de contribuyentes que realizamos actividades económicas tenemos que llevar los libros registros que determina la normativa del IRPF, aun cuando llevemos contabilidad ajustada a lo dispuesto en el Código de Comercio. 

Además, la contabilidad o los libros registro de la actividad económica desarrollada en régimen de atribución de rentas son únicos para  cada entidad, sin que los socios, comuneros o partícipes deban llevar una contabilidad o libros registro sobre su participación en la entidad.

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