Los especialistas en cumplimiento normativo (compliance) recomiendan que las entidades de servicios de inversión graben todas y cada una de las conversaciones que mantengan con sus clientes a partir de la entrada en vigor de la Directiva MiFID II, el 3 de enero de 2018 para cubrirse las espaldas ante posibles denuncias ante los tribunales, aunque el sistema conlleve unos costes muy elevados.
El anteproyecto de Ley del Mercado de Valores, que transpondrá con retraso la directiva, tan solo obliga a grabar las conversaciones telefónicas o comunicaciones electrónicas que se mantengan con sus clientes sobre operaciones o sobre la prestación de servicios que estén relacionados con la recepción, transmisión y ejecución de órdenes. Sin embargo, los especialistas creen que es difícil saber si al iniciar una conversación con un cliente, ésta terminará en una operación o no.
Ejemplos en marcha
María Dolores Pescador, responsable del Departamento de Corporate Compliance & Conduct del Santander, en el transcurso de su intervención en una jornada organizada sobre MiFID II por la Asociación para el Fomento del Cumplimiento Normativo (ACN), explicó ayer que mientras en España se abogaba porque las grabaciones se limitasen a los canales telefónicos en países como Alemania, Polonia o Reino Unido ya se están llevando a cabo las grabaciones en las sucursales, que se realizan a través de tabletas o de teléfonos móviles, por medio de las cuales se ejecutan las órdenes de venta.
La empresa estará obligada a tomar todas las medidas razonables para grabar las conversaciones, tanto enviadas como recibidas, a través de material facilitado por ella a sus empleados, que no podrán emplear materiales propios.
Además, los clientes podrán comunicar sus órdenes por otros canales, si bien tales comunicaciones deberán hacerse en un soporte duradero, como correo postal, fax, correo electrónico, o documentación de órdenes de clientes formuladas en reuniones. En particular, el contenido de conversaciones cara a cara con un cliente podrá registrarse por escrito en actas o notas. Esas órdenes se considerarán equivalentes a las recibidas por teléfono.
En el caso de que las reuniones se realcen fuera de las oficinas y sin dispositivos electrónicos, el representante de la entidad financiera podrá extender un acta
Las empresas de servicios de inversión tendrán que llevar un registro de todos los servicios, actividades y operaciones que realicen. Este registro deberá ser suficiente para permitir que la CNMV desempeñe sus funciones de supervisión y aplique las medidas ejecutivas oportunas y, en particular, para que pueda determinar si la empresa servicios ha cumplido todas sus obligaciones, incluidas las relativas a sus clientes o posibles clientes y a la integridad del mercado.
Los registros conservados se pondrán a disposición de los clientes si así lo solicitan, y se conservarán durante un periodo de cinco años y, cuando la Comisión Nacional del Mercado de Valores (CNMV) así lo solicite, durante un periodo de hasta siete años. La CNMV podrá precisar los sistemas, procesos, requisitos técnicos y el alcance de las grabaciones de conversaciones telefónicas y comunicaciones electrónicas.
Tanto Gregorio Arranz, director de Regulación de la Asociación de Mercados Financieros, e Ignacio Santillán, director general de la Gestora del Fondo General de Garantía de Inversiones, coincidieron en señalar que es preciso que la CNMV emita una "comunicación expresa lo antes posible" ante las graves dudas que plantea la transposición, al considerar que no se puede dejar que "cada uno haga lo que quiera y se acabe en los tribunales".