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La torre de control de Cofares, el pilar que garantiza los medicamentos

  • Gracias a ella, la cooperativa entrega a las farmacias hasta 30 millones de medicamentos al mes

Desde el inicio de la pandemia la cooperativa de distribución de medicamentos, productos y servicios sanitarios, Cofares, ha reforzado su logística para la distribución de productos farmacéuticos por toda España para asegurar su abastecimiento.

Bajo este contexto, y a pesar de que diferentes voces alertan de la posible falta de suministros en varios sectores, Rubén Orquín, director de Logística y Cadena de suministros de Cofares desmiente que pueda pasar en su compañía. "Hay que enviar un mensaje de tranquilidad porque el suministro está garantizado. De hecho, lo estuvo en un momento más tensionado de la historia como fue durante el momento  Covid cuando la demanda de productos de salud aumentó más de un 30% y en todo momento estuvo garantizada la llegada de los medicamentos a las farmacias y, a través de ellas, a los pacientes.", declaraba durante el Observatorio online 'La Torre de Control que asegura los medicamentos en España. De la farmacia al paciente', celebrado por elEconomista

"Y es que, en un momento en el que hubiéramos podido prescindir de ciertos bienes y servicios, incluso ciertas categorías de alimentos, prescindir de los medicamentos hubiera sido impensable", añadió.

Para garantizarlo, el grupo cuenta con  el pilar de la compañía, la torre de control que permite monitorizar en todo momento qué es lo que está pasando desde un nodo central  garantizando la llegada segura y a tiempo de los medicamentos a los pacientes a través de las farmacias. Se trata del primer operador logístico de productos de salud a nivel nacional del que dependen 30 millones de medicamentos cada mes.  Para que podamos visualizarlo, Rubén Orquín nos lo describía así. "Es un conjunto de personas con muchas pantallas en una sala donde  visualizan lo que está pasando en cada uno de los almacenes".

Pero ¿cómo se asegura con garantías la llegada de los medicamentos? La torre de control de Cofares garantiza en tiempo real una logística y reparto manteniendo las particularidades y requerimientos técnicos y de conservación que necesitan los medicamentos. Y para ello establece una completa trazabilidad que depura cualquier retraso en apenas minutos en los envíos y monitoriza la conservación y temperatura de los fármacos. 

"Medimos la puntualidad de las entregas en rangos de 10 minutos Si miramos aquellos casos en los que entregamos con más de 10 minutos de retraso respecto a la hora prevista en esa farmacia estamos hablando de un 0,5% de los casos. Eso nos permite tener un patrón, una fiabilidad que podamos dar. Por lo tanto, nuestro objetivo es asegurar disponibilidad y fiabilidad en la entrega", explica el director de Logística y cadena de suministros de Cofares.

De esta manera, Cofares realiza con casi 39 almacenes distribuidos por toda España hasta 30 millones de entregas de medicamentos todos los meses, 800.000 líneas de pedido  todos los días y 1.500 rutas de reparto a 22.000 farmacias.

Pacientes crónicos

La medicación de 19 millones de crónicos en España depende de esta torre de control que gestiona hasta 85.000 referencias de productos de salud. De esta forma, cuatro de cada diez referencias de productos sanitarios que gestiona la cooperativa Cofares están dirigidos a pacientes crónicos que a diario acuden a sus farmacias en búsqueda de su medicación.

La medicación de 19 millones de pacientes crónicos dependen de esta torre de control

"En estos casos, solemos hablar de medicamentos generalmente delicados, que precisan total seguimiento y que en muchas ocasiones hay que asegurar de forma especial la conservación de temperatura o humedad. La tecnología vuelve a ser un factor clave en este proceso. Nos tenemos que asegurar que la persona que va a recoger ese medicamento está informada de forma adecuada por un profesional experto del medicamento, que el embalaje y el producto en el que va asegura las condiciones de temperatura, la confidencialidad de la información y que la entrega se realiza por parte de un profesional sanitario como es el farmacéutico. Todo eso sin tecnología no es posible", señala el responsable logístico de la principal distribuidora farmacéutica de España, con una cuota de mercado cercana al 30 %.

Solventar las incidencias

Sin embargo, a pesar de que son mínimas las incidencias, pueden ocurrir.  "Hay que ser totalmente proactivo, si eres reactivo tienes un problema. Tienes que ser capaz de adelantarte a las situaciones y a los problemas. Si un día pasa algún problema lo importante es que podamos informar a esa farmacia y por tanto a ese paciente. Eso pasa en un 1% o 2% de los casos como mucho, pero hay que asegurarlo porque ese 1% es un medicamento, una vacuna, un producto que está esperando un paciente. Es salud". 

