Los departamentos de contabilidad y de Recursos Humanos de las empresas y sus propios empleados están de enhorabuena. Atrás ha quedado el tedioso momento de recopilar todos los tickets y facturas generados en el día a día de trabajo y pasarlos para su cobro a través de una plantilla o de una hoja de Excel. Gracias al desarrollo de la Inteligencia Artificial (IA), se trata de un proceso que se está digitalizando por completo. Si primero aparecieron programas informáticos especializados y un software capaz de aligerar la gestión y control de cientos o incluso miles de recibos, dependiendo del tamaño de la empresa, ahora la tecnología ha llegado a los teléfonos móviles.
En el mercado hay ya varias soluciones, pero ha sido una startup española, Exaccta Xpens, la que ha conseguido desarrollar una solución para la gestión integral de los gastos. Se trata de una aplicación para los teléfonos móviles que permite la digitalización total de la recogida de tickets, recibos y facturas al instante a través de su app con una simple fotografía, así como la presentación de los mismos para su cobro.
Rellenado automático
"La Inteligencia Artificial capta la información de los tickets y permite rellenar de forma completamente automática las notas de gastos. Entre sus ventajas para las empresas está también la visibilidad y el control en tiempo real de los mismos que la app desarrollada por Exaccta ofrece a los supervisores financieros", explican Luis Hidaldo y Johan Vinje, socios junto a Antonio Ortega, de AJL Principals, una firma especializada en la inversión en startups que ha comprado la aplicación y está acelerando su desarrollo.
Hidalgo y Vinje explican que "el módulo que acabamos de implantar tiene un porcentaje de acierto del 99% en la extracción de datos a través de una simple foto a un documento, lo que elimina totalmente la necesidad del empleado de tener que introducir los datos de forma manual para presentar sus gastos".
Control de los gastos
De este modo, y según aseguran los propietarios de Exaccta, la digitalización permite ahorrar el 90% del tiempo en registrar y reportar gastos en comparación con un método tradicional, de forma manual.Con ello se lograría además incrementar la productividad, ya que los trabajadores pueden liberar tiempo de tareas que no contribuyen al crecimiento operacional de la empresa. Según distintos estudios llevados a cabo en los últimos años, la elaboración de las notas de gastos, más allá de ser un trabajo pesado e improductivo, consume un considerable tiempo de trabajo. De, al menos, una hora al mes de media por empleado.
Gracias al proceso de digitalización, los departamentos de contabilidad de las empresas pueden tener, además, visibilidad en tiempo real sobre todos los gastos al detalle, y puede aprobarlos o rechazarlos con un solo click, igual que tramitar reembolsos. Hidalgo y Vijne insisten, asimismo, que "al implementar Exaccta cómo canal único de presentación de sus recibos, la empresa garantiza que los empleados cumplen con la política de gastos".
Exaccta, que prevé un crecimiento del 60% el próximo ejercicio cuenta actualmente entre sus clientes con empresas como Aegon, Pelayo, Continental, ING Bank, Roche, Zambon, Scania, Securitas Direct o Dekra, entre otras. Además, está homologada por la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) así como por las haciendas forales del País Vasco y Navarra.
"Todos los tickets y facturas capturados con la aplicación llevan una firma digital de Autoridad Tributaria y son validos por lo tanto para Hacienda, permitiendo de este modo eliminar documentos en papel de los informes de gastos", explican sus responsables. AJL Principals mira ya, además, a los mercado internacionales y, de hecho, cumple ya también con los requisitos exigidos por las administraciones tributarias de Francia, Italia y Portugal. Las hojas de gastos y el papeleo parece así cada vez más innecesario, que forma ya parte del pasado. La inteligencia artificial y la digitalización de los procesos está permitiendo no solo cuantiosos ahorros de tiempo y dinero, sino también una aumento de la productividad por empleado.