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Cómo usar la tecnología en la empresa sin resultar 'snobs'

Cada día aparecen nuevos dispositivos tecnológicos, se habla de mantener una comunicación en tiempo real a través de las redes sociales o se promueve a bombo y platillo la digitalización de la pyme o la actividad de los autónomos. Pero a la hora de la verdad, su adaptación por parte de los responsables de las compañías se ve ralentizada por dudas acerca de cómo implementarlo y, sobre todo, de si de verdad va a generar ingresos para su negocio.

Con la base del estudio Radiografía de la Pymes y Autónomo 2014, realizado por la Multinacional de software Sage, se han detectado una serie de necesidades de estos colectivos, a partir de las cuales se han lanzado una serie de consejos para esa adaptación tecnológica no sea un quebradero de cabeza y sobre todo, no suponga un gasto, sino una inversión rentable.

¿Cómo adaptar una empresa a las nuevas tecnologías?

¿Qué importancia darle a la tecnología en una empresa? Si bien la puntuación media que otorgan los responsables de las pymes y autónomos es de un 7 sobre 10, sigue habiendo un 20% que lo considera innecesario o le da un aprobado raspado. Así que el principal consejo para incorporar la tecnología se basa en no pensar en términos tecnológicos, sino empresariales. Porque el objetivo principal suele ser el ahorro de tiempo y dinero en la ejecución de tareas.

Tanto si se hace por cuenta propia como a través de un consultor, hay que analizar los procesos de gestión, comunicación o infraestructuras y detectar qué se puede mejorar, estableciendo además puntos de partida y objetivos de mejora, con análisis de la evolución. Es decir, seguro que un nuevo Smartphone o equipo es atractivo, pero según los responsables de Sage One las preguntas son: ¿a qué dispositivos sustituyen? ¿qué rendimiento tenían los anteriores? ¿qué ahorro de tiempo, mantenimiento, accesibilidad, etc. consigo con ellos? ¿hay algún beneficio no tangible como mejora de imagen de marca a considerar? Con la respuesta a cada uno de ellos sabremos si es necesaria la inversión y sobre todo, el retorno.

¿Mejoraré la relación con mis clientes?

Esta es una de las dudas principales para las pymes y los autónomos, y se refleja en los resultados del estudio. De media, sólo se le otorga un 6,7 sobre 10 a esta cuestión entre los profesionales por su cuenta, mientras que en el caso de las pequeñas empresas lo elevan a 7. Algo que además se traslada a la pregunta de si ayudará a captar nuevos clientes.

En este sentido, el consejo ofrecido por los responsables de Sage One se basa en el análisis del coste de oportunidad de la implementación de esta puerta abierta a los clientes, así como el coste de mantenimiento de ese canal de comunicación.

Dotar a una empresa de herramientas para relacionarse con los clientes, sea una web, redes sociales o las líneas convencionales de teléfono tiene un coste fijo de mantenimiento que asumir. Ya sea en término de horas por parte de responsables que ya están saturados de trabajo como de nuevos puestos, hay que fijar las funciones que van a desarrollar, un plan de acción permanente y revisable de acción con ellos y sobre todo, qué contenidos se van a ofrecer. Este es el punto central, pues la tecnología es el facilitador de esa ?reunión virtual?, pero si no establecemos un plan al final será un espacio de silencio.

En el caso de las web, se recomienda fijar unos estándares de calidad tanto estéticos como de usabilidad adecuados, así como la capacidad para ser reproducida en cualquier tipo de dispositivos, sobre todo pensando en móvil. Otro apartado es la actualización sencilla de contenidos y ahí se recomienda optar por plataformas fácilmente editables por personas sin conocimientos, al menos aspectos básicos, porque así tiene más independencia. Y sobre todo, pensar en términos de clientes, para hacer que sea útil y no dé una visión negativa o aburrida de nuestra marca.

Sobre las redes sociales, tema muy recurrente entre las empresas y autónomos, la principal recomendación es asumir aquellas que realmente se pueden mantener. Si bien es importante ?salvar? tu marca reservando usuarios que no puedan ser ?robados? por terceros, se debe fijar el plan de actualizaciones y responsables de interrelación con los públicos. A veces menos es más, pero debe tener sobre todo constancia. El objetivo es disponer de un canal de comunicación, ventas y fidelización apto.

Y es que para algunos es una vía de ventas, como demuestra el estudio, pues un 37% de las pymes generan negocio a través de ellas, por un 45% de los autónomos. Aquí es importante diferenciar entre ventas de ecommerce y oportunidad de generar contactos o leads. Tener una tarjeta de presentación online es como estar disponible ante millones de personas, por lo que el beneficio, si se adapta bien la tecnología es evidente. Sin embargo 1 de cada 3 empresas no tiene aún web, por lo que es un apartado a mejorar.

En definitiva, tecnología y comunicación digital van de la mano, pero como en otros ámbitos lo importante según los responsables de Sage One no es el qué, sino el para qué. Así, la adaptación se basará en principios objetivos frente a un deseo ?snob? de disponer de lo último sin saber qué nos aportará al negocio.

Por último, otro apartado es la incorporación de soluciones tecnológicas a la gestión de la misma, tema al que daremos desarrollo en próximos artículos. Para más información se puede consultar el estudio sobre La Radiografía de la Pyme y el Autónomo en Sage One.

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