La Comisión Europea quiere eliminar la apostilla para que los ciudadanos y las empresas comunitarias puedan ahorrar hasta 330 millones de euros, además de acortar el tiempo y evitar los trastornos que este trámite supone, según los cálculos elaborados por la Comisión Europea, en su propuesta de suspensión de este trámite notarial.
Los ciudadanos y las empresas dejarán de tener que presentar versiones legalizadas o traducciones juradas de los documentos oficiales a la hora, por ejemplo, de inscribir un inmueble o una empresa en el Registro, contraer matrimonio o solicitar una tarjeta de residencia.
El trámite que se quiere suprimir, la apostilla, consiste en colocar sobre un documento público, o una prolongación del mismo, una apostilla o anotación que certifica la autenticidad de la firma de los escritos públicos expedidos en un país firmante del Convenio de Apostilla y que deban surtir efectos en otro país firmante del mismo.
Los países firmantes del Convenio reconocen por consiguiente la autenticidad de los textos que se han expedido en otros países y llevan la apostilla notarial. Doce categorías de documentos públicos quedarán exentos de estos trámites, exigidos para aproximadamente 1,4 millones de escritos al año en el territorio de la UE.
Bruselas, que ha presentado una proposición de Reglamento, considera que las nuevas normas simplificarán los trámites al suprimir la legalización y la apostilla, lo que supone que se elimine la necesidad de presentar una copia certificada junto con el documento público original, permitiendo la presentación de copias no certificadas junto con los originales.
Hoy en día, los ciudadanos que se trasladan a otro Estado miembro tienen que dedicar mucho tiempo y dinero a demostrar la autenticidad de los documentos públicos que les conciernen (como las partidas de nacimiento o los certificados de matrimonio) expedidos por su Estado miembro de origen. Para ello han de obtener el certificado conocido como apostilla, utilizado por las autoridades públicas de otros Estados como prueba de que los documentos públicos, o las firmas estampadas por los funcionarios nacionales en los documentos, son auténticos.
El exceso de trámites afecta también a las empresas cuya actividad atraviesa fronteras en el mercado único de la UE.
Por ejemplo, a menudo se les requiere, en sus operaciones transfronterizas, que presenten una serie de documentos públicos certificados que acrediten su personalidad jurídica. Estos requisitos se remontan a una época en la que los distintos países sólo aceptaban como auténticos los documentos públicos expedidos por el Ministerio de Asuntos Exteriores de otro país. Pero ahora, al igual que se reconocen las resoluciones judiciales de los demás países, se pretende confiar en los registros civiles de cualquier Estado miembro sin necesidad de aval de los ministerios de Asuntos Exteriores, y de Justicia. La Comisión Europea califica los requisitos administrativos desfasados para certificar la autenticidad de los documentos públicos de los ciudadanos que residen y trabajan en otros Estados miembros.
Traducciones no juradas
Bruselas trata de garantizar la aceptación de traducciones no juradas de los documentos públicos expedidos por las autoridades de otros Estados miembros; facilitar impresos estándar multilingües de la UE facultativos; y mejorar la cooperación administrativa entre Estados miembros para mejorar la lucha contra el fraude.
Para adquirir fuerza legislativa, la propuesta de Reglamento debe ahora ser adoptada por el Parlamento Europeo y el Consejo mediante el procedimiento legislativo ordinario (codecisión). Además, con ocasión del Año Europeo de los Ciudadanos (2013), la Comisión publicará, el próximo 8 de mayo, un nuevo informe sobre la ciudadanía de la UE en el que presentará doce nuevas medidas concretas para resolver los problemas restantes que dificultan a los ciudadanos de la UE el ejercicio de la libertad de circulación.
