Ya se han comentado en alguna ocasión las bondades del código electrónico de verificación o código seguro de verificación -CSV como tradicionalmente también es conocido-, y cómo su existencia había facilitado la democratización del documento electrónico al permitir de forma masiva su circulación.
Hoy, casi todos los documentos judiciales y administrativos, y hasta el propio Boletín Oficial del Estado (BOE), se garantizan con un CSV.
Acertadamente, la reforma de las leyes del Notariado e Hipotecaria operada por la Ley 11/2023, de 8 de mayo, han dado carta de naturaleza al CSV en sus respectivos ámbitos. Y es acertado porque el CSV facilitará enormemente la circulación de los documentos notariales y registrales.
Aunque la Ley 40/2015 se refiere al CSV como un sistema de firma para actuaciones automatizadas de la Administración, dado que en el ámbito notarial y registral los documentos que lo incorporarán serán fundamentalmente copias autorizadas de documentos notariales o certificaciones registrales que deben ser en todo caso garantizadas por la firma electrónica cualificada del notario o registrador, debemos entender que la referencia al CSV que se hace en la Ley del Notariado, o al Código Electrónico de Verificación, tal como se denomina en la Ley Hipotecaria, se hace a la incorporación de un código electrónico que permite localizar y verificar la existencia e integridad del documento electrónico en los sistemas informáticos de quien lo hubiera autorizado, tal como refiere el apartado 3, letra c) del artículo 27 de la Ley 39/2015.
La existencia de un código localizador como el CSV es perfectamente compatible con que el documento que lo incorpore
Así parece desprenderse desde luego de la redacción del artículo 31 de la Ley del Notariado y también del artículo 222.2 de la Ley Hipotecaria.
Esto no es en absoluto una novedad y es perfectamente compatible con algunas de las definiciones que del concepto de CSV se manejan en el ámbito administrativo, así, la misma sede electrónica de Punto Acceso General Electrónico -en sede.administracion.gob.es- lo define como un código único que identifica un documento electrónico y garantiza la integridad del documento mediante el cotejo en la sede electrónica del organismo que generó el documento, si bien el artículo 27 de la Ley 39/2015 se refiere con mayor precisión a contrastar la autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos electrónicos del órgano u Organismo público emisor.
El concepto de CSV es unívoco y no puede ser modalizado en cuanto a sus características esenciales
La existencia de un código localizador como el CSV es perfectamente compatible con que el documento que lo incorpore, además, una firma electrónica cualificada como es el caso de notarios y registradores porque esa firma electrónica -en documentos PADES, XADES, etc.- solamente puede ser verificada mientras el documento mantenga su esencia electrónica, mientras que el CSV permitirá su verificación incluso si el documento se hubiera impreso en papel.
Sentado lo anterior podemos deducir que el concepto de CSV es unívoco y no puede ser modalizado en cuanto a sus características esenciales, que son las que definen al documento dotado de CSV:
- Identifica el concreto documento al que se incorpora.
- Debe permitir asegurar su integridad mediante el cotejo.
- El cotejo debe hacerse mediante el acceso a los archivos electrónicos del órgano u Organismo público emisor.
No existe previsión sobre la identificación de quien realiza la verificación del documento, pero no podrán imponerse requisitos que la dificulten
- La verificación podrá realizarse tantas veces cuantas sea necesario, sin limitación y sin que sea necesario un nuevo documento para cada uso al que vaya a ser destinado. Por decirlo de otra forma, el CSV no es un código de un solo uso que deba ser renovado para cada acceso.
- Si bien la obtención del documento puede estar sujeta a un coste o una tasa, la verificación del documento no puede estar sujeta a costes.
- No existe previsión en cuanto a la identificación de quien realiza la verificación del documento pero lo cierto es que no podrán imponerse requisitos tales que dificulten aquella ni podrá, aunque decidiera exigirse algún tipo de identificación, discriminar su resultado en función de esta.
- No existe tampoco previsión del plazo durante el cual podrá ser verificado el código por lo que habrá de estarse a la previsión legal o reglamentaria concreta en cada caso.
Si llevamos estas conclusiones a los documentos notariales y registrales garantizados con CSV nos llevará a su vez a concluir:
- Que el CSV identificará y será exclusivo para cada copia autorizada o certificación registral. Así lo establece expresamente el artículo 31 de la Ley del Notariado y así se deduce del artículo 222.2 de la Ley Hipotecaria.
- Tanto las copias autorizadas notariales como las certificaciones registrales deben poder ser verificadas por cotejo en la sede electrónica notarial o de Colegio de Registradores, es decir, ambas sedes deban ofrecer dentro de su carta de servicios el cotejo de CSV.
