Desde que hace ahora nueve años empezamos a utilizar RPA (Automatización Robótica de Procesos) para automatizar los procesos de nuestros clientes, hemos visto como ha ido cambiando la percepción y el interés del mundo económico y empresarial por esta tecnología. Quería compartir en estas líneas como hemos vivido en Devol esta evolución, desde entonces hasta el momento actual, en el que, sin lugar a duda, RPA se ha convertido en una tecnología disruptiva.
Recuerdo que una de las primeras visiones que se tenía de RPA es que era una tecnología destructora de puestos de trabajo. Recuerdo que algunas compañías mostraban recelos a la hora de automatizar, por el temor a generar un mal clima social. Había que tener ciertos bemoles para automatizar. La decisión de nuestros primeros clientes; un planteamiento de colaboración basado en el paso a paso, sin riesgos; la satisfacción de los usuarios, y un retorno casi inmediato de la inversión permitieron vencer este factor desmotivador. Hoy podemos decir taxativamente que RPA no destruye empleos. Por supuesto que, si alguien utiliza esta tecnología con la decisión de destruirlos, los destruirá, pero la realidad nos indica que no es éste ni el fin ni el objetivo de las empresas que han apostado por RPA.
Un debate que en aquellos años aparecía en los medios era que RPA debería pagar impuestos. La base argumental de esta propuesta era muy simple, si un empleado pagaba impuestos, un "empleado virtual" también debería pagarlos. Este debate se ha ido difuminando hasta desaparecer, a la vista de las consecuencias reales de la automatización. A lo largo de la historia, la automatización, en cualquier ámbito, siempre ha permitido ser más eficientes, más productivos, más confiables, y siempre ha eliminado ciertos puestos de trabajo, pero también, siempre ha generado otros. Si una máquina no paga impuestos por su productividad, por qué lo iba a hacer RPA.
Razones para automatizar
RPA es una tecnología emergente que está transformando la forma en que las empresas realizan sus tareas diarias. Esta tecnología utiliza robots software para automatizar procesos repetitivos basados en reglas, liberando a los empleados de tareas monótonas y permitiéndoles enfocarse en actividades de mayor valor.
Nuestros clientes declaran mayoritariamente que automatizan para eliminar los trabajos más tediosos, para incrementar la calidad y disponibilidad de los procesos, pues un robot RPA no comete errores y puede estar operando las 24 horas del día, para ser más eficientes, al ser más rápidos y acortar tiempos de respuesta, y para dedicar a las personas a labores creativas donde la inteligencia humana no tiene rival. Las empresas tienen plantillas ajustadas y no disponen de todas las personas necesarias para ofrecer un servicio personalizado al cliente, para analizar datos e interpretar resultados, para definir estrategias, para innovar, para resolver problemas inesperados. Dedicar personas a todo esto, en vez de a rellenar formularios, parece una buena decisión.
Es fácil imaginar que el puesto de trabajo ideal es aquel que focaliza el trabajo de la persona en las funciones y tareas más valiosas para la compañía, mientras las tareas automatizables las realizan los robots que operan como "ayudantes virtuales". Cualquier tarea que realice una persona en su ordenador, si sigue unas reglas, puede automatizarse. Los robots imitan a las personas y, por consiguiente, trabajan como las personas, pero más rápidos, sin errores, sin horarios, sin interrupción.
Las posibilidades de automatización de procesos aumentan significativamente cuando RPA se combina con Inteligencia Artificial (IA). Es lo que denominamos automatización cognitiva cuyos límites serán los que tenga la propia IA. Cuando RPA se combina con IA construimos robots que no sólo imitan, también incorporan capacidades humanas como aprender detectando patrones, extraer información de documentos, emails, imágenes, comprender y generar lenguaje natural, detectar sentimientos, … En Devol nos hemos especializado en la combinación de RPA con OCR, machine learning, procesamiento de lenguaje natural e IA generativa, descubriendo día a día nuevos campos de aplicación.
Automatizar una compañía no es un proyecto, es una decisión que se desarrolla al ritmo que decida cada compañía, departamento a departamento, proceso a proceso. Cada proceso automatizado es una pequeña inversión que se analiza y decide individualmente, se diseña y desarrolla en unas semanas, y en unas semanas, está en funcionamiento.
Cualquier compañía o cualquier departamento de una compañía realiza procesos automatizables en mayor o menor medida. El departamento financiero, donde la exactitud es primordial, aprecia RPA porque minimiza la posibilidad de error, mejorando de esta manera la calidad y precisión de los procesos. Cuando se pone el acento en el cumplimiento de regulaciones, normas o políticas internas, RPA es garantía inequívoca de cumplimiento. Si los procesos están relacionados con el tratamiento de documentos: facturas, albaranes, actas, contratos, escrituras públicas o normas técnicas, la combinación de RPA e IA permite construir automatizaciones que hasta hace poco eran inimaginables. La confección de informes a partir de datos procedentes de distintas fuentes de información como páginas web u hojas Excel son otro caso frecuente de automatización por el ahorro de tiempo y la rapidez. Devol ha automatizado procesos en todas las áreas de gestión de una organización, área financiera, recursos humanos, compras, ventas, logística o calidad, porque en todas las áreas existen tareas basadas en reglas.
