Las pymes llevan años haciendo de la necesidad virtud, sobre todo en lo referido a la contención de costes. Sin embargo, la crisis está forzando a muchas compañías a recortar, aún más, unas partidas de por sí magras. ¿Por dónde meter la tijera sin que el ajuste sea traumático para los trabajadores, ni frene la actividad productiva?
Antes de tomar ninguna decisión, es imprescindible que la empresa realice un análisis integral de su estructura de costes. Esto, que puede parecer una obviedad, "es un error que cometen muchísimas pymes, porque desconocen algo tan básico como el peso que tienen las distintas partidas de compras, recursos humanos o gastos corrientes en el presupuesto global", constata Luis Santiago, director general de Lowendal Masaï España.
Quizá por eso, tantas pymes empiezan la casa por el tejado. "Lo primero que hacen es despedir personal, pensando que así se ahorran mucho dinero, cuando nuestra experiencia como consultora especializada en gestión de costes nos dice que no suele ser así", aclara el directivo de Lowendal.
No quiero despedir, ¿qué hago?
Los gastos de las empresas se dividen normalmente en cinco áreas: Comercial, Procesos, Organización, Suministros/logística y Gastos (telecomunicaciones, formación, seguros, viajes, seguridad, etc.). Si la empresa necesita contener u optimizar costes -no reducirlos de inmediato-, lo razonable es comenzar por racionalizar procesos operativos y productivos. Es decir, mejorar la automatización e informatización, que a medio plazo se traducirá en un ahorro. En cambio, si a la empresa le urge bajar los costes a corto plazo, tendría que aligerar el área de Organización, evitar duplicidades e ineficiencias, lo que conlleva despidos.
Embudo para gastos generales
Una empresa no es un hogar, pero los consejos de la abuela suelen funcionar, así que una forma rápida de ahorrar es bajar el gasto en telecomunicaciones, formación y seguridad, controlar los seguros y viajes de empresa y, sobre todo, vigilar las tarjetas de crédito. Cuanto más pequeña sea la empresa, más fácil resulta aligerar esta partida.
Ojo al transporte y la logística
En ciertos tipos de empresas, como las de distribución, cualquier cambio en este eje estratégico puede poner en peligro su supervivencia. Lo saben bien compañías como Chep, que desde que empezó a operar en España, en 1987, trabaja con fabricantes, operadores logísticos y distribuidores en la estandarización de los sistemas de paletización. Marta Fuentes, directora de Recursos Humanos para Iberia, insiste en que es crucial "mejorar procesos y aportar ahorros al conjunto de la cadena de suministro".
Buscar y comparar suministros
Hacer cirugía fina de proveedores y tipo de compras; jugar con los precios y plazos de entrega; negociar formas de pago y posible financiación; subastar y adjudicar al mejor postor el aprovisionamiento de materiales es una de las medidas de ahorro más eficientes a medio y largo plazo.
En opinión de Luis Santiago, director general de la consultora Lowendal Masaï España, "optimizar la cadena de suministros es fundamental, aunque son muchas las empresas que la descuidan". La firma que él dirige tiene clientes de todos los tamaños, desde empresas que facturan 20, 30 o 40 millones de euros, "aunque nuestro target más común son los que tienen una facturación en torno a los 100-400 millones", explica Santiago. A todos los clientes les aseguran "el retorno de la inversión; de hecho, la cifra media de nuestra remuneración -fija mas variable- representa aproximadamente un 15 por ciento de los ahorros obtenidos el primer año", concluye.
El marketing aguanta bien
Por mal que estén las cosas en una empresa, es evidente que tiene que seguir vendiendo sus productos y servicios, por lo que las acciones de promoción comercial suelen ser de las últimas -y menos tocadas- por la tijera del ajuste. En todo caso, optimizar costes en el departamento comercial y de marketing es posible, hilando muy fino y restringiendo las acciones comerciales a las muy específicas y del todo imprescindibles.
Porque, al margen de que la crisis imponga ahora recortes urgentes y drásticos, para que la gestión empresarial sea buena y eficiente, las políticas de optimización de costes deben ser permanentes.
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