Este enero se cumple un año de la implantación de la factura electrónica para aquellos proveedores que facturasen con las Administraciones Públicas (AAPP), una actividad que, durante los primeros meses, generó un gran número de errores y problemas. Javier López, director general de Seres, la compañía especializada en la implantación de este tipo de soluciones y de intercambio electrónico de documentos, nos cuenta cómo ha ido evolucionando este concepto a lo largo de este último año. Más noticias en la revista gratuita elEconomista Gestión y Desarrollo Exterior
¿Se han corregido los primeros errores que experimentó este sistema?
Siempre que se pone en marcha un nuevo sistema hace falta realizar ajustes de todo tipo. La norma establecía que las AAPP sólo podrían aceptar facturas en formato electrónico, lo cual generó problemas en dos ámbitos principalmente: en los proveedores de la Administración, ya que la mayoría de estas empresas se acercaban por primera vez a este proceso, y en las propias Administraciones Públicas, porque en estas no existía una completa infraestructura operativa, probada y documentada para recibir estas facturas. Así, por ejemplo, no todas las AAPP estaban conectadas, mientras que otras querían o no sabían hacerlo. A pesar de ello, todas las partes hemos trabajado para que la gestión del cambio fuese lo menos traumática posible.
¿Qué pasos han seguido desde Seres para realizar esta labor?
Nos hemos ocupado de hacer realidad la generación y el tránsito de facturas desde el origen hasta los diferentes organismos públicos, receptores finales de los documentos. De esta forma, hemos informado, conectado, corregido, formado y, sobre todo, creado un sistema que facilita a todos los proveedores enviar facturas a la Administración, y que llega a más puntos de entrada del mercado. Para gestionar este paso del papel al formato electrónico hemos colaborado con el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.
¿Cómo está funcionando la facturación electrónica actualmente?
Creemos que el proyecto ha llegado a un punto de estabilidad, donde los problemas derivados de su juventud empiezan a desaparecer, dejando lugar a la optimización basada en el análisis de la realidad. El desafío ahora pasa por extender el uso de la factura electrónica de estos proveedores al resto de sus socios comerciales. En cuanto a las AAPP, se puede hablar de un antes y un después. Ya no hay facturas en los cajones y pueden tener en cualquier momento una foto fija de sus cuentas, saber que deben adecuar sus presupuestos y cumplir los objetivos de déficit.
¿Se ha normalizado por fin su uso entre las pequeñas y medianas empresas y los autónomos?
Es curioso constatar que han sido las grandes empresas que trabajan con la Administración a lo largo de toda España las que más han sufrido el cambio, como las compañías del sector de la electricidad, gas, agua, telecomunicaciones, construcción, sanidad... Una situación que se deriva también de su complejidad de negocio. Mientras tanto, las pequeñas y medianas empresas, así como los autónomos han tenido más sencilla la solución, a través de servicios muy cómodos, en algunos casos incluso manuales. La tranquilidad que aporta el hecho de que la factura esté registrada contablemente desplaza cualquier posible complicación para cumplir con la norma.
¿A cuánto asciende el ahorro total?
Se estima que el coste medio de una factura recibida en formato electrónico es de 2,27 euros, frente a los 7,22 euros de la de papel. En emisión, el coste medio de cada factura electrónica es de 1,64 euros en formato electrónico y de 4,45 euros en papel. Teniendo en cuenta estos cálculos podemos hablar de un gran ahorro. Según fuentes del Estado, se gasta 12,87 millones de euros menos desde que se empezó a utilizar el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (Face) en enero de 2015. A estos ahorros hay que añadir beneficios como la mejora en la gestión general del negocio o la posibilidad de dedicar a las personas encargadas de tratar y mecanizar datos en soporte papel a actividades más productivas.
La implantación de soluciones de e-factura, ¿se ve como un gasto o como una inversión?
En muchas ocasiones vemos que algunos de nuestros clientes entienden la factura electrónica como un gasto, una consecuencia que se deriva de lo que todos conocemos como costes ocultos. Los trabajos realizados para gestionar información en papel están diluidos entre los costes generales de una empresa y prácticamente nadie los analiza -gastos de papel, impresoras, tóner, sobres, sellos o transporte, además del tiempo dedicado por los empleados para tareas como mecanizar datos-. Aun así, sean conscientes o no, lo cierto es que la e-factura no provoca más que ventajas a las empresas. De hecho, una vez que una compañía envía o recibe facturas electrónicas, ya no abandona el proceso para volver al sistema antiguo de generar y procesar sólo papel.
Gestionan el mayor número de facturas del punto de entrada de la Administración General del Estado, ¿temen que la inestabilidad política lleve a un cambio de sistema?
La factura electrónica ha servido como base para cimentar un sistema que nos informa de cuál es la situación de la deuda de las AAPP. Entendemos que ningún Gobierno quiere eliminar eso, es un cambio sin vuelta atrás.
¿Cuál es el próximo paso para la factura electrónica?
Que todas ellas sean electrónicas. Somos conscientes de que todavía queda mucho por hacer, pero las empresas ya han empezado a extender este formato de comunicación e, incluso, ampliarlo a otros documentos como los albaranes o los contratos. En paralelo, el Sistema de Suministro Inmediato de Información (SII), que entrará en vigor el 1 de enero de 2017 y que establece un nuevo modelo de gestión del IVA basado en la información en tiempo real de las transacciones comerciales, dará un nuevo impulso a la factura electrónica, ya que simplifica la adopción del nuevo sistema, que será obligatorio para un colectivo de 62.000 contribuyentes: grandes empresas, grupos de IVA e inscritos en el régimen de devolución mensual, que representan el 80% de la facturación total de los sujetos pasivos de IVA en España.
¿Qué expectativas tienen para 2016?
A pesar de los años de la crisis, hemos conseguido mantener nuestro crecimiento de clientes y tráfico. Por eso, nuestras expectativas para 2016 son muy buenas: esperamos seguir prosperando como empresa de servicios. Por otro lado, según nuestra matriz, La Poste -el correo francés-, nuestra labor no sólo debe buscar un bien económico, sino también un beneficio para toda la sociedad. Por último y, de forma concreta, nuestro objetivo es acompañar a todas las empresas a pasar del papel al formato electrónico.
