En la actual economía de la información los datos se han convertido en la moneda de cambio del mundo digital.
Existen todo tipo de datos, los generados sobre clientes y empleados, datos médicos, gubernamentales, financieros, etc. Según IDC Research, el volumen de datos a nivel global aumentará a 163 Zettabytes para 2025, 10 veces más que en la actualidad. Para que nos hagamos una idea, este espacio de almacenamiento permitiría grabar la historia del planeta Tierra desde su formación hasta el día de hoy a tiempo real en HD a 1080p y, aun, sobraría espacio
Estos factores, junto el uso de datos que hacen las redes sociales, las crecientes irregularidades en la gestión de datos en empresas y la introducción del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en la UE; han conseguido situar al creciente volumen de datos, las políticas de protección y la privacidad en el punto de mira.
Paralelamente, los avances en business intelligence permiten generar valor a partir de los datos recopilados. Las compañías tienen la posibilidad de utilizar la información de forma predictiva y adelantarse a las necesidades y expectativas de los clientes.
La recuperación, almacenamiento y análisis de datos se ha convertido en una oportunidad para la innovación y los nuevos modelos de negocio. A la vez, el nuevo contexto obliga a las organizaciones a estar preparadas y capacitadas para tomar decisiones estratégicas sobre los procesos de recopilación, almacenamiento, análisis y ubicación de datos, la regulación y cómo protegerse de ciberataques o infracciones.
A continuación, se detallan cinco pasos que pueden ayudar a las organizaciones en el diseño de estrategias sólidas que garanticen la correcta gestión de datos:
1. Clasificar los datos. "¿Qué datos tengo y qué nivel de confidencialidad requieren?" la respuesta a esta pregunta requiere una visión completa de la infraestructura de datos, así como del total de información almacenada, el uso que se hace de ella, quién es su propietario, formas de acceso y sistemas que garantizan el cumplimiento de las regulaciones.
2. Nombrar un administrador de datos
Es necesario contar con una persona responsable de la administración y protección de datos. Entre sus tareas, deben incluirse el registro y mantenimiento de los datos, diseño de la estrategia de protección y control de su cumplimiento. Además, será responsable de la introducción de las tecnologías que permitan generar crecimiento y de revisar las posibles consecuencias de los procedimientos de recopilación, almacenamiento y uso de datos personales.
3. Participación de la Dirección. La transformación Digital se ha vuelto una condición imprescindible para garantizar la supervivencia y éxito de cualquier empresa. Por esta razón, las decisiones sobre tecnología y datos requieren la participación y reflexión de la dirección de la compañía.
4. Educar a los empleados. Se debe diseñar una cultura que garantice el cumplimiento de las normativas vigentes entre los empleados siendo capaz de guiar el cambio a largo plazo. Las compañías deben implementar nuevos procesos y políticas, así como programas de formación, con directrices que apoyen la gestión y protección de datos.
5. Medir el impacto en tiempo real de su estrategia de gestión de datos. Finalmente, las empresas deben cuantificar los resultados de su estrategia de gestión de datos, y plantearse si continuar con el modelo seguido o marcar un nuevo enfoque que optimice la gestión de datos.
La información permite a las compañías adelantarse a los clientes
Las nuevas formas de recopilar y analizar datos, junto al auge de las redes sociales, la inteligencia artificial y el Internet de las cosas (IoT), ha hecho que la gestión de datos sea cada vez más compleja. Las empresas deben priorizar y alinear la gestión de datos, la protección de la información, los sistemas de almacenamiento y las políticas de administración de datos con la estrategia de uso de datos para la toma de decisiones estratégicas o para objetivos comerciales. Este enfoque debe nacer en los niveles más altos de la compañía y trasladarse al resto de la organización, pasando a formar parte de la cultura corporativa.
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