Madrid
Hace más de un año que entró en vigor la Ley de Digitalización Notarial con la finalidad de agilizar y simplificar, entre otros, los trámites y procedimientos notariales. El revuelo generado inicialmente, como todo, se ha ido relajando con el paso de los meses; sin embargo, los desafíos que presentan estas innovaciones siguen estando presentes.
Es complicado cambiar décadas de operativa notarial e implementar innovaciones tecnológicas que, en todo caso, deben preservar la función fundamental que ejerce el notario.
Con el ánimo de contextualizar, y lejos de pretender una disertación jurídica tediosa, hablaremos de que la Ley de Digitalización Notarial permite (i) las notarizaciones en línea y (ii) la digitalización de documentos notariales.
Sobre las notarizaciones en línea
La norma de referencia establece un régimen para que determinados actos y documentos puedan realizarse por videoconferencia, sin necesidad de desplazamientos a la Notaria. Esto implica, indudablemente, una reducción de costes en tiempo, desplazamientos, apostillas, traducciones, etc.
Los temores de una gran parte de notarios ante esta posibilidad de otorgar documentos por videoconferencia pudieron quedar cubiertos con el numerus clausus (esto es, la lista cerrada) de actos que podían otorgarse de este modo. A modo enunciativo, sin exhaustividad excesiva, se permiten notarizaciones en línea para la constitución de sociedades, el nombramiento de cargos, modificaciones de estatutos (entre ellos, reducciones y ampliaciones de capital siempre que sean dinerarias), el otorgamiento de poderes para actos concretos y su revocación, entre otros. Es decir, el legislador ha previsto que la videoconferencia no pueda utilizarse de forma indiscriminada y para cualquier supuesto (y ello a pesar de que reglamentariamente podría ampliarse el listado de casos tasados, lo que habrá que seguir de cerca).
Huelga destacar que la característica común del listado cerrado de notarizaciones que pueden realizarse en línea es que son supuestos en los que, por su carácter unilateral o asociativo, no aparecen -aparentemente- intereses opuestos.
Por tanto, el eventual riesgo de que alguien pueda otorgar un documento notarial por videoconferencia bajo coacción de un tercero y sin que el notario pueda percatarse de ello, podría quedar salvado. Cabría afirmar que la norma ha prevenido ciertos riesgos de coacción.
Sin perjuicio de lo anterior, personalmente, y aunque como abogada le veo las innumerables ventajas en momentos de urgencia, sigo teniendo ciertos reparos en el otorgamiento de poderes mediante videoconferencia. Es cierto que la norma los limita a poderes para actos concretos, pero también es cierto que hay actos concretos que pueden tener un gran impacto.
Sobre la digitalización de documentos
Para todo documento notarial, la Ley permite pasar de los documentos en papel al soporte electrónico. De esta forma, se proyecta que los notarios pueden dejar de conservar los documentos en archivos físicos y almacenarlos de forma digital, pudiendo acceder a los mismos con la máxima agilidad. A la fecha, la realidad es que los notarios trabajan con el protocolo en duplicado: digital y papel.
Esta novedad tampoco ha estado huérfana de detractores por los temores de que el secreto de protocolo pudiera ponerse en riesgo. Con el fin de poner orden sobre el asunto y ofrecer confort, el Consejo General del Notariado ha insistido en que el Portal Notarial del Ciudadano es secreto, está siempre custodiado y dispone de todas las medidas de seguridad. Sin embargo, lo cierto es que muchas de las grandes empresas tecnológicas del mundo han sufrido ciberataques, revelándose que nadie está totalmente protegido.
En cualquier caso, es esencial que las innovaciones tecnológicas en el ámbito notarial se compatibilicen, en todo momento, con las garantías que ofrece la intervención notarial en cuanto a legalidad y legitimidad, tanto de los documentos como de las partes que intervienen en la transacción.
Y llegados a este punto, parece necesario hacer un breve apunte sobre los apoderamientos electrónicos, que se configuraron para simplificar cargas administrativas al amparo de la Ley de Emprendedores del 2013. Mediante estos apoderamientos electrónicos los administradores o apoderados pueden otorgar y revocar poderes generales a través de la página web del Registro Mercantil y siempre que se esté dado de alta en los servicios interactivos del Colegio de Registradores y se disponga de un certificado electrónico de firma. La verdad es que, si un apoderamiento mediante videoconferencia podía plantear lagunas bajo un análisis de riesgos, el hecho de que puedan otorgarse poderes sin presencia alguna de un notario, genera mucha inquietud. Y es que el uso de una firma electrónica no garantiza que quien haya hecho uso material de la misma sea su titular legítimo. Con ello se abre un abanico de riesgos que no puede ser pasado por alto.
Tanto es así que muchos notarios -sí, volvemos a la figura del notario como responsable de identificar a las partes de una transacción y de garantizar la autenticidad de la misma- no aceptan los apoderamientos electrónicos como válidos poderes para representación ante actos que deban otorgarse con su intervención.
Ciertamente, el encaje de la aplicación de innovaciones tecnológicas, que agilicen determinados requisitos formales, y la protección del consentimiento del compareciente firmante no parece tarea sencilla. A lo anterior, debe añadirse que, inevitablemente y por la diversidad generacional de usuarios, las diversas sistemáticas deberán convivir durante un tiempo considerable, lo que también permitirá un ajuste paulatino. Actuar con cautela, sin caer en escenarios anquilosados, deviene esencial para avanzar con las máximas garantías.
