Las legal operations se han puesto muy de moda en los últimos años, como consecuencia del empeño de los departamentos legales en digitalizarse para optimizar la prestación de servicios y la priorización estratégica del trabajo. Esto se traduce en nuevas formas de trabajar para maximizar la productividad y la rentabilidad, es decir, en mejorar los procesos y generar valor sin perder de vista los costes.
En esta línea, en los últimos tiempos ha surgido un nuevo puesto: Legal Operations, ideado para analizar lo que necesitan el resto de los departamentos. Se trata de un rol mixto, ya que esta posición no ejerce únicamente como abogado, sino que debe tener conocimientos sobre tecnología y estrategia y, además, contar con una visión general de la empresa y sus objetivos. Esta figura está pensada para la gestión de proyectos, el análisis y la comunicación de datos, la gestión operativa y financiera, etc.
Este es sólo un ejemplo que demuestra el cambio de paradigma que están viviendo los departamentos legales, a los que aún les queda mucho camino por recorrer en lo que a avances tecnológicos se refiere.
Este cambio de paradigma ha llegado para solucionar algunos errores muy habituales. Recuerdo un grupo societario de alrededor de veinte organizaciones que tenía toda la estructura societaria distribuida por carpetas. Cada vez que se producía un cambio societario, el departamento legal se enfrentaba a todo un reto, ya que no tenía la documentación actualizada de forma correcta. En este sentido, considero fundamental contar con una herramienta que permita tener todo bien organizado y acceder a toda la información societaria con un solo clic.
Por otra parte, hay departamentos legales que incluso incurren en riesgos de governance, ya que la normativa pide una transparencia que en algunos casos no se cumple. Muchas veces se cometen errores de esta índole debido a que los sistemas de gestión de la información están muy anticuados.
En cuanto a los contratos y apoderamientos, he visto casos en los que alguna licitación o RFP había sido firmada por la persona equivocada, ya que la compañía no era consciente de que alguien estaba firmando algo para lo que no estaba autorizado. En estos casos, es muy común que la otra parte de la relación contractual no pida el poder para ver si realmente estás autorizado para ello. La gente normalmente no actúa de mala fe y estas cosas suelen suceder por errores de comunicación. Por ello, es importante contar con herramientas que indiquen los flujos de aprobaciones.
¿Y qué ocurre cuando nos enfrentamos a una auditoría? Prepararse para ello se convierte en una tarea ardua porque implica revisar hojas de cálculo, bandejas de entrada y carpetas compartidas para obtener los documentos solicitados. Las soluciones manuales para la gestión de contratos tienen funciones limitadas y no son escalables. A medida que la organización crece, cada vez se hace más difícil mantener el control sobre las fechas y la información importante. Además, no disponer de una visión de conjunto de todos los contratos y documentos legales de la organización puede tener graves consecuencias para la gestión de riesgos. Si no sabes dónde se localizan tus contratos, ¿cómo sabes qué riesgos y obligaciones tienes?
En definitiva, los departamentos legales demandaban un cambio y la digitalización ha impulsado su puesta en marcha.