RPA es una tecnología no intrusiva, compatible con cualquier mapa de sistemas informáticos de una organización, no precisa ni integraciones ni dependencias de ningún tipo. RPA es una tecnología madura, con innumerables casos de éxito, con una creciente comunidad de consultores y proveedores de servicios especializados, metodologías y mejores prácticas que garantizan resultados consistentes, y una continua inversión para mejorar sus capacidades. Personalmente, puedo asegurar que nunca he encontrado una tecnología cuya adopción sea más sencilla y fiable.
Visión económica, estratégica y social
Los efectos de RPA en la economía, la sociedad y el empleo son muy significativos. En términos económicos, RPA reduce los costes operativos al eliminar errores humanos, acelerar los procesos e incrementar la eficiencia y la productividad. El gran número de procesos automatizables que existen en las empresas, la fiabilidad de la tecnología, el coste asequible y el rápido retorno, son algunas de las razones para que el coste de oportunidad óptimo sea decidir dedicarse a lo importante y los robots a lo repetitivo.
En la sociedad, RPA mejora la calidad de vida al eliminar tareas tediosas y repetitivas, y permitir a los empleados dedicar más tiempo a actividades creativas. Automatizar es, al fin y al cabo, transformar un conjunto de puestos de trabajo para hacerlos más eficientes, y también, más atractivos. Dicho de otra forma, automatizar mediante RPA crea mejores puestos de trabajo, tanto desde el punto de vista del empleado como del empleador.
En términos de empleo, RPA plantea tanto desafíos como oportunidades. Por un lado, la automatización de tareas puede llevar a la reducción de puestos de trabajo que son altamente repetitivos y rutinarios. Sin embargo, también crea nuevas oportunidades de empleo relacionadas con la implementación y mantenimiento de la tecnología RPA. Es importante señalar que los robots no reemplazan completamente a los empleados. Los robots ayudan y complementan a los empleados. Los robots realizan tareas de manera eficiente, pero dependen de la supervisión y toma de decisiones humanas.
Si cambia el puesto de trabajo, también cambian las competencias y habilidades asociadas a esos puestos automatizados. Las aptitudes relacionadas con la comunicación efectiva, la creatividad, la iniciativa, la toma de decisiones, la relación con el cliente, la resolución de conflictos, la negociación, el desarrollo de negocio, van a ser mejor valoradas, en detrimento de las aptitudes que aportan los robots. En un escenario de automatización cognitiva, conocer IA como herramienta de trabajo será otra habilidad necesaria.
Es particularmente interesante destacar el papel que está desempeñando la automatización de procesos en la coyuntura social y económica actual. Vivimos en una etapa económica favorable, con incertidumbres, pero con una realidad positiva. En España, esta situación se refleja en varias autonomías que registran tasas de pleno empleo o se acercan a él: País Vasco, La Rioja, Navarra, Madrid y Cataluña.
Se ha anunciado la reducción de la jornada laboral a 37,5 horas semanales en el año 2025. Ya existen países europeos donde se están realizando pruebas sobre la viabilidad de reducir la semana laboral, y si no es en el año 2025, tarde o temprano, la reducción de la jornada laboral llegará a España. Contratar nuevos empleados es cada vez más complicado en el actual mercado laboral. Los candidatos no sólo valoran el salario, sino también el interés del puesto, el equilibrio entre la vida laboral y personal, y otras condiciones laborales.
En este contexto económico y social, RPA puede desempeñar un papel central en la estrategia de las empresas. En un tiempo donde confluyen crecimiento, reducción de jornada laboral y dificultad para contratar, la automatización de procesos creemos que no es una opción es parte de la solución.
RPA alivia la presión sobre el personal existente, evita las horas extra y nuevas contrataciones para labores que pueden ser automatizadas. Las empresas automatizadas retienen talento y captan mejor el talento. Ofrecen puestos de trabajo más atractivos, y los aspirantes valoran positivamente tanto a la empresa como a la demanda de empleo.
En definitiva, RPA será siempre una tecnología que incrementa la eficiencia y la competitividad de las empresas. Pero hoy, en este contexto económico y social, es un componente estratégico central como solución a las crecientes dificultades para contratar, y a la necesidad de incrementar la productividad de las plantillas en un horizonte de reducción de la jornada laboral. Definitivamente, RPA es una tecnología que ha venido para quedarse. Merece la pena invertir en sus beneficios.