En este sentido, el director de Logística y cadena de suministros destacó como la clave, mas allá de este "superordenador" que es la torre de control que nos permite mostrar toda esa información, es el poder tener la capacidad de capturar los eventos o incidencias a lo largo de toda esa cadena de suministro. "A través de la torre de control vamos viendo cómo van evolucionando los procesos con una serie de hitos, de colores, donde se ve qué va saliendo y qué no".

Y precisamente es en esas incidencias la importancia de que salten las alarmas. "Lo que hay que trabajar son los problemas, las incidencias... cuando se produce un pequeño retraso, por pequeño que sea, es importante identificar rápido cuando se produce para que la persona que está haciendo ese control pueda avisar a esas farmacias afectadas de lo que está sucediendo y en base a eso establecer planes de contingencia. Lo prioritario no es saber sólo si está pasando algo si no tener protocolizado qué hay que hacer si pasa algo", explica Orquín. 

Valor humano

Desde Cofares aplican las tecnologías necesarias para que la salud llegue de la mejor forma posible a miles de farmacias en España. "En Cofares nos gusta ver qué problema tenemos que resolver y como las herramientas digitales nos ayudan a ellos. Afortunadamente, la tecnología y la digitalización es más asequible que hace 10 años. No son necesarias grandísimas inversiones para poder disponer de herramientas muy potentes. Para ello hay varias herramientas, como los códigos Bidi, las PDA's que llevan los conductores de reparto...", explica Orquín. 

Sin embargo, todo ello no sería posible sin el factor humano. "Si no hay una herramienta, si no hay un proceso y un conjunto de personas que velen por todo eso, es imposible manejarlo", aseguraba Orquín.

Por ello, no es de extrañar que  Cofares se haya convertido en la primera distribuidora farmacéutica en recibir la certificación Top Employers España 2021, que reconoce la excelencia en las condiciones de trabajo que la Cooperativa ofrece a sus empleados y su contribución a su desarrollo personal y profesional. 

Constante innovación

En su apuesta por la innovación, Cofares desarrolla tecnologías disruptivas, aplicables a nuevos servicios y productos de salud, accesibles para las personas a través de la farmacia.

Un ejemplo de ello,  es la iniciativa Vericam -fruto del intraemprendimiento de un empleado- que está permitiendo implantar en 36 centros de la cooperativa un nuevo sistema de verificación automática de artículos basado en un dispositivo loT.  Así, el objetivo de Cofares es implementarlo durante este año 2021 en todos sus almacenes y convertirlo en un sistema estándar que garantice la calidad de las operaciones. 

Gracias a ello, hoy su iniciativa impulsa  nuevos retos en la capacidad de innovar de los empleados de Cofares.

El poder del dato en el sector

Una de las estrategias fundamentales claves para el desarrollo del sector logístico farmacéutico es el uso de los datos para poder anticiparse a los acontecimientos. "El reto no es tener información, si no manejar el volumen tan ingente de millones de datos que manejamos. Es tal la cantidad de información que lo que necesitamos es estructurar muy bien esa información para gestionarlo", asegura Rubén Orquín.

De esta forma, la colaboración conjunta de todos los agentes del sector (laboratorios, distribuidoras y farmacias) permite una mejora de la planificación y optimización de los recursos, facilitando una logística farmacéutica más eficiente y rentable.

"De media, realizamos al día 2'5 veces entregas a una farmacia"

Rubén Orquín, director de Logística y cadena de suministro de Cofares

Una vez más, las empresas de distribución farmacéutica se han erigido en un elemento clave para que lleguen los medicamentos a todos los rincones del país. Así, durante los días más duros de esta crisis sanitaria sin precedentes, desde Cofares reforzaron las 1.500 rutas de distribución habituales con otras 75 más, de cara a optimizar el servicio y que todas las farmacias recibieran sus pedidos. 

¿Qué productos se dispararon?

En un primer momento hubo  miedo al desabastecimiento por lo que la compra era de todo tipo, pero fundamentalmente al principio el hubo una gran demanda de paracetamol. Luego obviamente todos los productos Covid o de protección como mascarillas, geles hidroalcohólicos, guantes… En todo este tipo de productos el incremento de demanda en un solo día era la de todo un año normal.  

¿Cómo está la situación actualmente?

