Seagate, uno de los principales fabricantes de discos duros del mundo, se propuso averiguar cuáles eran las causas que hacían volar el tiempo de sus empleados y elaboró un estudio. El revelador resultado, que es extrapolable a una vasta inmensidad de empresas de todo el mundo, sitúa a las reuniones y los mails como las mayores fuentes de tiempo desperdiciado.
Empleando nuevas técnicas de estudio han llevado a cabo un análisis de las interacciones y actividades de 7.600 empleados recogido por el diario estadounidense The Wall Street Journal. Entre otros, han sondeado los encabezados de los mails de sus trabajadores, así como el contenido de sus calendarios online del pasado año 2013, y han descubierto en qué emplean más tiempo y cuál sería la mejor forma de reorientar las tareas más baldías para elevar su productividad.
En concreto, algunos grupos han dedicado más de 20 horas a la semana, la mitad de una semana laboral de 40 horas, a acudir a reuniones; mientras que una consultora generó entre enero y diciembre del año revisado unos 3.700 mails, que absorbieron 8.000 horas de trabajo de 228 trabajadores de Seagate. La empresa tecnológica ha pasado a la acción: se ha reducido el número de reuniones y también su duración, además de reducir el contacto con la consultora que consumía tantos recursos.
Las distracciones cazadas en Seagate se dan en más compañías. VoloMetrix es la firma que diseña y aplica el software encargado de analizar las rutinas de los empleados, a base de extraer datos de aplicaciones corporativas tales como el correo, los calendarios online o las redes sociales, y ha trabajado ya con más de dos decenas de empresas. En ellas ha encontrado a directivos que hacen perder más de 400 horas a la semana de sus compañeros, solo en leer mails o atender a las reuniones que convoca.
La sobrecarga de empleo sobre los subordinados se ve claramente en sus calendarios. Un mando intermedio de una empresa descubrió gracias a uno de los estudios realizados por VoloMetrix que pasaba ocho horas a la semana en reuniones a las que no tenía que acudir y otras cuatro horas semanales respondiendo correos que no necesitaban ser atendidos.
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