Un estudio realizado en EE.UU. en 2010 puso de manifiesto que la gestión de una nota de gastos de viajes tenía un coste de 25,89 dólares de media. Aunque no contamos con el dato actualizado a la fecha, es evidente que este coste sigue existiendo y las empresas con un volumen importante de viajes están muy interesadas en gestionarlo de manera de la manera más inteligente y productiva.
En pro de ello, el grupo de agencias de viajes corporativos GEBTA España -que representa alrededor del 50% del mercado de viajes de negocios en nuestro país- ha alcanzado en este sentido un acuerdo de colaboración con DIMO Gestión, compañía especializada en soluciones para travel y expense management. El objeto del acuerdo es promover el control y reducción de determinadas partidas de gastos y la gestión de costes administrativos de viajes. Al efecto, GEBTA ofrecerá a sus agencias de viajes asociadas o Travel Management Company (TMC) la herramienta Notilus de Dimo Gestión.
Marcel Forns, director general de GEBTA, señala que con esta colaboración se busca acercar a las empresas al concepto de "productividad corporativa total", tomando en consideración la gestión antes, durante y después del viaje median una solución que favorece la eficiencia y el ahorro de los clientes en la gestión de los gastos vinculados con la cuenta de viajes.
Optimizar es ahorrar
La empresa española ha de encarar la ventana de oportunidad de hacer la inversión en viajes de negocio todavía más productiva "antes y después" del viaje dotándose de nuevas herramientas de gestión. Optimizar la gestión interna de la movilidad contribuye a su mayor rentabilidad ya que es aplicable por todos los empleados y los niveles de la empresa.
Concretamente, al vincular el sistema informático de gestión de la empresa (ERP) con la gestión de servicios y proveedores de la agencia (aéreo, tren, alquiler de vehículos, etc.) a través de la solución Notilus, se optimizan los procesos de gestión interna de solicitudes de viajes empresariales así como la liquidación de gastos profesionales de los desplazamientos gestionados y contratados a la agencia de viajes. Una vez efectuados dichos servicios, de forma automática se realiza la conciliación e integración de todas las facturas emitidas por el proveedor en el departamento de contabilidad. El ahorro de tiempo, comporta un aumento de productividad y mayor beneficio financiero y económico.
Además, la solución puede vincularse con las "alertas de seguridad" para informar a los departamentos internos (seguridad, sanidad, etc.) de los desplazamientos a una zona de riesgo, o hacer el seguimiento de los viajeros desplazados en caso de acontecimiento extraordinario (atentado, ciclón, etc.).
GEBTA recuerda que la optimización del presupuesto para viajes contribuye en gran medida a que la empresa obtenga importantes ahorros, que pueden ir del 10% al 40%.