Nos hemos acostumbrado a que lo que era imposible pueda pasar. Venimos de un año donde no ha habido gripe, un invierno donde se incremento la vacunación de la gripe a cifras históricas. Por supuesto, el uso de mascarilla junto con el hecho del confinamiento redujo la gripe a niveles muy bajos. Se está produciendo un incremento de los antigripales por encima del 50-60% de los datos del año pasado. 

"Los antigripales han aumentado entre un 50- 60% respecto al año pasado"

Los medicamentos son un bien delicado que se puede estropear. Desde Cofares, ¿cómo aseguran que llega a las farmacias en unas condiciones óptimas?

Efectivamente hablamos de un producto que tiene que asegurar unas propiedades en toda esa cadena. Hablamos mucho de la temperatura, por ejemplo, y todo eso está regido por las buenas prácticas de distribución que estamos obligados a cumplir –tanto los laboratorios como los distribuidores y farmacias– y que definen un conjunto de reglas que son auditadas y que son controladas para asegurar que ese proceso cumple unos mínimos de calidad. 

Toda la cadena de suministro, desde los transportistas, almacenes...tienen unas normativas y equipamientos que aseguran todo ese proceso. Por ejemplo, las furgonetas de reparto van perfectamente monitorizadas y trackeadas para asegurar que la temperatura no se rompe en ningún momento, así como para geolocalizar el producto.

¿Cuánto tiempo pasa desde que se activa la alarma por una falta de medicamento en una farmacia  hasta que se realiza la entrega?

Por daros un dato, de media a una farmacia se le entrega por parte de Cofares 2,5 veces al día. Es un valor medio, es decir, hay farmacias más pequeñas como puede ser en un pueblo que vas una vez al día, pero hay farmacias a las que vamos seis veces al día. Seis veces al día implica que muchas veces desde que se solicita un medicamento hasta que se entrega pasan solo dos horas.

"Muchas veces desde que se solicita hasta que se entrega a la farmacia pasan solo dos horas"

Al final, lo que tenemos que entender es que hay decenas de miles de referencias, pero una farmacia por su tamaño no puede tener 30.000-40.000 referencias diferentes. Por lo tanto, la distribución tiene que funcionar como la rebotica de la farmacia. Quiere decir que ese conjunto de distribuidores no deja de ser un pequeño almacén diferido que nos garantice que en dos horas vamos a tener ese medicamento. El conjunto del sector, farmacias y distribuidores tiene que garantizar las referencias que puedan ser necesitados por un paciente.

¿Cómo es el proceso en una farmacia rural?

El grado de capilaridad de las farmacias es muy elevado, son 22.000 farmacias. En Cofares para poder ofrecer ese servicio a las farmacias, tenemos 35 almacenes de distribución repartidos por toda España más 4 en construcción que a lo largo del año que viene estarán operativos.

 En nuestro plan estratégico que empezamos a trabajar hace tres años lo que perseguíamos es que no hubiera una farmacia más lejos de una hora de distancia de ninguno de nuestros almacenes. Si a esa capilaridad de los almacenes le añadimos 1.500 rutas de reparto con furgonetas que salen a repartir 30 millones de medicamentos que repartimos todos los meses, esa combinación es lo que permite asegurar esos tiempos de entrega. 

Y luego por supuesto el componente de desarrollo de integración tecnológica que hay entre las farmacias y los distribuidores. La combinación de toda esa infraestructura logística y tecnológica y los grados de integración es lo que permite esa magia. 

¿Han pensado en llevar ese medicamento a esa persona que lo necesita en su domicilio o  a los hospitales?

Durante la crisis sanitaria, debido a las restricciones de movilidad, los pacientes precisaban de una solución para recibir sus medicación en el domicilio en condiciones de seguridad. 

Hay que tener en cuenta un dato que llama la atención y es que más de la mitad de los medicamentos que se dispensan en un hospital no son para las personas ingresadas allí, si no pacientes que están en domicilios pero que requieren de un medicamento hospitalario. 

En estos momentos, acercar a los usuarios su medicación hospitalaria sigue siendo una necesidad para evitar la saturación innecesaria de estos centros. Para ello, la farmacia está llamada a convertirse en el sitio de referencia  –con amplio horario y consejo farmacéutico– para que estas personas tengan acceso a su medicación. 

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Comentarios 1

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No puedo entender como a este señor no se le cae la cara de vergüenza hablando del capital humano de Cofares cuando a los trabajadores de la plataforma telefónica o como son conocido CORE se les da un trato vergonzoso y trabajan en unas condiciones lamentables. Tendrían que dejar de invertir en tanta tontería y mejorar las condiciones de estos trabajadores.

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