Reducir los gastos es el objetivo de cualquier empresa. Para conseguirlo lo primero es identificarlos y distinguir entre los que son propios de la actividad que desarrolla la compañía (los estratégicos) y los que no lo son (los no estratégicos). Entre éstos están los generados en áreas como mensajería, material de oficina o telecomunicaciones.
Mientras los estratégicos están más controlados porque las empresas mantienen un contacto permanente con sus proveedores, los no estratégicos parecen caer en el olvido una vez contratado el servicio.
Lo cierto es que si éstos últimos "se gestionan de forma eficiente se puede obtener un ahorro del 20% dependiendo de la actividad de la compañía, cifra que puede representar un 15% de los costes del negocio", asegura Gustavo Raneda, director general de Optima Consulting, firma especializada en proyectos de optimización.
Esta consultora pone un ejemplo para explicar el ahorro que se pueden generar: si una empresa que factura 1,5 millones de euros, con 150.000 euros de gastos, aplica un plan de control de costes, podría ahorrar unos 30.000 euros. Lo interesante es que el ahorro potencial aumenta con la facturación de la compañía.
¿Cómo recortar?
Ahora bien, ¿cómo reducir costes sin perder calidad en el servicio? En primer lugar, hay que "hacer visible el coste y entender cómo se gasta el dinero", explica Raneda. Un análisis cualitativo y cuantitativo de las facturas del último año puede aportar datos muy útiles. "El 80% de los costes son iguales, el resto tiene matices que debemos valorar con el cliente para conocer sus necesidades", dice Raneda.
Las áreas en las que se pueden obtener mayores ahorros son: mensajería, material de oficina, telecomunicaciones, seguros y viajes. En conjunto oscilarían entre el 10 y el 43% de media la cantidad que se puede economizar.
Con todos los datos obtenidos se negocia con los proveedores o se contratan unos nuevos para lograr precios más competitivos.
Famosa ahorró 250.000 euros
En el año 2008, la empresa juguetera, Famosa decidió contratar un experto que analizara y actuara sobre las áreas de viajes, mensajería y seguros. "La gestión del plástico la teníamos muy organizada, pero vimos otras áreas que no forman parte del negocio y en las que también se podía ahorrar", explica Miguel Sánchez, director de organización y sistemas de Famosa.
Esta decisión les ahorró 250.000 euros. "En mensajería se podía haber recortado más, pero la calidad de atención al cliente no puede variar", afirma Sánchez.
Indas: recurrir a los expertos
El fabricante de productos sanitarios e higiénicos Indas actuó hace tres años sobre sus gastos. "Por una parte, entramos en costes estratégicos buscando nuevos proveedores de materias primas con precios más competitivos y por otro, en los costes no estratégicos. Aquí decidimos externalizar porque no es nuestro ámbito profesional", comenta Jesús Fernández, director financiero de Indas.
El plan se realizó sobre las áreas de viajes, material de oficina, energía eléctrica y seguros. La compañía logró un ahorro de 150.000 euros. "Recuperamos la inversión en seis meses. Lo importante no es esta reducción puntual sino que ahora, años después es algo consolidado", explica Fernández.
Indas tiene una red importante de comerciales que viajan en automóvil y estaba gastando 80.000 euros en gasolina. Se implantó una tarjeta de gasolinera que les ofrece precio, control y otros servicios añadidos. Ahora gastan en torno a 50.000 euros.
Oki: optimizar la impresión
Para poder reducir un gasto hay que ser consciente de él y son pocos los que lo hacen. Éste es el caso del gasto de impresión que en 2010 representó un desembolso de 13.000 millones de euros para las empresas españolas. "Normalmente las empresas no controlan los costes de este área por lo que es difícil reducirlos", asegura Juan Pedro Martínez, director de marketing de Oki.
La compañía propone otras formas de ahorrar. Por un lado, hacer más impresiones en la oficina puede suponer una reducción del gasto del 30%.
Por otro lado, propone optimizar la impresión interna, que alcanza los 9.000 millones de euros de gasto para las empresas mediante la utilización de software de control en los usos de la máquina. Es llamativo que "el gasto se reduce un 30% sólo avisando de la existencia del software", señala Martínez.
Oki tiene en marcha dos programas que ofrecen un servicio competitivo a sus clientes: buy&print y buy&print flexible, en los que el cliente paga por las páginas impresas. Estos programas incluyen el mantenimiento de las máquinas y los consumibles.
La impresión a doble cara es otra de las propuestas de Oki, que asegura que el 12% de los costes de impresión procede de los gastos de papel.
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