Las reuniones siempre han sido un tema de debate en el ámbito laboral. Una reunión puede ser imprescindible para un cliente o para un compañero de la oficina y puede ser a la vez completamente innecesaria para otro.
Con el auge del teletrabajo y el trabajo híbrido, se han vuelto más comunes. A veces también como una vía para seguir manteniendo el ambiente de equipo. Pero está claro que muchas veces las reuniones se alargan de forma innecesaria. Ante estos casos, cada vez más empresas están implementando reuniones de un máximo de 15 minutos de duración.
La reunión de 15 minutos es la nueva tendencia de mayor crecimiento entre las empresas, según un análisis de los datos de Microsoft Teams, que también muestra que las personas están agendando menos reuniones de una hora.
Las reuniones de 15 minutos ahora representan el 60% de las reuniones programadas en el calendario, demostrando que tanto los ejecutivos como los empleados se han vuelto más recelosos de su tiempo.
La reunión estándar de media a una hora cada vez es más odiada
A nadie se le escapa que varias reuniones de media hora al día pueden llevar al traste la jornada laboral de cualquier… A no ser que tu trabajo se dedique a tener reuniones.
Más del 75% de los empleados dicen que las reuniones más cortas son más eficientes, según la encuesta de Microsoft. Un tercio de los encuestados dijo que de todos modos dejan de prestar atención después de 15 minutos.
Cómo tener reuniones de 15 minutos
El Wall Street Journal ha hablado con varios CEOs y expertos en gestión de equipo para intentar trazar una guía para tener estas reuniones breve.
Parece ser más una cuestión de tacto que de reglas marcadas. Si eres demasiado directo, pareces demasiado brusco. Si intentas suavizar la situación en exceso, corres el riesgo de parecer débil.
Para cumplir con un horario ajustado, ten en cuenta cuatro reglas:
Haz reuniones de grupos pequeños: Pregúntate quién realmente necesita estar presente. Tener demasiada gente en la reunión desperdicia el tiempo de todos.
Ten un tema claro: No todo se puede resumir en una reunión de 15 minutos, dice Brian Elliott, ex ejecutivo de Slack y cofundador del think tank de trabajo flexible Future Forum. Cíñete a un tema.
Prepárate: Envía los materiales antes de la reunión, también conocidos como "trabajo previo", para que los participantes puedan estar preparados. Eso hace que la conversación sea productiva desde el principio.
Agrupa las reuniones: Tres reuniones de 15 minutos, una después de la otra, a menudo funcionan mejor que tenerlas dispersas a lo largo del día. Un descanso de 15 minutos entre reuniones de 15 minutos solo permite que se alarguen o que comience pero no se termine el trabajo enfocado.
Las reuniones cortas ahorran tiempo y dinero
Mantener las reuniones cortas puede ahorrar dinero. Haz cuenta. Si cobras, por poner una cifra sencilla, 10 euros por hora, reducir cuatro de sus reuniones en 15 minutos equivale a un ahorro de otros 10 euros a tu favor.
Como dice la denominada Ley de Parkinson, "el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine", y eso es aplicable también a las reuniones.
Reuniones más cortas también pueden ayudar a los empleados a trabajar menos horas. Las empresas que han adoptado una semana laboral de cuatro días afirman que eliminar las reuniones que sirven principalmente como informes de progreso es el primer paso para recortar horas ineficientes del día.
