La transformación digital de una Asociación Alumni

Colegio Mayor Elías Ahúja, en Madrid

Una Asociación de Antiguos Alumnos de un centro educativo tiene por objeto mantener el contacto con la institución, con los compañeros y con las actividades compartidas durante la etapa de 'estudiante'. El éxito (y la utilidad) de este tipo de asociaciones reside, por supuesto, en el valor que confiere el sentimiento de pertenencia de los Antiguos Alumnos, que pueden encontrar al mismo tiempo nuevas oportunidades para su desarrollo personal y profesional, e incluso continuar aspectos formativos y de actualización.

Hay Asociaciones que han llegado a unos niveles de servicio y tradición muy altos. Generalmente impulsadas por su Alma Mater. Pero no son muchos los casos, aunque sí muy notables.

Lo habitual es que las Asociaciones de Antiguos Alumnos no estén profesionalizadas y cuenten además con medios muy limitados para que sus actuaciones tengan un mayor alcance.

Una de las oportunidades con las que se han encontrado en los últimos años este tipo de organizaciones que estaban latentes o aletargadas, es su transformación digital

Una de las oportunidades con las que se han encontrado en los últimos años este tipo de organizaciones que estaban latentes o aletargadas, es su transformación digital, como una herramienta que abre la puerta para multiplicar su impacto entre los Antiguos Alumnos, facilitando el acceso a todas las capacidades que ofrece la Asociación.

Las Asociaciones de Antiguos Alumnos de Escuelas de Negocios, Universidades o Colegios Mayores necesitan, para que su desarrollo sea eficaz, de la colaboración de la propia institución, como muestra de su interés por ser trascendente, no sólo en la época de formación de un alumno, sino en su vida personal y profesional posterior. Ya hay muchas instituciones que están tratando de impulsar o revitalizar sus asociaciones Alumni.

Estas Asociaciones se integran por perfiles muy heterogéneos, de edades y trayectorias profesionales distintas

Estas Asociaciones se integran por perfiles muy heterogéneos, de edades y trayectorias profesionales distintas y, además, en un mundo cada vez más globalizado, con una enorme dispersión en cuanto a sus lugares de residencia. En este escenario, la transformación digital de una Asociación se torna imprescindible para proporcionar los servicios que persigue.

Cuatro pasos

A modo de ejemplo de caso de éxito, explicaré el proceso emprendido en la Asociación de Antiguos Colegiales del Colegio Mayor Elías Ahúja. Dicha Asociación fue constituida en 1995 y en los últimos años ha aprovechado las nuevas tecnologías para impulsar su actividad.

Partiendo de la base de la escasez de recursos, un grupo de antiguos alumnos que entra en el equipo de gobierno de una Asociación, necesita de cierta trayectoria profesional, algunos de ellos con experiencia en transformación digital y encontrar una mezcla de miembros que representen a la población por edades o intereses.

Este tipo de Asociaciones tienen una gran base de miembros con altas capacidades intelectuales y posiciones profesionales de impacto y trascendencia en la sociedad, por lo que ilusionar a un grupo que quiera gobernarla llevará como consecuencia un equipo muy bien cualificado.

Esta acción supone el primer paso de la transformación digital de una Asociación. Unir en la Junta Directiva la tradición, los valores y los objetivos que son totalmente actuales con las personas que pueden aportar su experiencia transformadora y con los jóvenes. Llegando así a representar a las distintas generaciones.

Las relaciones y la comunicación sí que son diferentes dependiendo del perfil de edad

Si bien es cierto que los valores son compartidos entre los miembros de la Asociación, aunque sean de distintas épocas, también es cierto que las relaciones y la comunicación sí que son diferentes dependiendo del perfil de edad.

Constituir una Junta Directiva con todos estos perfiles, otorga la capacidad de entender a los Asociados, de tener más puntos en común y de contacto con ellos y poder liderar una actualización o relanzamiento de la Asociación (que no un cambio).

Las tecnologías facilitan todo el trabajo de actualización, pero el éxito de la transformación digital que se emprenda en una Asociación Alumni parte de su gobierno, de su estrategia y de mantener sus valores.

El segundo paso consiste en respetar enormemente la privacidad de los datos de los Asociados

Teniendo claros aquellos valores y objetivos originales de la Asociación, resulta relativamente fácil poder establecer comunicación, redes sociales, tienda online, eventos y ticketing, noticias, descuentos, becas, programas de mentoring, bolsas de trabajo... En este momento, contar con un Asociado que pueda aportar la tecnología supondrá un gran regalo al presupuesto, aún muy pequeño, de la Asociación.

El segundo paso consiste en respetar enormemente la privacidad de los datos de los Asociados. De tal modo que el diseño de la base de datos confiera el control de los datos visibles al propio Asociado. Este es un punto crítico pues nuestro capital principal son nuestros Asociados. Igualmente, también en este caso, sería una ventaja aprovechar la experiencia profesional de alguno de los Asociados que pueda realizar esta consultoría.

El tercer paso es comunicar que la Asociación no puede mantenerse sin un mínimo de recursos que permitan el perfeccionamiento de las acciones a realizar y que deben salir principalmente de las aportaciones de los Antiguos Alumnos, por lo menos en una primera fase. Suele ser esta una decisión que afecte a Asambleas Generales, redacción de Estatutos…, pero tiene que estar propuesta con claridad y con una operativa viable. A diferencia de lo que sucedía en el pasado, nuevamente las tecnologías facilitan el cobro de cuotas o donaciones.

Y el cuarto paso es concienciar a los Asociados que hay muchos proyectos que se pueden hacer y cada cual puede colaborar sin necesidad de formar parte de la Junta Directiva. Es decir: hay que reestructurar la organización para que la Junta Directiva se constituya como un órgano de gobierno y diferenciarlo de un sistema de dirección formado por las personas que, perteneciendo o no la Junta Directiva, se encarguen de liderar y desarrollar los proyectos que se decidan.

Este último punto ayuda a implicar más a las personas, aumentado el sentimiento de pertenencia, permitiendo que aparezcan proyectos de interés para los Asociados y potenciando el networking.

Aprendizajes para el futuro

Estos cuatro puntos no están basados en la tecnología, pero sin ella no serían viables. Se demuestra por lo tanto, que no tiene sentido llamarlo "transformación digital", sino que ya vivimos en un único universo donde convive lo online y lo offline. Es necesario que las personas que gobiernan las empresas (en este caso "Asociaciones") tengan conciencia y un mínimo conocimiento de ello.

El éxito de la transformación que se realiza son "las personas": las que iniciaron este camino hace años, cuando se constituyó una Asociación y no había medios digitales, porque custodiaron los valores; las personas que se incorporan ahora quienes ya atesoran cierto bagaje profesional; y los más jóvenes. Entre todos, llegando a acuerdos estratégicos, acogiendo a distintas generaciones y sabiendo aplicarlos gracias a la tecnología y gracias a la generosidad de Antiguos Alumnos que aportan sus recursos y trabajo.

A las personas hay que añadir el principal concepto y que da sentido a la existencia de una Asociación Alumni: entender que los Asociados, como profesionales, formamos parte importante del tejido empresarial, político y administrativo y que compartimos valores, por lo que reconocernos fuera de nuestro ámbito colegial o universitario puede dar lugar a grandes oportunidades e impacto positivo en la sociedad.

Por Francisco Martín San Cristóbal.

Director de Nuevos Proyectos y Vocal de la Junta Directiva de la Asociación de Antiguos Colegiales del CMU Elías Ahúja

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