Turismo y Viajes

Cómo mejorar la organización de los viajes de empresa

  • El 70% de las peticiones de traslados de empresa quedan fuera de la política de viajes por no tenerlos planificados.

Aunque en principio este tipo de viajes son gestionados por las empresas, aún hay muchos viajes que terminan siendo organizados por los propios trabajadores. Una reciente encuesta de Homelike, plataforma especializada en la reserva de este tipo de alojamiento, apunta que 3 de cada 10 viajes de empresa son actualmente gestionados por los empleados.

Los traslados profesionales son cada vez más habituales dentro de las empresas. En pocos años, el aumento de los trabajadores que se mueven por cuestiones laborales ha convertido al segmento del Business Travel en uno de los más importantes del sector turístico. Este año se espera el turismo de negocios crezca entre un 5% y un 10%.Con el objetivo de mejorar la organización de los viajes de empresa y reducir el número de viajes gestionados por los empleados, Homelike ofrece cinco consejos que ayudarán a los gestores de viajes a planificar de manera más eficiente la movilidad de sus profesionales:

Planea con antelación. Se calcula que el 70% de los traslados de empresa quedan fuera de la política de viajes por no tenerlos planificados. Es decir, los gestores deben de intentar reducir al mínimo los 'viajes de última hora' ya que éstos dificultan una gestión correcta de los mismos. Las prisas no son buenas consejeras y, por ello, es recomendable disponer de un calendario en el que se planifique con, al menos, tres meses de antelación, los traslados de los empleados.

Apóyate en la tecnología. Hoy en día, las empresas pueden implementar en sus propios sistemas informáticos herramientas que les permitan agilizar las gestiones de este tipo de viajes. Un ejemplo es Homelike, una plataforma especializada en alquiler de alojamientos destinados para viajeros de negocios que se puede integrar dentro de cualquier empresa. Estas herramientas facilitan el acceso de los gestores a la información necesaria para organizar los viajes sin necesidad de recurrir a buscadores externos.

Controla la política de gastos. Los gestores de viajes deben tener en cuenta la realidad económica del destino al que trasladan a sus empleados. Es decir, no puede establecerse una política de gasto general, sino que ésta debe ser específica de cada lugar. Solo así, se podrá ajustar el gasto de la empresa de manera correcta. Por ejemplo, si trasladamos a un empleado debemos valorar si nos compensa alojarlo en un hotel o, por el contrario, nos será más económico alquilar un apartamento. Desde Homelike señalan que "económicamente, si trasladamos a un profesional más de diez noches a una ciudad europea, nos compensará reservar un apartamento en vez de alojarlo en un hotel".

Formación continua. Los gestores de viajes deben estar al día de las últimas novedades del sector ya que les permitirá mejorar sus resultados, agilizar trámites y ahorrar tiempo en muchas de las acciones relacionadas con los traslados. Actualmente existen diversas asociaciones y eventos, como Expoturismo de Negocios, en los que los gestores pueden ponerse al día de los avances del sector.

Promocionar nuevas tendencias. Los gestores de viajes no deben tener una actitud pasiva. Así, pueden promover viajes con un enfoque bleisure en los que no sólo gestionan los desplazamientos de los profesionales sino, también, el tiempo de ocio. De esta manera, los empleados se sienten más comprometidos con la empresa y se incrementa la responsabilidad.

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