Lanzarse a un proyecto de emprendimiento es emocionante, pero también puede resultar abrumador para aquellos que no están familiarizados con los procesos para emprender o que no conocen bien las obligaciones a las que se comprometen al convertirse en autónomos. Especialmente las relacionadas con los asuntos fiscales. Específicamente, hay cuatro errores que suceden de forma común:
1. Darse de alta fuera de plazo
El primer paso, y primera obligación fiscal, es darse de alta en el censo de Actividades Económicas de la Agencia Tributaria. Para ello hay que presentar una declaración censal, indicando los datos personales, la actividad del negocio y su ubicación. Con estas características, se determinarán los impuestos a declarar.
La solicitud de alta en el RETA debe realizarse durante los 60 días naturales anteriores al inicio de la actividad. En caso de retraso, la Tesorería General de la Seguridad Social cobrará las cuotas atrasadas con un recargo de un 20%.
2. Infracciones o fraude a la hora de pagar impuestos
Tramitar y pagar los impuestos es la segunda de las obligaciones, incluyendo el Impuesto sobre la Renta de Personas Físicas (IRPF) y el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), que deberán abonarse cada trimestre.
Asimismo, tendrán que presentar varias declaraciones como la anual del IRPF, la del IVA, la de retenciones e ingresos a cuenta, la anual de operaciones con terceros y la informativa de operaciones intracomunitarias, entre otras.
Los errores en la fiscalidad de las empresas pueden sobrellevar consecuencias, como multas y sanciones, generalmente económicas. Estas infracciones se dividen en leves, graves y muy graves, y su cuantía dependerá del grado.
La sanción leve supone una multa proporcional del 50%; en el caso de que sea grave del 50 al 100% y, cuando es muy grave, la sanción consistirá en una multa proporcional del 100 al 150%. Otro error puede darse cuando se solicitan de forma incorrecta devoluciones, beneficios o incentivos fiscales, suponiendo una infracción grave, con una multa proporcional del 15% o una muy grave, con una cantidad fija de 300 euros.
"La digitalización puede facilitar el cumplimiento de las obligaciones; con una simple foto o escaneo de facturas, la información se puede registrar en los correspondientes programas para la confección de las declaraciones, o dar traslado de las mismas a los asesores externos", explican Mateo Sanfilippo y Ana Ortiz de Urbina, expertos de Lefebvre, compañía proveedora de software y contenido jurídico líder en España. Así, tal y como reseñan desde esta empresa, gracias a herramientas como programas de contabilidad o los asistentes virtuales que proporciona la AEAT muchos de estos problemas pueden prevenirse.
3. No presentar la declaración a tiempo
Los plazos son fundamentales, ya que no existe flexibilidad en estas gestiones. Por ello, han de estar muy pendientes en enero, abril, julio y octubre, que es cuando comienzan cada uno de los trimestres del año fiscal y en cada uno se presenta un modelo diferente de obligaciones fiscales. Al final del cuarto trimestre, además, debe cerrarse el año, presentando las declaraciones que tengan carácter anual, siendo el último día el 22 de enero. Este cierre fiscal será decisivo para liquidar los pagos del IRPF en la Declaración de la Renta.
La infracción por no presentar la declaración en plazo, sin que exista perjuicio económico para Hacienda, se considerará leve con una multa fija de 100 euros, si la presentamos sin el requerimiento de la Administración, o del doble, si este organismo tiene que reclamarla.
4. No realizar los libros contables obligatorios o las facturas de venta
Por último, Hacienda multará con 150 euros si no se realizan los libros contables obligatorios o las facturas de venta. En este trámite es especialmente importante mantener el orden en los documentos. "Sin duda el almacenamiento digital, evita que tengamos que dedicar un espacio físico al almacenamiento de libros contables y la impresión de los mismos con el consiguiente gasto. También, evitamos el trabajo complejo de ordenar y clasificar toda esa documentación en formato físico, y facilitamos el acceso inmediato a la misma, pudiendo ser desde cualquier lugar si la información se almacena en la nube", inciden los portavoces de Lefebvre.
El cumplimiento de las obligaciones fiscales de un autónomo es un proceso burocrático que, aunque no es excesivamente complicado, puede resultar tedioso y requerir un punto extra de atención. Sin embargo, el uso de programas informáticos diseñados para estas tareas y la digitalización les permiten automatizar procesos y disminuir costes, aunque ello obliga a tener una serie de "habilidades digitales" que suponen un esfuerzo extra para algunas personas.
Por ello, si no se cuentan con los conocimientos necesarios, Lefebvre recomienda externalizar el servicio, que "es una opción recomendable cuando solo se tienen nociones básicas sobre la tributación y no se tiene el hábito de guardar adecuadamente toda la documentación para la confección de las declaraciones". Además, añaden: "debe tenerse en cuenta que, a veces, un pequeño matiz cambia la tributación de la operación y que, si se comenten errores en las declaraciones, la Administración tributaria sanciona casi de forma automática. El autónomo debe ser muy honesto consigo mismo y pensar si va a tener tiempo suficiente para atender a sus obligaciones fiscales y gestionar de forma adecuada la información contable que puede afectar a estas".
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