Opinión

Los viajes de negocios, clave para la cuenta de resultados de una empresa

La pandemia frenó los viajes de empresa, imprescindibles para hacer negocios y un motor muy relevante para otros sectores como las aerolíneas o las cadenas hoteleras. Sólo en España, mueven unos 20.000 millones al año, de los que un 75% corresponde a viajes corporativos y 5.000 millones a turismo de reuniones, según la Asociación Ibérica de Viajes de Negocio (IBTA).

Las previsiones para este año estiman que la demanda se disparará un 38 % globalmente y que los gastos derivados de este tipo de viajes alcanzarán el billón de dólares con un progresivo aumento a medida que se restablezca la movilidad internacional hasta alcanzar 1,48 billones en 2024.

Tras las sucesivas olas pandémicas, por fin los viajes de negocios remontan el vuelo: BBVA, Telefónica, Hisense, Microsoft, Grupo Gimeno, KPMG y otras grandes empresas ya los han retomado y las grandes ferias internacionales recuperan su calendario. Sin embargo, los viajes corporativos ya no volverán a ser como antes. Su resurgir viene acompañado de una gestión más profesionalizada y digital con una visión integral de todos los elementos que componen su desarrollo de principio a fin. Todo ello, a través de un software en la nube y un servicio de asesoramiento personalizado que facilita todas las gestiones, así como las necesidades de reuniones, incentivos, congresos y eventos (MICE) que la empresa precise.

Soluciones tecnológicas, destinadas a satisfacer la creciente demanda del sector y sus necesidades especificas. Un cambio radical en el modelo de negocio que supondrá "un antes y un después". Los viajes corporativos representan una gestión compleja, por la variabilidad de la casuística en la que incurren, la multitud de proveedores que intervienen, la movilidad de tarifas a la que conduce el yield management y la capacidad de manejar adecuadamente esa información para que los gastos se asignen correctamente a los centros de costes, proyectos u objetivos de la empresa. A esta complejidad se añade el hecho de que es un área en la que participan muchas personas de la compañía, cada uno con unas necesidades, problemáticas o niveles totalmente distintos dentro de la organización. Todo esto se puede gestionar de una manera más eficiente a través de un software integral de gestión que elimina los fees y se integra con múltiples ERPs.

Una gestión integral de viajes corporativos a medida de cada empresa

Las compañías deben definir y asignar una política de compras de viajes clara. Lo primero que debe tener en cuenta un sistema de gestión de compras es la capacidad de articular y reproducir toda la estructura organizativa de una empresa y sus particularidades. Si esto es posible, el siguiente objetivo es poder asignar cada gasto al usuario o centro de coste para el que se ha realizado el viaje, teniendo en cuenta que ese coste también puede estar implicado en un proyecto, o tutelado por un responsable de compras, o un responsable de explotación de la unidad. Es decir, poner el dato en la casilla concreta que esta matriz requiere. Este es el paso previo y necesario para que cuando los datos viajen al ERP de la empresa, entren adecuadamente en los lugares a los que esa información de gasto debe estar asignada, eliminando errores, el costoso tiempo de poder llevar una contabilidad analítica adecuada. Y todo esto debe ocurrir en tiempo real, evitando islas de información, integrando los datos con los procesos de gestión de la empresa, y permitiendo tomar decisiones al instante.

Además de esta estructura de notificación y de procesos, el sistema debe reconocer el tipo de producto utilizado, el destino, y toda la información que sea necesaria para identificar gastos, medidas, hábitos de compras y realizar un análisis pormenorizado que permita optimizar todos los costes en los que se incurre. Solo con una información estructurada "online" y que no requiera esfuerzo (tener que tratar las facturas manuales, elegir adecuadamente la cuenta contable, el centro de coste, procesos de aprobaciones, etc.) podemos dedicarle más tiempo a su análisis, algo que aporta mucho más valor a la empresa. O lo que es lo mismo, convertir el problema de su gestión en una oportunidad de estudio y mejora.

En definitiva, el sistema de compra de viajes debe reproducir fielmente la estructura organizativa de la empresa e integrar los datos de forma automática con la misma. Saber si estamos comprando bien, a qué precio medio, en qué destinos, monitorizar gastos en proyectos, o realizar seguimientos comparativos entre delegaciones o centros de coste. La automatización de este proceso y la disposición del dato en tiempo real de una forma estructurada y gestionable se convierte en una herramienta clave para el director financiero, el director de compras o la dirección general.

El sistema de tratamiento de datos que facilita la toma de decisiones

Este fue uno de los grandes requisitos en el desarrollo de nuestro nuevo software de gestión integral de viajes de negocios, Destinux®. Debía ser capaz de recoger la complejidad organizativa de una compañía y poner los datos a disposición para ser integrables con su método de gestión, ofreciendo un sistema "analítico" de tratamiento de datos que facilitara la toma de decisiones. El valor no puede estar en procesar facturas de forma manual y dedicarle tiempo al engorroso proceso de contabilizarlas y asignarlas adecuadamente.

Esto es algo que valoran profundamente los usuarios, y que ha sido la fuente de inspiración para generar múltiples sistemas de análisis de datos en función de las necesidades que cada empresa tenga. Comparar costes por delegaciones, obtener informes sobre los desembolsos destinados a cada proyecto, identificar precios por ciudad, destino, producto, transporte, hotel… y todo ello indexado a delegaciones, filiales, centros de coste o personas. El resultado: una fuente de información muy valiosa para optimizar los gastos, tomar decisiones, abrir nuevas negociaciones, o centralizar compras.

Hemos pasado del valor dedicado a realizar el proceso, al valor obtenido por el análisis de los datos. La máquina es quien debe hacer el proceso, mientras que el directivo es quien debe analizar y tomar las mejores decisiones. Decisiones que finalmente redundan en la cuenta de resultados de la empresa.

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