*Por Álvaro Dexeus, Responsable de Pleo en el Sur de Europa
Si echamos un vistazo a los acontecimientos a escala mundial, parece que estamos jugando la peor partida de bingo del mundo. En toda Europa se está sintiendo el impacto de una crisis energética, la lenta recuperación tras la Covid-19, los problemas en la cadena de suministro y la alta inflación, todo lo cual contribuye a lo que apunta será una difícil recesión.
Si los ciudadanos tienen una sensación de fatalidad cuando leen los titulares, la historia es la misma para las empresas. Pero, a diferencia de la Covid-19, una de las ventajas que tenemos ahora es que podemos prever la recesión que se avecina y prepararnos con antelación.
Como solución inteligente en gestión de gastos empresariales, Pleo es consciente de que para muchas empresas es un momento crucial para analizar sus operaciones y encontrar las soluciones más rentables para sus problemas. Esto se traduce en la forma en que gestionan sus finanzas, cómo optimizan su tiempo y recursos, y si están ayudando a sus empleados a centrarse en el trabajo que importa. Hace tiempo que creemos en la importancia de estas cuestiones, pero ahora la necesidad es aún mayor.
Por ello, a continuación ofrecemos cinco consejos para que los directivos de las empresas se aseguren de que su empresa está preparada para la recesión en una época que se prevé complicada.
Así que prepárate: vamos a combatir la recesión.
1. Crea una política de gastos moderna (y haz que la gente la siga)
Todas las empresas tienen (o eso esperamos) una política de gastos. Aunque eso no significa que todas sean adecuadas para su objetivo original. Sin embargo, si pensamos en las empresas que se preparan para una recesión, ya no es solo algo que "está bien tener". Porque una política adecuada puede garantizar el control del gasto, que los empleados sean conscientes de ello y que no se corran riesgos innecesarios con el flujo de caja. También significa que tienes visibilidad en tiempo real a la hora de saber qué gastos van a venir y, lo que es más importante, cómo va a ser la cifra a final de mes.
Puede resultar un poco desmoralizador no saber por dónde empezar una política de gastos, pero la clave está en que sea concisa, colaborativa, relevante y accesible. En Pleo, incluso hemos creado un Generador de Políticas de Gastos para ayudarte a empezar.
Si aún no lo has hecho, asegúrate de que utilizas una solución de gastos inteligente. Los sistemas heredados solo llegan hasta cierto punto cuando se trata de crear un proceso que todos puedan seguir sin problemas. Las soluciones modernas permiten un nivel de control mucho mayor, y en lugar de ocultar estos controles tras un puente levadizo del equipo financiero, se comparten entre los empleados.
Esto crea un ecosistema saludable en el que los directores financieros son los responsables del control del gasto y que se haga un uso responsable del mismo, pero las herramientas en sí están en manos de sus empleados en forma de una solución autónoma.
2. Libera a tu CFO...
Ahora que nos encontramos en camino de una recesión, el director financiero debería ser tu principal recurso. Sus conocimientos financieros serán necesarios para garantizar que la empresa gasta de forma responsable y podrá ofrecer orientación en el acto sobre la situación en términos de estabilidad financiera y qué cambios necesita la empresa, si es que necesita alguno.
Sin embargo, vemos con demasiada frecuencia que los superpoderes de los directores financieros se dedican a cuadrar recibos y a preocuparse por pequeñeces cuando se trata de las finanzas de la empresa. Esto no es bueno ni para ellos ni para tu compañía.
Al adoptar una solución de gastos inteligente, puedes automatizar los detalles de la gestión de gastos para que nadie, y mucho menos el director financiero, pierda el tiempo con los recibos persiguiendo gastos de los empleados. Con una gestión de los gastos segura y automatizada, el director financiero podrá dedicar su atención en donde más se le necesita: convertirse en un verdadero socio estratégico de su empresa y garantizar que, junto con su director general, las personas se centren en las tareas correctas.
3. ...y no te quedes ahí
No solo tu director financiero puede beneficiarse de los procesos automatizados, sino también el resto de tu plantilla. Una gran parte del día de los trabajadores se dedican a tareas manuales y repetitivas que no solo suponen una pérdida de tiempo, sino también de presupuesto. Al utilizar soluciones tecnológicas que automatizan estos procesos -ya sea la gestión de tareas, la gestión de gastos, la introducción de datos, etc.- puedes asegurarte de que tu personal sigue siendo productivo y se centra en las tareas que hacen mejor uso de su tiempo.
Tu empresa no solo se volverá más ágil evitando atascarse en tareas que requieren mucho tiempo, sino que la satisfacción de los empleados (y eventualmente su retención) aumentará. Los recursos también se reubicarán en un área de la empresa en la que pueden tener un impacto mucho más significativo, especialmente en vista de una recesión.
4. Busca incentivos
En un momento como este, las empresas quieren gastar dinero para ganar dinero. Y, en Pleo, nos lo hemos tomado al pie de la letra con el lanzamiento de nuestro programa de cashback. Queremos ayudarte a obtener más valor por tu dinero cuando se trata de gestionar los gastos de tu empresa, lo que se traduce en que aquellas empresas que utilizan Pleo para automatizar su gestión de gastos y ahorrar mucho tiempo, con cashback también ganarán dinero con cada compra.
Con cada transacción realizada con la tarjeta Pleo, tu equipo recibirá hasta un 1 % de reembolso que se transfiere de forma automática a su cuenta de Pleo todos los meses. Ya sea por una suscripción a un software, una comida de un cliente, billetes de tren o cualquier otra cosa, Pleo te devuelve el dinero cuando más lo necesitas y te recompensa no solo por utilizar nuestro servicio, sino por subirse a bordo del futuro de la gestión de gastos. En cuanto a en qué se gastará este reembolso, eso depende de ti. Pero tanto si se trata de otra suscripción integral para tu negocio, como de una cena para recompensar a tus compañeros de equipo al final de un mes de trabajo duro, el cashback puede garantizar que tu dinero llegue más lejos.
5. No dejes a tu personal sin dinero
Recuerda que, más allá de sus ingresos, tu personal también siente la presión de una inminente recesión con una mayor inflación y costes de energía que están impactando en sus salarios y gastos personales.
Aunque no estés en condiciones de ofrecer aumentos de sueldo, lo que sí puedes hacer es asegurarte de que tus empleados no se queden sin dinero por culpa de los gastos de la empresa. Hemos descubierto que, de media, en España los empleados se ven obligados a reclamar más de 5.000 euros en gastos cada año, lo que provoca estrés e incertidumbre por la falta de visibilidad sobre cuándo se les reembolsará.
Las empresas deberían aprovechar la oportunidad para implementar una solución de gastos inteligente que garantice que el tiempo de espera para el reembolso sea menor y que el proceso de tramitación de estos gastos sea lo más ágil posible. Esto también supondrá que, en un momento en el que necesitas que tu personal se centre en el trabajo que sea diferenciador, no estará preocupado por los procesos tediosos y la búsqueda de recibos en papel.
La verdad es que ninguno de nosotros sabe cómo será el impacto de la inminente recesión. Pero si mejoramos ahora nuestra gestión de los gastos, no sólo podremos superarla, sino que saldremos de ella con un sistema y una empresa preparadas para el futuro.
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