Bastará una sola certificación o una sola copia autorizada dotada de CSV para que pueda ser presentada y produzca sus efectos tantas veces como sean precisos
- Con independencia de que el canal disponible para el ciudadano se integre en la sede electrónica notarial o del Colegio de Registradores, la verificación por cotejo debe hacerse en los archivos electrónicos de quien hubiera expedido el documento, es decir la propia y concreta Notaría y el propio Registro expedidores, por ello, no es conforme a la ley el mantenimiento de repositorios corporativos centralizados donde cotejar los documentos, a salvo de lo dispuesto para los Archivos Generales de Protocolos en el artículo 37.3 de la Ley del Notariado, competencia de los respectivos Colegios Notariales. La definición legal es clara respecto a ello.
- La verificación del documento notarial o registral con CSV debe poder hacerse tantas veces como sea necesario y desde tantos lugares como sea preciso. El CSV no es un código de un solo uso. Esto es muy importante porque una de las ventajas esenciales para los ciudadanos de los documentos con CSV es que están dotados del don de la ubicuidad, es decir, bastará una sola certificación o una sola copia autorizada dotada de CSV para que pueda ser presentada y produzca sus efectos tantas veces y en tantos lugares o procedimientos cuantos sean precisos.
Si una copia autorizada integra bienes en distintas localizaciones o una certificación comprende varias fincas o titulares registrales, la misma copia o certificación podrá presentarse en todos los registros o en todos los procedimientos de forma simultánea sin necesidad de pedir varias o de esperar a que haya producido sus efectos en un procedimiento para iniciar otro.
Por supuesto, partimos de la premisa de que los documentos notariales o registrales electrónicos pueden ser presentados por los interesados electrónicamente en cualquier procedimiento registral, administrativo o judicial dado que la relación electrónica de los ciudadanos con sus servicios públicos es un derecho reconocido, que no puede ser limitado. También lógicamente podrán ser presentados los trasuntos en papel de documentos electrónicos dotados de CSV.
- Cierto es que la obtención de copia autorizada o de certificación registral está sujeta a arancel, que deberá ser abonado para su expedición, pero una vez expedida, la verificación del CSV no puede en ningún caso estar sujeta al pago de cantidad alguna.
- Las sedes electrónicas notariales o del Colegio de Registradores podrían, en su caso, determinar la exigencia de algún dato de identificación para la verificación del CSV, aunque puede ser prescindible, como nos demuestra la sede electrónica de la Agencia Tributaria, pero lo que desde luego no será admisible es que los requisitos de identificación sean excesivos o disuasorios o que el acceso a la verificación del CSV una vez expedido el documento que lo inserte dependa de quien la solicite.
De alguna manera, al igual que ocurre con las copias notariales o las certificaciones registrales en papel el notario o registrador deben valorar la legitimidad de quien las solicita y entregarlas exclusivamente a quien la tiene, pero una vez expedidas y entregadas, la responsabilidad en su custodia -por pérdida, sustracción, entrega a la persona equivocada…- corresponde a quienes las hubieran recibido, no al notario ni al registrador y con los documentos garantizados con CSV la cosa no debe ser diferente.
- En cuanto al plazo durante el que podrá ser verificado un CSV existe una previsión en cuanto a los documentos notariales ya que el artículo 31 de la Ley del Notariado habrá de permanentemente para las copias electrónicas autorizadas, mientras que la Ley Hipotecaria no hace mención de ello.
Por tanto, las copias autorizadas electrónicas deben poder ser cotejadas siempre y para los demás tipos de documentos notariales tendrá que regularse, quizá mediante Instrucción de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública.
En el caso de los documentos registrales entendemos que en los supuestos de certificación la posibilidad de verificación habrá de ser permanente mientras que en otros casos, como notas simples, habrá igualmente que regularlo mediante instrucción.
La obligación legal de permitir la verificación permanente del CSV en su caso incide de nuevo en la imposibilidad de generar CSV de un solo uso.
El Código Seguro de Verificación supuso un antes y un después en la administración electrónica por sus características, por su seguridad dentro de su sencillez y por su flexibilidad.
El CSV ha permitido la circulación y presentación telemática de documentos administrativos y judiciales por parte de todos los ciudadanos en todos sus servicios públicos, sin discriminaciones, sin tener que pedir varios ejemplares, sin tener que esperar la finalización de un procedimiento para comenzar otro.
Ahora, por disposición legal, le toca el turno a los documentos notariales y registrales. Bienvenido sea el CSV.
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[1] Es de destacar en este sentido que la Agencia Estatal de Administración Tributaria no exige ningún requisito de autenticación o identificación para el cotejo de CSV en su sede electrónica no obstante ser los documentos tributarios susceptibles de contener información muy sensible.
